職業家庭両立推進者が決まったら、労働局への届出をどう準備する？

1．選任の努力義務と、届出への協力依頼を分ける

育児・介護休業法に基づき、事業主は職業家庭両立推進者を選任するよう努めなければなりません。厚生労働省は、企業全体の人事労務管理について責任を有する方の選任をお願いしています。

事務を引き継ぐ際は、「担当者を選ぶこと」と「決まった内容を窓口へ知らせること」を分けて扱います。社内の依頼文も、担当者の決定が済んでいるのか、まだ責任者の確認を待っているのかが分かる書き方にするとよいです。ここでは、選任済みの内容を書面に移す段階を扱います。

2．共通様式では、該当する担当者欄を見つける

届出様式は、男女雇用機会均等推進者、職業家庭両立推進者、短時間・有期雇用管理者の選任・変更届で共通です。職業家庭両立推進者の欄には、選任と変更を区別するチェック欄があります。様式には、企業単位で1企業につき1人を選任するよう求める注意書きもあります。

会社の欄には、事業所名・所在地のほか、代表者職氏名、主な事業内容、総労働者数の欄があります。担当者欄には所属部課と役職名があります。電話と氏名の欄もあります。

記入を始める前に、用紙全体を見て、会社情報を確認する人と担当者情報を確認する人を決めておきます。ほかの役割の欄も並んでいるため、別の欄に書き込んでいないか、記入後も欄名から見直すとよいです。兼務する役割がある場合も、記入する範囲は提出先の案内と照らし合わせます。

3．社内の決定記録を、記入と送付へつなぐ

ここからは当社の整理です。

準備の起点は、誰を担当者とすることが決まったかを、決定した側から受け取ることです。名前だけを口頭で聞いて用紙を埋めるより、所属と役職、社内で決めた日、確認した相手をまとめておくと、転記時に質問を戻す先が分かります。社内の選任日と、書面を作成・提出する日は区別して記録します。

準備の受け渡しを表にすると、次のようになります。

社内の決定記録は、届出用紙の空欄を補うための資料です。そのまま添付する書類と考えず、提出するものと社内で保管するものを分けます。添付する資料について質問があるときは、資料の名称と内容を窓口に伝えて、扱いを確認する進め方です。

所属や役職が手元の名簿と異なる場合は、どちらを記載するかを本人や責任者に確かめます。決定前の案に合わせて現在の情報を書き換えたり、連絡先を推測で埋めたりせず、確認後の内容を記入に使います。修正した場合は、記入済みの控えにも反映したかを見るとよいです。

提出後の控えは、窓口への照会記録と一緒に保管します。引き継ぎ時には、担当者が決まった段階、書面を準備した段階、送付を終えた段階を区別できるようにします。送付予定のメモだけで、提出済みと扱わないためです。

4．受付方法と提出時期は、窓口への照会事項にする

厚生労働省の所在地一覧では、電話番号を都道府県別のページで案内しています。提出先を探すときは、会社の名称と所在地を手元に置き、担当部署を確かめます。複数の拠点がある場合も、どの会社・拠点についての届出かを説明できるようにしておくとよいです。

東京労働局の案内では、届出を入力フォームまたは選任・変更届の郵送で受け付けています。また、東京労働局は、人事異動等で推進者等を変更した場合にも、改めて入力フォームまたは選任・変更届を提出するよう依頼しています。この受付方法は同局の案内として扱い、自社の提出先で利用できる方法を確認します。

窓口に聞く内容は、提出先の部署、使用する用紙、提出時期、受付方法、添付するものの扱いに分けると整理しやすくなります。回答を受けたら、照会した日、相手の部署、回答の内容を控え、送付を担当する人へ渡します。回答待ちの項目には確認する相手を添えておくと、準備を引き継ぐ際にも迷いにくくなります。

書式や受付については窓口に照会し、選任の適否や個別の労務判断は、公式資料を示して専門家に確認します。届出の準備に際して新たな疑問が出た場合も、記入担当者だけで判断を補わず、責任者へ戻す内容を整理するとよいです。

5．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

6．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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