従業員の家族を扶養に入れる・外すときの添付書類と確認の順番

1．対象の保険と、追加・削除の提出時期を確かめる

協会けんぽの被扶養者を追加する場合は、従業員が事業主を経由して「被扶養者（異動）届」を日本年金機構へ提出します。協会けんぽ以外の健康保険（健康保険組合など）の被保険者の配偶者を被扶養者にする場合は、日本年金機構へは「国民年金第3号関係者届」のみを提出し、健康保険については被保険者の勤務先へ問い合わせるよう案内されています。

認定の提出時期は事実発生から5日以内、削除はその都度とされています。提出先は事務センターまたは管轄の年金事務所で、電子申請・郵送・窓口持参で提出できます。

様式の案内ページには、被扶養者の追加・削除・変更に使う届書と、それぞれの記入例が掲載されています。公式資料の確認日：2026年11月3日。

この記事で扱うのは健康保険の被扶養者の届出で、税の扶養の手続きではありません。

2．続柄の証明は、発行日と写しの意味に注意する

続柄確認には戸籍謄（抄）本または住民票の写しを用い、発行日は提出日からさかのぼって90日以内のものとします。住民票の写しはコピー不可・個人番号の記載がないもので、従業員が世帯主かつ対象の家族と同一世帯である場合に限られます。

双方の個人番号を届書に記入し、続柄が届書の記載と相違ないことを事業主が確認した旨を記入すると、続柄確認の添付書類を省略できる扱いがあります。

ここからは当社の整理です。

添付を省く際も、何を根拠に確認したかを社内の確認欄に残すとよいです。

窓口で交付される「写し」と、手元の書類を複写したものを取り違えないよう、依頼時には書類の名称と必要な状態を併記するとよいです。受け取り後は名前だけを見て済ませず、誰との関係を確認する書類かまで照合します。

3．収入の資料は、退職・受給・契約の状況で分ける

退職により収入要件を満たす場合は、退職証明書または雇用保険被保険者離職票の写しが案内されています。失業給付の受給中、または受給終了により収入要件を満たす場合は、雇用保険受給資格者証または雇用保険受給資格通知の写しを用います。年金受給中は、現在の受取額が分かる年金額の改定通知書などの写しを用います。自営・不動産収入等がある場合は、直近の確定申告書の写しが案内されています。これらの区分に当たらない場合や、ほかの収入もある場合は、課税（非課税）証明書が案内されています。

所得税法上の控除対象配偶者・扶養親族については事業主の証明による添付省略の扱いがありますが、従業員の税法上の合計所得金額が1,000万円を超える場合の配偶者は収入確認書類が必要です。障害年金・遺族年金・傷病手当金・出産手当金・失業給付等の非課税収入がある場合は、省略の扱いにかかわらず受取金額の分かる通知書等のコピーを別途添付します。

収入要件の年齢の扱いにも違いがあり、扶養認定日が令和7年（2025年）10月1日以降で、対象者が19歳以上23歳未満の場合は、配偶者を除き年間収入要件が150万円未満となります。この年齢要件は、扶養認定日が属する年の12月31日時点の年齢で判定します。古い案内の金額だけで書類を仕分けないようにします。

給与収入のみのときの資料

給与収入のみの場合、扶養認定日が令和8年4月1日以降は、労働契約内容により年間収入の判定ができると案内されています。この扱いでは、労働条件通知書・雇用契約書等と、本人の氏名を記載した「給与収入のみである」旨の申立書を添付します。届書の扶養に関する申立書欄に本人の申立てと氏名を記載した場合は、別紙の申立書は不要です。この扱いを使えるかは、契約内容を示して加入先の保険者や、社会保険労務士など専門家に確認します。

契約内容による扱いでは、契約期間が被扶養者になった日から1年未満の場合や、労働時間が不明確で年間収入を判定できない場合は、この労働契約内容による取り扱いでは認定できないとされています。

4．別居・内縁・さかのぼる申請の追加資料を確認する

別居している場合は送金者名・受取人名・金額が確認できる資料が必要ですが、対象者が16歳未満または16歳以上の学生の場合は不要です。振込では通帳の名義・振込日・金額の分かる写しや振込明細書、送金では現金書留の控えの写しなどが挙げられています。

内縁関係の配偶者では、両人の戸籍謄（抄）本と、従業員の世帯全員の住民票が案内され、住民票はコピー不可・個人番号の記載がないものとされています。同じ書類を集め直さないよう、用途と提出できる状態を照らし合わせます。

被扶養者になった日が受付日より60日以上さかのぼる場合は、扶養の事実を確認できる書類を添付します。ただし、出生・婚姻・養子縁組（子が20歳以下の場合のみ）を契機とし、双方に日本の戸籍があり、双方の個人番号を記載した場合は、この追加資料は不要です。

5．扶養から外すときは、交付済みの書類を点検する

削除時には、現在交付されている資格確認書、高齢受給者証、特定疾病療養受療証、限度額適用認定証、限度額適用・標準負担額減額認定証の添付が必要です。交付されている資格確認書を添付できない場合は、「健康保険 資格確認書回収不能届」が必要になります。

回収の連絡では、持っているもの、返却済みのもの、所在を確認中のものを分けて聞くと、担当者間で状況を共有しやすくなります。削除日や理由を担当者の推測で埋めず、本人から聞いた経緯と照合します。

6．集める担当と、判断を確認する先を分ける

必要書類の案内と、認定の可否の判断を分けて管理します。本人から聞いた話、受け取った資料、問い合わせへの回答を混ぜずに残すと、何が未処理かを把握しやすくなります。

認定の可否は加入先の保険者に確認し、収入の扱い、認定日、削除日など判断が要る点は公式資料と事情をそろえて社会保険労務士など専門家に確認します。

問い合わせは「この書類でよいか」だけで終えず、追加で用意する資料、確認待ちの項目、回答を受けた日を記録します。提出の記録と完了の確認も分け、追加照会が来たときに経緯をたどれる状態にします。

7．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

8．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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