AIで文字起こしから議事録を作るときの注意点。録音の前と、議事録にする前の確認

1．文字起こしと議事録は、別の工程として分ける

文字起こしは、話されたことを文字にする工程です。議事録は、その中から決まったこと・提案・担当・期限を選んでまとめる工程です。2つを一度にAIへ頼むと、名前の聞き違いや数字の誤りといった文字起こしの段階の誤りが、そのまま議事録の決定事項に入ります。

そこで、①文字起こしを確かめて直す、②直した文字起こしを元に議事録を作る、の順に分けます。②では、元の文字起こしの行番号を出典として付けさせると、あとで確かめやすくなります。行番号つきで渡す方法は、AI議事録の実演で紹介しています。

2．録音する前に確かめる3つ

1．参加者に録音を伝える

録音すること、何に使うか（議事録の作成）、いつ消すかを、会議の初めに伝えます。社外の人が参加する会議では、特に先に伝えておきます。

2．社外秘・個人情報を含む会議かを確かめる

人事・採用、取引の条件、お客様の個人情報が話される会議は、録音やAIへの入力をするかどうかを先に決めます。

個人情報保護委員会は2023年6月2日の注意喚起で、個人情報取扱事業者が生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう求めています。あわせて、本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われる場合は個人情報保護法に違反する可能性があるとして、提供する事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう呼びかけています。

3．使うAIのサービスの学習設定を確かめる

OpenAI と Anthropic の公式のヘルプ（2026年10月30日に確認）によると、ChatGPT・Claude とも、法人向けのプラン（ChatGPT Business・Enterprise・Edu、Claude for Work など）と API は、既定では入力と出力をモデルの学習に使いません。個人向けのプラン（Free・Plus・Pro、Claude の Free・Pro・Max）は、設定と、回答に送る高評価・低評価のフィードバックによって扱いが変わります。

サービスごとの違いは、生成AIの社内ルールの作り方（使うサービスの学習設定）に表でまとめています。条件やプランの名前は変わることがあるので、使う前に下の出典の公式ページで確かめてください。

3．文字起こしで確かめる4つ

印を残した箇所は、議事録にするときに「未確認」として残し、決定事項には入れません。

4．議事録にする段階では、提案と決定を分ける

直した文字起こしから議事録を作るときは、提案が決定事項として書かれないように指示し、共有の前に元の文字起こしと照らします。指示文（プロンプト）の例と、共有前に見る5項目は、AI議事録で提案と決定事項を分ける方法で紹介しています。

5．文字起こしから議事録までの確認表

6．会議の記録づくりを、手順ごと整えたいとき

会議メモや文字起こしから議事録・資料を作る作業を、確認の手順つきで整えたい場合は、議事録・資料作成の実演と作る仕事の詳細をご覧ください。

自社の会議で何から決めるかを相談したい場合は、30分の無料相談をご利用ください。