問い合わせ回答の確認表のひな形。AIで下書きしたメールを、送る前に確かめる10項目
要点
問い合わせ回答の確認表は、AIが下書きした返信を送る前に、人が10項目を○×で確かめる表です。宛名と差出人、すべての質問への答え、価格と日付の照合、事実の出所、約束の文、個人情報、口調、リンクと電話番号、声に出した読み直しを見ます。×が1つでもあるメールは、直してから送ります。
AIが下書きした返信は、文面が整っていても、事実や約束が間違っていることがあります。送る前に、同じ10項目を毎回確かめるための表です。
表の例は説明のための架空のものです。法律・契約に関わる問い合わせは、この表ではなく、担当者や専門家が対応します。
1．このひな形で確かめること
AIで問い合わせメールの一次回答を下書きするときの、送る前の確認表です。確認の結果を、○×とメモで残せます。やり方の全体は、仕事ページの「問い合わせメールの一次回答の下書き」にまとめています。
2．ひな形と記入例
確認項目と見方は記入済みです。「結果（○×）」と「メモ」は、メールごとに書き込みます。
| 確認項目 | 見方 | 結果（○×） | メモ |
|---|---|---|---|
| 1．宛名・社名・差出人 | お客様の名前・会社名・自社の署名に誤りがない。別のお客様の名前が残っていない | ||
| 2．すべての質問への答え | お客様のすべての質問に答えている。資料で答えられない質問は「人が確認」に分けてある | ||
| 3．価格・金額 | 返信の金額を、価格表の該当の行と、1つずつ照合した | ||
| 4．日付・営業時間・納期 | 資料の日付と合っている。「明日」「今週中」は人が決めた | ||
| 5．事実の出所 | 出所の欄が空の文がない。空の文は削るか、人が確かめた | ||
| 6．約束の文 | 値引き・返金・特別対応・保証の約束を、AIが書いていない | ||
| 7．個人情報 | 他のお客様の情報や、社内の情報が混ざっていない | ||
| 8．口調 | 自社の文体に合っている。謝罪や断りの書き方が、状況に合っている | ||
| 9．リンク・添付・電話番号 | 案内したリンク・添付・電話番号が正しい | ||
| 10．読み直し | 人が声に出して読み、誤字・敬語・重複した文がない |
3．使い方
- 返信の下書きと資料をそろえる：AIが下書きした返信と、回答の根拠にした資料（価格表・FAQ・営業時間）を、横に並べて開きます。
- 上から順に確かめる：1から10まで、順に確かめ、「結果」に○か×を書きます。×の項目は、メモに直す内容を書きます。
- ×を直して、もう一度見る：×の項目を直したら、その項目と、関係する項目（金額を直したら価格と約束の文）を、もう一度確かめます。
- すべて○にして送る：10項目がすべて○になったら、人が送ります。送った文面と確認表を、記録として残します。
4．ダウンロード
問い合わせ回答の確認表のひな形（CSV・Excelで開けます）を保存できます。表の見出しと、架空の記入例と、空の行が入っています。社内で、そのまま使えます。
5．記入するときの注意
- 「5．事実の出所」は、AIに「出所の欄」を書かせてあるときに使います（指示文の作例は、仕事ページにあります）。
- クレーム・法律や契約に関わる問い合わせは、この表を使わず、担当者や専門家が対応します。
- 会社の事情に合わせて、項目を足しても構いません（例：返品の条件、キャンペーンの期限）。
- 確認表は、社内で自由にお使いください。
6．当社に相談するとき
この表を自社の仕事に合わせて作り変えたいときや、結果の確かめ方を一緒に決めたいときは、滋賀の中小企業向けAI相談（30分の無料相談）をご利用ください。料金は料金のページに載せています。
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