入社承諾書には何を書けばよい？内定通知の参照・本人・回答日の欄

1．公的な参考様式で分かる主な欄

岡山労働局の案内は、令和9年3月新規学卒者を対象とした募集・採用について、一般の方を募集対象とした求人とは異なり、一定のルールのもとで行う必要があるとしています。同じページでは、資料「令和8年度 新規学校卒業者求人募集のしおり」を掲げ、その他様式の「入社承諾書等参考様式」として入社承諾書を掲載しています。

このしおりに載っている入社承諾書の参考様式では、日付欄は「令和　 年　 月　 日」と表示されています。宛名は「(事業主)」「殿」という構成です。本人の主な記入欄は、現住所と氏名です。承諾の意思を表す文には、採用が内定したことを受け、卒業の上は就職することを承諾する旨が書かれています。

ここで挙げたのは参考様式の主な欄と承諾の意思を表す部分です。様式全体は出典の文書に掲載されています。以下では、自社で回答書を整える際の項目案として、通知との照合欄や受領後の扱いを整理します。

2．通知の参照欄と本人の回答欄を分ける

ここからは当社の整理です。

書式を作る際は、本人に新たに書いてもらう情報と、会社が通知から転記する情報を分けて考えます。対象の通知を会社側であらかじめ示しておくと、本人は内容を読み、自分の回答を記す箇所に集中しやすくなります。

次の表は会社側の項目案です。通知の参照欄や社内の受領欄は、照合のために加える案として区別しています。

氏名だけで書類を探す運用では、同姓同名の人や、複数の募集への応募を見分けにくくなります。本人と対象の通知を組み合わせて確認できるようにすると、照合の相手が明らかになります。社内の管理用の符号を使う場合も、本人が読む欄には通知の文書名や募集名を併記する案が考えられます。

3．短い回答書の書式例

通知の文書名を「採用内定のご通知」、募集名を「備品管理担当」とした短い書式例です。日付と本人の情報は角括弧で示しています。角括弧の部分と例の文書名・募集名を実際の情報に置き換えます。通知の参照欄は会社が整え、本人の記入部分と区別する想定です。

入社承諾書

［内定通知を発行した会社名・宛名］

対象の内定通知
文書名：採用内定のご通知
発行日：［その通知の発行日］
募集名：備品管理担当

私は、上記の内定通知について、貴社への入社を承諾します。

回答日：［本人が回答を記す日］
本人現住所：［回答する本人の現住所］
本人氏名：［回答する本人の氏名］

この例は、通知と本人の回答を結び付ける欄の配置を示しています。誓約条項、違約金、取消条件の文案は扱いません。個別の労務上の判断は専門家に確認します。

書式を送る前には、本人の目線で読み直します。会社が埋めた通知の参照欄と、本人が記入する回答欄の境目が分かるかが点検の要点です。回答日という見出しにしておくと、単に「日付」と置くより、その欄の意味を伝えやすくなります。

4．受領後は通知の控えと回答を突き合わせる

受け取った書類は、会社が実際に本人へ渡した通知の控えと並べます。氏名、対象の募集、通知の発行日、承諾の意思、本人の回答欄を照合する流れです。回答が届いたという記録と、内容を照合したという記録は分けて残します。

通知を差し替えた経緯がある場合は、送付履歴と回答の参照欄を確かめます。古い通知への回答を、新しい通知への回答と読み替える処理はせず、食い違った箇所を担当者が確認する扱いにします。回答欄の空白も、会社側で推測して埋める対象にはしません。

回答日は本人の書面に残し、会社の受領日は社内の記録へ記します。郵送で届いた日などを本人の回答日の欄へ上書きしない運用にすると、どの時点の情報かを追いやすくなります。照合中の事項は受領記録に残し、本人の文面と混ぜない形に整えます。

5．書式の更新と回答書の保管先をそろえる

白紙の書式と、本人から受け取った回答書は、置き場と扱いを分けて管理する案があります。白紙の書式を直した担当者が、受領済みの回答書まで置き換えてしまわないよう、編集用のファイルと受領した原本の所在を明らかにします。

通知の控え、本人の回答、社内の受領記録を同じ対象としてたどれるようにし、保管を担当する部署や閲覧する担当者も決めておくとよいです。個人の受信箱だけに回答が残る運用では、担当の交代時に照合の続きが分かりにくくなります。

古い書式の見直しでは、宛先や参照する通知の文書名を点検します。白紙の書式を更新した日と、本人の回答日を区別し、今後送る書式がどれかを担当者間でそろえます。社内の確認記録を追加する際も、本人の回答内容が変わらない置き方を選びます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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