雇用保険用マイナンバーの本人確認で従業員に用意してもらう書類

1．番号を確かめる書類と、持ち主を確かめる書類

ここでは、従業員本人から書類で受け取る準備を扱います。

厚生労働省の雇用保険関係ページには、雇用保険業務等におけるマイナンバー制度への対応に係るＱ＆Ａが2026年7月9日更新として掲載されています。この記事では、本人確認の書類はデジタル庁のよくある質問（2026年6月17日更新）で、届出の扱いはこのＱ＆Ａで確かめます。

対面での本人確認は、原則として書類の提示を受ける方法です。依頼する時点で、持参して見せてもらうのか、写しを受け取るのかを区別しておくと、従業員も準備しやすくなります。

通知カードは、記載された氏名・住所等が住民票の記載と一致しているときに、番号を証明する書類として使えます。通知カードで番号と身元を同時に確かめるには、別に運転免許証や旅券等が必要です。

一方、個人番号通知書は、番号を証明する書類にも身分証明書にも使えません。名称が似ているため、手元の書類の正式な名前を聞き取ってから案内を組み立てます。

2．採用時の確認で省けるものを分ける

デジタル庁のよくある質問（Q4-3-1）では、番号確認と身元確認が原則として必要とされたうえで、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認を不要とすることも認められるとされています。省けるとされているのは身元確認で、番号確認は残ります。雇用保険の届出でこの扱いをとれるかは、提出先のハローワークに確認します。

デジタル庁のFAQは、採用時の確認が履歴書だけでは十分でなく、運転免許証、写真付き学生証等の本人確認書類による確認を行っている必要があるとしています。以前から知っている人だという記憶だけで処理を進めず、採用時に確認した書類と今回の受け取り方を担当者間で照合します。省略できるか迷う点は、提出先のハローワークに確認します。

3．写真付きの書類がないときと、郵送で受け取るとき

デジタル庁の「本人確認の措置」は令和7年7月4日以後の整理です。同資料では、通常の身元確認方法が困難と認められる場合等の方法として、公的医療保険の資格確認書や児童扶養手当証書等の書類を2つ以上用いる扱いが示されています。具体的に用意できる書類を挙げ、提出先に組み合わせを照会するとよいです。古い一覧をそのまま配る前に、現在の書類名を照合する工程を設けます。

郵送で番号を取得して本人確認を行う場合には、本人確認書類の写しを郵送で送ってもらう必要があります。マイナンバーカードのコピーを受け取る際は、裏面の番号が表示されている必要があります。従業員への案内には、必要な面、社内の宛先、受け取る担当をまとめます。

4．依頼から受付までの担当を決める

ここからは当社の整理です。

受付が始まってから不足書類を探す流れを避けるため、依頼前に受け取り方を決めます。表は、準備から確認後の引き継ぎまでを整理した例です。

依頼文には「必要書類一式」とだけ書かず、相手の持っている書類に応じて具体的な名前を入れます。案内を送る人と受付をする人が別でも、同じ書類の組み合わせを見ている状態を作ることが大切です。

受付の控えは、確認した日、担当者、書類の種類、未処理の事項をたどれる形にします。この進捗用の控えには番号そのものを転記しない運用にすると、確認状況の共有に必要な情報を絞れます。追加の案内をした経緯も、引き継ぐ相手に伝わる短い文で残すとよいです。

5．書類がそろわないときも、届出の予定を確認する

厚生労働省のQ&Aでは、従業員に番号の提供を拒否された場合も、ハローワークが一定の確認等を行った上で受理するとされています。同Q&Aは、その場合も法令上の届出期限内に届け出ることを求め、雇用保険被保険者資格取得届は雇用した日の属する月の翌月10日までと示しています。

書類の準備が遅れていることと、提供を拒否されていることは分けて状況を整理します。回収が済むまで届出の準備を止めず、提出先へ確認する事項を早めにまとめます。

番号の提供を受けられなかった場合は、求めた記録等を保存するなどして、単なる義務違反でないことを明確にしておくよう案内されています。依頼した経緯、本人からの回答、そろっていない書類を手元にまとめると、問い合わせの際に状況を伝えやすくなります。

提供を求めても受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従うという案内です。担当者だけで提出方法や省略の可否を決めず、提出先のハローワークの指示を確かめます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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