会社アカウントの再設定用電話番号が古いときの更新先と確認点

1．管理者は対象者の［復元情報］を開く

ここで扱うのは、今後の本人確認に備えて連絡先を更新する作業です。ログインできない状態から戻すための詳しい手順や、別の認証手段の保管方法は扱いません。

管理コンソールでの操作には適切なユーザー管理権限が必要で、権限が不足すると必要な設定が一部表示されない場合があります。

一覧から対象者を選ぶ

管理者向けヘルプの手順では、Google 管理コンソールで、メニューの［ディレクトリ］→［ユーザー］に移動します。［ユーザー］リストで該当者を探し、名前をクリックしてその利用者のアカウントページを開きます。続いて、ページ上部の［セキュリティ］を選びます。

連絡先を更新して保存する

［復元情報］を開き、再設定用の電話番号を追加または編集します。入力後は［保存］を選びます。

変更前に、対象者の氏名と会社で使うアドレスを本人と照合するとよいです。似た名前の人を選んでいないかを確かめてから入力に進めます。

2．登録先は本人が受信できる番号を選ぶ

「管理者とユーザーの再設定用の情報を追加する」のヘルプの「始める前に」では、テキスト メッセージを受信できる、ユーザーまたは管理者が所有する携帯電話番号を使用するとされています。再設定用の電話番号は利用者ごとに別のものを使い、複数の利用者が同じ番号を使うと、セキュリティ上の理由でその番号が自動的にブロックされます。

会社の代表連絡先をまとめて登録する前に、利用者ごとの受信先を確認することが大切です。手元に端末があることだけでなく、現在もその宛先を使えるかを本人に確かめます。

［復元情報］では、組織外の再設定用メールアドレスも追加または編集できます。再設定用のメールアドレスは、予備のメールアドレスとは異なります。

3．本人が変更するときは会社側の許可も確認する

組織の特権管理者は、ユーザー、ゲスト、管理者にパスワード再設定用の情報の追加を許可できます。情報の追加を許可する際は、［復元情報］の目的のチェックボックスをオンにします。

Google アカウントのヘルプにある本人の変更手順では、［セキュリティとログイン］を開きます。［Google にログインする方法］から［再設定用の電話番号］を選び、画面上の手順に沿って変更します。

自分で直す担当なのか、会社の管理者に更新を依頼する担当なのかを先に分けると、同じ内容を別々に変更する行き違いを避けやすくなります。本人の画面に編集先が見つからないときは、会社の管理者に相談する流れを決めておくとよいです。

4．更新できないときは表示と権限を切り分ける

Google アカウントのヘルプでは、ログイン方法に通常と異なる点があると、再設定用情報を変更できない可能性があるとされています。その場合の対処として、普段ログインに使う端末や場所からのログインが案内されています。

どの画面で止まったか、編集欄がないのか、保存時に止まるのかを分けて管理者へ伝えるとよいです。表示されている案内の文言も添えれば、再確認する場所を共有できます。

同じヘルプでは、職場、学校、その他のグループのアカウントをご利用の場合は、この手順でアカウントを復元できないことがあるとして、管理者への問い合わせが案内されています。

連絡先を更新したい場面と、すでにログインできない場面を分けて伝えることも大切です。まず現在の状況をそろえてから、管理者と対応を相談します。

5．切替前後は確認結果を短く残す

ここからは当社の整理です。連絡先の切替は、変更を依頼した時点と、保存内容を見直した時点を分けて記録すると引き継ぎやすくなります。事務側には作業の状態を残し、本人と確認した内容を後から追える形にします。

作業後は同じ対象者の設定を開き直して、入力内容を照合するとよいです。保存済みかどうかと、本人が受信を確認できたかどうかは、別の状態として扱います。受信を確かめていなければ、その欄は確認待ちと記録します。

引き継ぎでは、担当者が処理済みと書いた理由も短く残すと役立ちます。依頼しただけなのか、画面を見直したのかが分かれば、次の担当者が確認する箇所を選びやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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