Googleカレンダーで社外の人を会議に招待する手順と確認点

1．予定を開き、宛先を入れて招待を送る

操作の説明は、Google カレンダー ヘルプのパソコン版の手順を対象にしています。

会議の予定を用意する

新しく予定を作る場合は、カレンダー上の空いている時間をクリックして入力を始めます。予定のタイトルや詳細情報を入力します。開催日と開始・終了の時刻は、相手と合意した内容に照らしておきます。予定がすでにある場合は、同じ会議を重ねて作る前に、対象の日と会議名を確認するとよいです。

連絡先の候補に出なくても、アドレスを確認する

招待する予定の編集画面を開き、右側の［ゲスト］で相手を選び、連絡先リストにない相手はメールアドレスを入力します。表示された名前だけで判断せず、案内先として相手が指定したアドレスと照合します。別の窓口のアドレスを使う場合は、実際に会議へ参加する人への案内方法も担当者とそろえます。

編集を終えたら［保存］をクリックします。招待のメール通知は送らない選択もできるため、相手へ知らせる作業では、招待メールを送る選択まで確認します。自分の予定が表示された段階で作業を終えず、相手に知らせるところまでを担当範囲に含めます。

2．参加者を増やせる権限も確認する

相手が別の人を招待できないようにするには、編集画面の［ゲストの権限］で［他のユーザーを招待する］をオフにします。参加者の追加を主催側で確認してから行いたい場合は、この設定を照合するとよいです。

ゲストに予定の編集を許可すると、会議室の追加や日時の変更、添付ファイルの追加なども可能になります。相手に会議の案内を送る目的と、内容を変更してもらう目的は分けて考えます。招待前に、参加者や開催日時を調整する担当者を決めておくと、変更依頼の確認先も整理できます。

3．返答は通知だけでなく予定でも確かめる

招待メールを受け取った相手は、メール内の［はい］［いいえ］［未定］から参加の可否を返答できます。案内を送ったことと、参加の返答を得たことは別々に確認します。

招待状に返信すると、主催者に通知が届きます。主催者はカレンダー上の予定をクリックすると、参加予定の人や出欠状況を確認できます。返答待ちの相手がいるときは、確認する担当者と次に連絡するタイミングを手元に残しておきます。

返信メールを止めている場合の注意

予定ごとの返信メールは、編集画面の［ゲストが返答したときにメールを受け取る］でオン・オフを切り替えられます。予定ごとの返信メールをオフにすると、Google カレンダーを使うゲストの回答はゲストリストで確認できますが、他のカレンダーを使うゲストの出欠状況は確認できません。回答が見当たらないときは、まだ返答がないのか、受け取り方の設定に問題がないかを分けて調べます。

4．届かない場合はメールと予定表示を切り分ける

招待メールが見つからない

最初に、こちらが追加した宛先と、相手が確認している受信先を照合します。公式ヘルプでは、招待状を受け取っていないゲストには、受信トレイを確認してメールに対する出欠確認を送信すること、迷惑メールフォルダを確認すること、新しい予定に関するメール通知をオフにしていないことを確認すること、Google カレンダーを使用している場合はパソコンで通知メールを確認することを依頼できると案内されています。予定からゲストを削除して、もう一度追加することもできます。受信先と設定を確かめてから、次の対応を決めるとよいです。

メールは届いたが、予定表に見当たらない

公式ヘルプでは、同じ組織に所属していない場合や、過去に招待した側とやり取りしたことがない場合は、予定がカレンダーに追加される前に、ゲストが招待メールで出欠確認を行う必要がある可能性があると案内されています。相手の設定が［知っているユーザーから届いた場合のみ追加］なら、連絡先に登録されているユーザー、同じ組織内のユーザー、以前にやりとりしたことがあるユーザーから招待された予定のみカレンダーに追加され、追加されない場合は招待メールが届きます。相手の設定が［招待メールから出欠確認に返答したときに追加］なら、メールで返答済みの予定だけがカレンダーに追加されます。メールの到着と予定表への表示を同じ状態として扱わず、相手にはどちらが確認できているかを聞くと、原因を絞りやすくなります。

仕事用・学校用アカウントでは、管理者が招待状の設定を管理しており、選択できない項目がある場合は組織で制限されています。制限に関わる場合は、どの受信先で何が見えないのかを整理し、相手側の管理担当者に確認する流れです。

5．引き継ぐメモには、確認した状態を残す

ここからは当社の整理です。

引き継ぎでは、「案内済み」という記録だけでは、相手の返答まで確認したか分かりません。送信の確認と参加の返答を別の項目にすると、後任が次の連絡を判断しやすくなります。

「未回答」を「欠席」と置き換えず、確認できた状態をそのまま残します。日程を変更する連絡があった場合も、依頼された内容と、相手への連絡をどこまで終えたかを分けて記録するとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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