育休を取得・延長した従業員の社会保険料免除はどう届け出るか

1．社内の休業受付と、免除の申出をつなげる

日本年金機構の案内では、この申し出により、健康保険・厚生年金保険の保険料は、被保険者と事業主の両方の負担が免除されます。ただし、日本年金機構の様式案内は、育児・介護休業法に基づく育児休業等を取得できない方（「労働者」にあたらない事業主や役員、同居の親族のみを使用する事業に雇用される方など）は、保険料の免除の申し出ができないとしています。同じ様式案内には、育児休業等を新たに取得する場合と、期間を延長する場合の記入例が別々に掲載されています。

ここでは、すでに決まった休業期間を届け出る事務に絞ります。適用の可否や対象月の判断は専門家に確認し、その回答と書類の記入内容を分けて残すとよいです。

ここからは当社の整理です。

社内で休業期間が決まったら、誰が書類を作り、誰が内容を確かめ、誰が提出するかを決めておくと、担当者間で引き継ぎやすくなります。休業を受け付けた記録だけで処理を終えず、提出した内容まで追えるようにするのが事務の出発点です。

2．開始日と提出期限を、同じ予定表で管理する

日本年金機構の案内では、提出時期は、育児休業等を取得・延長したとき（被保険者の育児休業等期間中、または育児休業等終了後の終了日から起算して1カ月以内の期間中）とされています。提出先は事務センターまたは管轄の年金事務所、提出方法は電子申請、郵送、窓口持参（年金事務所のみ）です。同機構の不備事例のページには、育児休業開始日前（育児休業予定日）に提出があった場合は申出書を返却すると記載され、提出する場合は育児休業等開始年月日以降に提出するよう求められています。

準備の着手日、実際に提出する日、提出できたことを確認する日を、社内の予定に分けて置く方法が考えられます。書類を早く用意することと、提出することを同じ扱いにしないためです。延長の連絡を受けたときも、前回の処理が済んでいることだけを見て、今回の予定を閉じないようにします。

担当者が普段使う方法を決めるだけでなく、不在時に引き継ぐ相手と、提出したことを確かめる資料の置き場まで共有しておくとよいです。

3．延長時は、前回の日付と変更後の日付を分ける

新規申出用の記入例には、新規申出の場合は共通記載欄に必要項目を記入するよう書かれています。新規の記入例では、被保険者が養育のために休業する期間を記入するよう示されています。

事業所整理記号と被保険者整理番号は、新規の記入例で記載が求められている項目です。同じ記入例は、番号欄については、マイナンバーカードや基礎年金番号通知書等を確認して記入するよう案内しています。

番号を扱う資料は社内で定めた保管先にまとめ、進行管理の表には資料の保管場所を残す方法が考えられます。提出用の情報と、担当者間で進み具合を共有する情報を分けておくとよいです。

延長の書類を作る際は、手元の予定表だけでなく、前回提出した控えも並べます。社内の予定が更新されていても、前回どの内容を届け出たかを、変更後の予定から読み戻さずに確認できるためです。

延長の記入例では、開始年月日には新規申出時の育児休業等開始年月日を記入します。終了予定年月日には、新規申出時、または前回の延長申出時の育児休業終了予定年月日を記入します。日本年金機構の不備事例のページでは、変更後の終了年月日は「育児休業等終了（予定）年月日（変更後）」欄に記入するとされています。

変更した箇所だけを確認するのではなく、前回の提出内容と今回の決定内容が、それぞれ対応する欄へ入っているかを照合するとよいです。控えのファイル名にも変更前後が分かる言葉を入れ、更新前の資料を上書きしない運用にします。

同ページでは、同じ子について、育児休業等を終了した後に再び休業を開始したときは、そのつど、申出書を提出する必要があるとされています。終了予定日に引き続き、別の取得区分の育児休業等を取得する場合は、延長の申出書として提出する案内です。

4．受け付けから提出後まで、担当と記録を対応させる

次の表は、当社の整理として、担当者が交代しても、どこまで進んだかをたどれるようにする社内手順の案です。小さな会社で同じ人が複数の役割を担う場合も、作業したことと確認したことを分けて記録する方法が考えられます。

受付後に直しが生じた場合は、古い控えと修正版を同じ名前で保存せず、どちらを提出したか分かる状態にします。連絡を受けた担当者だけが経緯を知っている状態を避け、問い合わせ内容と回答を一緒に残すと、その後の確認に使えます。

5．提出の遅れと、予定より早い終了は別に確認する

日本年金機構の資料では、通常の添付書類は不要とされています。ただし、同機構の不備事例のページには、育児休業等開始年月日から終了後1月以内の間に提出できなかった場合は、理由書と、休業の事実を確認できる書類（例：出勤簿、賃金台帳等）の添付が必要と記載されています。

遅れに気づいたときは、社内の経緯を先に整理し、何が足りないかを確認してから書類をまとめます。記憶で休業日を埋めたり、説明しやすい日付に直したりせず、元の記録と一致する情報を使う扱いにします。

日本年金機構の別のページでは、予定より早い育児休業等の終了について、「育児休業等取得者終了届」を提出する手続きが案内されています。

迷うときは、前回の控え、決定した期間、変更の経緯、分からない欄をそろえて、公式の提出先と専門家に確認します。個別の提出要否や休業区分は、その確認を受けてから扱いを決めます。回答を得た日と確認相手も記録に残すと、後から同じ点を調べ直す際の手がかりになります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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