認証用スマホが使えない日に備える予備コードの保管と更新の手順

1．スマホが使えるうちに取得と印刷を済ませる

機能・画面の確認日：2026-11-03

Google のバックアップ コードを使うには、2 段階認証プロセスが有効であることが前提です。

パソコンでは、Google アカウントの［セキュリティとログイン］から［Google にログインする方法］の［2 段階認証プロセス］へ進み、［バックアップ コード］の［続行］を開きます。 取得は［バックアップ コードの取得］、手元への保存は［コードをダウンロード］、紙への出力は［印刷］から行えます。

操作の前には、いま開いているアカウントが仕事で使う対象かを見直します。取得できたことと、あとで取り出せることを分けて確かめるのが、保管を整える出発点です。

2．印刷した紙は本人が管理する重要書類として扱う

公式ヘルプでは、バックアップ コードのコピーを印刷し、重要な書類と同じような安全な場所に保管する方法が案内されています。 また、バックアップ コードは他の人と共有しないよう案内されています。

ここからの保管場所の決め方は、当社の整理です。保管先を選ぶ観点は「本人が取り出せる」「ほかの人に中身が見えない」「使えなくなったスマホを頼らずにたどり着ける」です。本人が管理する施錠可能な保管場所などを候補にし、職場の情報管理ルールと合わせます。

紙を端末のケースに挟む運用よりも、端末を持っていない場面を想像して保管先を検討するとよいです。置き場所を決めた後は、保管先までの道順と、取り出すのに必要な鍵などを本人が把握しておきます。自宅と職場のどちらから必要になるかも、検討する材料になります。

保存ファイルで管理する案も、開くために使う端末や認証手段まで含めて考えます。ログインできずに困っているアカウントの中だけを保存先にする案は、取り出し方を見直す対象です。保存先を増やして安心するより、本人が管理できる範囲を決め、不要な写しを残さない運用を整えます。

3．共有台帳には保管確認だけを残す

引き継ぎで共有するのは、担当者が自分の予備手段を管理しているかという状況です。コードの数字や、コードが写った画像を集める台帳にはしません。細かな保管位置や開錠方法も、共有欄から外す運用にします。

「保管済み」とだけ記入して終えると、取り出せるかという確認が抜けやすくなります。共有台帳では確認の状況を残し、具体的な秘密情報は本人の手元で扱う形にすると、引き継ぎで伝える範囲も整理しやすくなります。

担当交代の際は、前任者の保管物を引き渡す運用よりも、担当者ごとの管理と、業務上の権限の引き継ぎを別々に検討するとよいです。共有台帳の目的を、代わりにログインするための情報集めに広げないことが大切です。

4．使った印と、更新後の差し替えを管理する

バックアップ コードでログインすると、使用したコードは無効になります。 新しいコードを作成すると、古いセットは自動的に無効になります。 紛失したバックアップ コードは、取り消して新しいコードを取得できます。

保管物の管理については、使ったものに本人が印を付け、残りと混ぜない運用を考えます。更新した際は、新しい保管物を用意する作業と、古い保管物を見直す作業を続けて行うとよいです。紙だけを差し替えて保存ファイルが古いまま残ることも、点検の対象にします。

共有台帳は、本人による差し替え確認まで済んでから更新します。コード自体を台帳に転記しなくても、「本人が現行の保管物を確認した」という状態は残せます。更新したことを知らせるために、紙の写真を共有する運用は避ける方針にします。

5．取得できない場合は会社の認証方針を確かめる

高度な保護機能プログラムに登録している場合、バックアップ コードはダウンロードできません。 Google Workspace の管理者向け資料では、セキュリティ キーによる 2 段階認証が必要なユーザーは、自分でバックアップ確認コードを生成できず、管理者による生成と提供が必要とされています。

表示が想定と違うときは、先に社内の管理担当者に相談します。本人が行う保管と、会社が決める認証方針の確認先を分けておくとよいです。予備手段の用意を進めるために、会社の設定を独断で変更する手順にはしません。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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