賞与の支払予定月に支給しなかったときの届出と事務の進め方

1．全員不支給か、一部の人だけかを先に分ける

日本年金機構の様式案内は、登録されている賞与支払予定月に支給しなかった場合の提出書類として、「賞与不支給報告書」を挙げています。報告書の記入方法にも、すべての被保険者に賞与を支給しなかった場合に提出する書類であることが明記されています。

一方、賞与を支給したときは、「被保険者賞与支払届」で支給額等を届け出ます。支給した人の届書では、賞与支払年月日の記入がないと再提出が必要になります。

ここからは当社の整理です。

担当者は、支給の有無が分かる社内資料を照合し、全体の状況を確認者へ伝えます。「支給なし」という短い連絡だけで書類を選ばず、誰についての連絡なのかが分かる形にするとよいです。

2．不支給となった年月と今後の予定を分けて記入する

公式の記入例では、届書提出日、事業所整理記号・事業所番号、事業所情報を記入するよう示されています。「①賞与支払年月」には、予定していた賞与を支払わなかった年月を記入します。

今後の支払予定月が登録内容と異なる場合や、支払予定がなくなった場合は、「③賞与支払予定月の変更」に記入します。支払予定がなくなった場合は、記入例に従い、変更後の予定月にすべて「00」を記入する扱いです。

今回支払わなかった月と、これからの支払予定を、同じ意味で書き写さないことが記入時の確認点です。将来の予定については社内で決まっている内容を確認者とそろえ、その内容を基に記入箇所を見直します。

3．提出先と方法を選び、手続き時期を確認する

新規適用届に賞与支払予定月を記入している場合は、支払予定月の前月に、日本年金機構から「賞与支払届」と「賞与不支給報告書」が送付されると案内されています。

詳細説明に示された提出先は、事務センターまたは管轄の年金事務所です。提出方法は、電子申請、電子媒体（CDまたはDVD）、郵送、窓口持参と示されています。この詳細説明は、賞与支払届と賞与不支給報告書をまとめた資料です。

賞与を実際に支給した場合の「被保険者賞与支払届」は、支給日より5日以内に提出する案内です。不支給については、登録された支払予定月の翌月までに届出がない事業主へ、翌々月に催告状を送付するとの記載があります。

当社の事務の進め方としては、対象の月と支給状況を整理してから、窓口に提出時期を確認し、社内の作成日・確認日・提出日を決めます。作成を始める前に、送付先の住所、担当者、提出後に記録する場所まで決めておくと、確認者との引継ぎがしやすくなります。

4．担当者から確認者へ渡す資料をそろえる

担当者が資料を集め、確認者が支給状況と記入内容を照合し、提出担当が控えを保管する流れにします。兼務でも、何を確認してから次へ進めるかを分けておくとよいです。

表は社内での役割分担の案です。引継ぎでは、口頭で確認した内容も、誰が何を確認したか分かる短い記録にまとめます。書類の控えと社内資料をたどれる場所に置き、後日届いた連絡の担当者も決めておきます。

5．判断が必要な点は質問をまとめて確認する

社内資料から事実を確認する作業と、取扱いについて照会する作業を分けます。問い合わせる内容は、対象の月、支給の有無、登録内容、今後の予定、確認したい点を短くまとめます。質問と回答を対応させて残すと、別の担当者も経緯を追いやすくなります。

健康保険組合に加入している場合の届出の詳細は、加入する健康保険組合に確認するよう案内されています。

不支給としてよいか、社内の取り決めとどう整合させるかなど、判断が必要な点は、出典の公式資料と会社の資料をそろえて社会保険労務士など専門家に確認します。質問を担当者だけで結論づけず、確認済みの事実と判断を求める点が分かる形で渡すとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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