初めて従業員を雇った会社の労働保険の届出順序と窓口・期限

1．最初に、自社の届出先を確かめる

一元適用事業は、労災保険と雇用保険の保険料の申告・納付等を両保険一本として行う事業です。二元適用事業は、保険料の申告・納付等をそれぞれ別個に行う事業です。

一元適用事業の保険関係成立届は所轄の労働基準監督署へ、二元適用事業の雇用保険に係る保険関係成立届は所轄の公共職業安定所へ提出します。二元適用事業の労災保険に係る保険関係成立届は、所轄の労働基準監督署へ提出する案内です。

ここからは当社の整理です。

名称が同じ書類でも、どの区分の手続きかを確認してから準備することが大切です。適用区分の判定は社会保険労務士など専門家に確認します。担当者の作業は、相談で確認した区分と提出先を記録し、その回答に沿って書類をそろえるところから始めるとよいです。

2．成立届と概算保険料は、期限を分けて管理する

保険関係成立届の期限は、保険関係が成立した日の翌日から起算して10日以内です。概算保険料申告書の期限は、保険関係が成立した日の翌日から起算して50日以内です。

一元適用事業では、保険関係成立届の手続きを行った後、または同時に概算保険料申告書の手続きを行います。

起点となる日、期限、社内で準備を終える予定日、提出予定日を別々に記録すると、未着手の作業を確認しやすくなります。届出担当と支払担当が異なる会社では、書類を提出したという報告に加え、支払の準備状況も共有する運用が考えられます。

「書類を作成済み」「提出済み」「支払確認済み」を別の状態で記録すれば、担当者同士で完了の意味をそろえられます。期限の具体的な日付は社会保険労務士など専門家に確認し、確認した日と回答も残すとよいです。

3．概算保険料は、申告と納付を組にして準備する

概算保険料は、保険関係が成立した日から年度末までに労働者に支払う賃金総額の見込額に、保険料率を乗じて算出する仕組みです。その年度分を概算保険料として、概算保険料申告書で申告・納付します。

概算保険料申告書と納付書の提出先には、所轄の労働基準監督署、都道府県労働局、日本銀行が挙げられ、日本銀行の代理店・歳入代理店も含まれます。二元適用事業の雇用保険に係る概算保険料申告書の提出先は、所轄の都道府県労働局または日本銀行で、代理店・歳入代理店も含まれます。

兵庫労働局の案内では、概算保険料申告書には納付書も付いており、申告書と納付書に納付する全額を添えて提出する流れが示されています。

給与の見込みをまとめる人、算定内容を確認する人、支払を手配する人を決めておくと、申告書だけが完成した状態で作業が止まるのを防ぐ助けになります。計算の前提や金額の判断は社会保険労務士など専門家に確認し、社内では確認を受けた内容と支払の記録を引き継ぎます。

4．準備から提出後まで、担当と記録をそろえる

紙で提出する保険関係成立届と概算保険料申告書の複写様式は、厚生労働省の案内ではダウンロードできず、労働基準監督署で受け取る扱いです。提出の際は、内容を確認できる添付書類も必要と案内されています。

以下は社内の分担を考えるための整理表です。法定の追加書類を定めるものではありません。

問い合わせで案内された書類と、社内で管理するためのメモを分けて保管すると、どれを提出するか整理しやすくなります。控えの保存場所も共有しておけば、担当者の交代時に同じ質問を繰り返す手間を抑えられます。

担当を兼ねる場合でも、作成した内容を見直す場面と、支払の手配を確かめる場面を分けておくとよいです。管理表には、作業を終えた人が確認した内容も短く残します。保存先が分かるだけでなく、どこまで確認を済ませたかを後任へ伝えるためです。

提出後に照会や修正の連絡があった場合は、依頼内容と対応した日を記録します。書類を出した時点で進捗表を閉じず、対応待ちの作業が残っていないか確かめる運用が考えられます。

5．迷う点は、窓口への質問と専門家への確認に分ける

労働保険の手続きは事業内容によって提出先や提出書類が異なる場合があり、労働基準監督署またはハローワークへ問い合わせる案内があります。まだ成立手続きを行っていない事業主には、所在地を管轄する労働基準監督署への相談が案内されています。

窓口には、提出先、用紙の受取方法、用意する添付資料をまとめて尋ねるとよいです。適用の可否、区分、算定の扱いは社会保険労務士など専門家に確認します。相談時には、会社の状況を説明する資料と、どの作業で迷っているかを書いたメモがあると、確認したい点を伝えやすくなります。

各種届出の事務処理には、労働保険事務組合や社会保険労務士を利用することもできると案内されています。雇用保険の適用事業となった場合は、成立届と概算保険料申告のほかに、雇用保険適用事業所設置届と雇用保険被保険者資格取得届を所轄の公共職業安定所へ提出する必要があります。期限は、雇用保険適用事業所設置届が設置の日の翌日から起算して10日以内、雇用保険被保険者資格取得届が資格取得の事実があった日の翌月10日までと案内されています。

相談で確認した範囲と、まだ回答を待っている事項を分け、残る作業の担当も決めておきます。書類名だけを完了の印にせず、何の手続きまで済んだかを言葉で残すと、社内の認識をそろえやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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