会議資料をAIで作る｜元メモを3枚に絞る手順と確認ポイント

1．全部を載せる前に、会議で決めることを置く

元メモを順番どおりに縮めるだけでは、判断事項が末尾に残ります。「経緯をどこまで載せるか」より先に、「この会議で何を決めるか」を資料の冒頭へ置きましょう。

ここでは、卸売業の営業担当と仕入担当が、商品の追加発注を判断する会議を扱います。以下の元メモ、数量、日付、資料名はすべて説明用の架空作例です。公式資料の数値を示すものではありません。

2．仕入判断に必要な前提を、元メモの上に書く

AIへ渡す前に、担当者が次の欄を埋めます。空欄のまま渡す項目には「要確認」と書きます。

商品説明を毎回載せる代わりに、今回の発注判断に使う材料へ紙面を割く方針です。背景の説明は、判断の理由につながるものを残します。

元メモにも、どの資料の情報かを添える

架空の元メモ

会議名：商品Aの補充判断
在庫：12箱。在庫表の「商品A」行から転記。
出荷予定：18箱。出荷予定表の「商品A」行から転記。
在庫と出荷予定は同じ集計時点、同じ箱単位。入荷予定なし。
担当者案：10箱を追加発注したい。数量の根拠は未記入。
仕入先の最小発注数と納期：未回答。
確認担当：仕入担当。回答をそろえる目標：11月5日。
参加者は商品仕様と通常の発注先を把握済み。

実際の資料では、資料名だけでなく集計時点、シート名、行や項目も付けます。在庫と出荷予定で単位や対象期間が違う場合は、その違いを解消してから比較する手順にします。

3．結論・根拠・次の手順へ割り当てる

次は、この架空メモを使った紙面案です。元メモにある担当者の希望と、会議で承認された内容を区別して書きます。

数字を置く紙面には、表の下へ「在庫表／商品A」「出荷予定表／商品A」と記します。実務では元ファイルをたどれる保存場所も付けます。

ここで在庫と出荷予定の差を示しても、それだけで担当者案の発注数量を正当化しないようにします。最小発注数や納期の回答がないまま、「追加すれば間に合う」と書くことも避けます。

根拠が紙面に収まらない場合は、比較に使う行を本編に残し、明細は別紙へ分けます。枚数を守るために、小さな文字で表全体を押し込まない方針です。

4．AIには本文案と照合表を一緒に頼む

次の指示文は、上の架空メモと組み合わせる作例です。利用するAIへの入力が認められた情報だけを貼り付けてください。

会議前に配布する、商品Aの補充判断資料の本文案を作ってください。
会議の目的・判断事項・参加者の前提と、元メモを以下に渡します。

構成：
1枚目＝結論案と、会議で決めてほしいこと。
2枚目＝判断の根拠。数値の横に元資料名と該当箇所を書く。
3枚目＝確認する事項、担当、期限、回答後の判断手順。

守ること：
数字、単位、日付、商品名、担当の表記を変えない。
数量の根拠、納期、発注条件を補わない。
不明な箇所は「要確認」と書く。
担当者案を決定事項に変えない。
元メモにない計算は行わない。
出典がない情報には、出典を作らず「出典要確認」と書く。

本文案の後に、照合用として
「元メモの記述／資料での記述／掲載先／要確認事項」の表を出す。
照合表は会議用の本編とは別にする。

［ここへ会議の前提と元メモを貼る］

スライドへ移す機能の例として、Microsoft公式ヘルプは、PowerPointのCopilotでWord文書をもとにプレゼンテーションの下書きを作る機能を案内しています。

まず本文案を確認し、承認できる文章をスライドへ移す順序にします。使っている契約や設定での利用可否は、管理者に確認してください。

5．配布前は、見た目より先に元メモと照らす

Microsoftの公式FAQも、AIが生成した内容を利用者が確認・編集・検証することの重要性を示しています。

AIが出した照合表を手掛かりに、担当者自身が元ファイルを開きます。本稿では、次の点検表を使う方法を提案します。

確認できなかった項目は、確認先とともに残します。その項目が解消しないと判断できないなら、資料の結論案にも保留の理由を書きます。

6．実データを渡す前に、入力範囲を確かめる

個人情報保護委員会の注意喚起では、事業者が個人情報を含む指示文を入力する際、特定された利用目的の達成に必要な範囲内か確認するよう求めています。

また、本人の同意を得ずに入力した個人データが応答の出力以外の目的で扱われる場合を取り上げ、提供事業者がその個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう示しています。

顧客別の出荷表を扱う際は、今回の判断に不要な担当者名や連絡先を入力用の資料から外す手順にします。社外秘の仕入価格や取引条件は、社内の利用規程と承認済みの入力範囲を確認してください。

引用した注意喚起は2023年6月2日付の資料です。

個別の入力が認められるかという法律上の判断は、公式資料を示して専門家に確認してください。

最初の作業は、今回決めることを元メモの上に書くことです。続いて、数字の出典と未回答事項を付け、入力範囲を確認してからAIへ渡しましょう。

7．会議資料を配る前の確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

8．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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