不採用通知書には何を書く？選考対象・宛名・返却書類の欄を整える

要点

不採用通知書は、誰の、どの募集についての結果かを明らかにし、確定した不採用の結果と、返却する書類の扱いが読み取れる形に整えます。宛名、選考対象、通知日、差出人、返却書類の欄を分け、発送前に選考記録と同封物を照合する構成が考えられます。

公開：2026年11月5日／情報の確認日：2026年11月5日（出典はこの記事の最後）

この記事は、不採用通知書を作る小さな会社の事務担当者が、宛名・選考対象・返却書類の欄の作り方と、応募書類の返却の扱いを、ハローワークの案内で確かめるためのものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月5日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。制度や規約の内容は出典の公式ページで確かめ、個別の判断は専門家に確認してください。

1．学校経由か本人宛てかを先に分ける

確認日：2026年11月5日。

新潟新卒応援ハローワークの高卒求人案内は、令和9年3月新規高等学校卒業予定者を対象としています。同案内では、採否はできるだけ即決とし、「採否結果通知書」により学校を通じて遅くとも7日以内に本人へ通知するとともに、ハローワークへも専用サイトから通知するよう求めています。

一方、ハローワークインターネットサービスの求人事業主向け案内では、選考結果を本人に直接連絡するとともに、ハローワークにも連絡するよう求めています。

通知書を整える前に、応募を受け付けた経路と、相手に渡すまでの経路を照合します。学校経由の案内にある期限を、そのまま一般採用の書式へ転記する運用にはしません。学校へ送る封筒の宛名と、本人に渡す通知書の宛名も、別々に点検する対象です。

2．選考対象・宛名・返却物を欄に分ける

次の表は、社内で書式を作る際の項目案です。通知を受け取る人が結果を読み取るための欄と、会社側が発送前に照合するための欄を分けています。

項目	何を書くか	書き間違えやすい点
表題	選考結果の通知であること	採用を伝える書式の表題が残っていないか
通知日	通知書を発行する日	ひな形に残った日付を使っていないか
宛名	応募者本人の氏名	封筒の宛先や学校の担当者名と混同していないか
選考対象	応募を受け付けた募集職種など	別の募集についての結果に見えないか
選考結果	今回は採用を見送るという確定した結果	選考が継続中であるような表現が残っていないか
返却書類	実際に返す書類の名称と送付の扱い	同封していない書類を「同封」と書いていないか
差出人	通知する会社名、担当部署、連絡先	古い担当部署や連絡先が残っていないか

選考対象の欄は、募集時の呼び方を基にそろえると、通知文と応募記録を突き合わせやすくなります。社内だけで通じる略称では、応募者がどの選考の結果か読み取りにくいことがあります。

返却書類の欄も「応募書類一式」だけで済ませず、発送担当者が中身を確認できる書き方を考えます。書類名を通知書へ記載する範囲と、社内の発送記録に残す範囲を決めておくと、照合する相手が明らかになります。

3．短い通知文と返却欄の書き方

角括弧の部分を実際の情報に置き換える書式案です。返却欄は、応募書類を通知書と同封して返す場面を想定しています。

［通知日］
［応募者氏名］様

［会社名］
［担当部署・連絡先］

選考結果のご通知

このたびは、弊社の［募集職種］にご応募いただき、ありがとうございました。
選考の結果、今回は採用を見送ることとなりましたので、お知らせいたします。
お預かりした下記の書類を同封して返却いたします。

返却書類：［同封する書類名］

ご応募にお時間をいただきましたことに、お礼申し上げます。

別送の書類を同封と書いたり、返却前なのに返却済みと書いたりしないよう、返却欄の文と発送の予定をそろえます。実際の送付方法が決まる前は、その欄を埋めずに下書きとして扱う方が、未確定の内容を相手へ伝えることを避けやすくなります。

面接を行っていない応募者に、面接への来社を前提としたお礼を書かないことも点検事項です。前の通知文を使うときは、氏名だけの置き換えで済ませず、応募から結果確定までの経緯に合う表現かを読み直します。

4．返却の記載は同封物とそろえる

ハローワークインターネットサービスは、不採用者について、選考終了後速やかに応募書類を返却するよう求めています。また、やむを得ない理由で返却できない場合は、あらかじめ応募者に返却しないことと廃棄方法を説明し、目的外で利用されず、個人情報が漏えいしない確実な方法で廃棄するなど、適切に取り扱うよう求めています。応募書類の取扱いは、求人票の「応募書類の返戻」欄にも記載するよう案内されています。

発送時には、応募時の案内、通知書の返却欄、実際に入れる書類を並べて確認します。通知文に書類名があるだけでは、同封の確認は終わりません。宛名に対応する本人の書類か、別の応募者の書類が混じっていないかも照合します。

返却できない扱いの確認は、通知書に短い断りを加えるだけで済ませず、応募時の説明内容も含めて行います。個別の取扱いに関する労務上の判断は、公式案内を示して専門家に確認します。

5．発送前は確定結果と通知の控えを照合する

完成した文章は、読みやすさだけでなく、確定した選考結果と合っているかを点検します。結果を確定する担当者と発送する担当者の間で、下書きと発送してよい通知を見分けられる状態にしておくとよいです。

確認の順は、選考対象と結果、宛名、返却書類、差出人と連絡先という流れが考えられます。文章だけを続けて読む確認に加え、氏名は応募記録、募集職種は募集時の資料、返却欄は現物と、それぞれの照合先を決めます。

発送後の控えには、送った通知の内容と、送付先、発送した日、同封した書類が分かる情報をひも付けます。下書きだけが残っていると、問い合わせを受けたときに何を送ったか確かめにくくなります。控えを保管する場所と、取り扱う担当者も社内でそろえておくとよいです。

不採用理由の法的な評価や、採用基準の妥当性は、この記事の扱う範囲に含めません。確定していない評価を事務担当者が補って書くことは避け、個別の労務判断は専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	通知する選考結果が確定していることを担当者と照合したか
□	募集職種などの選考対象を応募記録と照合したか
□	通知書の宛名と封筒の送付先を、それぞれの送付経路に合わせて確認したか
□	返却書類の記載と、同封する本人の書類を照合したか
□	応募書類の取扱いが、応募時の案内と食い違っていないかを確認したか
□	通知日、差出人、連絡先に古い情報が残っていないかを確認したか
□	発送した通知の内容と発送記録を、後から照合できる形で残したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月5日）

企業の皆様へ｜新潟新卒応援ハローワーク：高卒求人案内の対象、学校を通じた本人への通知と紹介元への通知の根拠です。
求人申込み、採用・選考に当たっての留意事項～ハローワークからのお願い～：本人への選考結果連絡、応募書類の返却、返却できない場合の取扱いと求人票への記載の根拠です。