Wordで図を追加しても図表番号を振り直せるようにするには？

要点

図表番号を付け、追加・削除・移動の後に番号をまとめて更新することで、図が増えても順序に沿った番号へ振り直せます。担当者が変わっても同じ確認ができるよう、変更した図とその前後を見てから配布する流れにそろえるとよいです。

公開：2026年11月5日／情報の確認日：2026年11月5日（出典はこの記事の最後）

この記事は、Wordの文書で図を追加・削除・移動したあとも図表番号をそろえたい小さな会社の事務担当者が、図表番号の付け方と更新の操作、配布前の照合と引き継ぎを確かめる流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月5日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．図を選んで番号と説明文を付ける

確認日：2026年11月5日。

公式ヘルプに記載された対象のうち、この記事で扱うのはWord for Microsoft 365、Word 2024、Word 2021、Word 2019、Word 2016です。操作キーは、公式のショートカット資料のWindows向けの説明に合わせています。

Wordは、連続する図表番号をフィールドとして挿入します。手で入力した数字の見た目だけをそろえるより、編集後に更新するところまでを運用に含めるとよいです。

番号を付ける図を選び、［参照］タブの［キャプション］グループから［キャプションの挿入］を選択します。［ラベル］で図に合う項目を選びます。ラベルの後ろに説明文を入力し、［OK］で確定します。

説明文は、何を示す図かを読み手が区別できる内容にします。隣の図と似た名前になっていないかを見ておくと、後の照合にも使えます。

新しい図表番号を挿入したときは、Wordが図表番号を自動的に更新します。一方、図表番号を削除した後や移動した後は、手動で更新を始める必要があります。

文書全体を更新するときは、Ctrl + Aを押してからF9を押します。番号を増やしたか、位置を変えたか、不要なものを除いたかを編集の記録に残しておくと、確認する場所が分かりやすくなります。

更新操作の後は、変更した位置から順に目を通します。新しく入れた図の番号だけを見て終えるのではなく、前後の図と説明文が対応しているかまで照らし合わせるとよいです。

ここからは当社の整理です。

例えば、社内の案内資料に写真を追加する場面では、修正した箇所と確認する内容を短い表にして残します。

この表は確認する視点の例です。番号が連続していても、写真の内容と説明が入れ替わっていれば読み手は迷います。表示の順序と説明の対応を別々に見ることで、番号だけを整えて確認を終えることを避けられます。

図表番号の公式ヘルプでは、図表番号がフィールドの結果ではなくフィールドコードで表示されている場合、通常の図表番号を表示するには Alt + F9 を押すと案内されています。

表示を切り替えた後は、通常の番号が読める状態かを見ます。番号そのものを直したいのか、表示の状態を戻したいのかを分けて考えると、不要な編集を避けやすくなります。

フィールドの更新の公式ヘルプでは、文書にフィールドや数式を含む表がある場合は、表を個別に選択してF9を押すことが必要な場合があると案内されています。

文書全体を更新したという操作の記憶だけで確認を終えず、気になる箇所の表示を直接見るとよいです。変更前の番号が残る場所は、周囲の図との関係も含めて記録します。

引き継ぐ相手には、現在の番号の一覧に加えて、編集後にどこを確認するかを伝えます。図を追加した場所、削除した場所、移動元と移動先を残しておくと、相手が変更箇所を追いやすくなります。

担当者間でそろえるのは、番号の見た目だけではありません。編集する人と配布前に確認する人を決め、変更箇所の前後、説明文との対応、配布する文書の表示までを確認する流れにします。確認した文書と配布する文書を取り違えないよう、渡す版も合わせておくとよいです。

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	使っている版と手順の対象が合っていることを確認したか
□	番号を付ける方法を引き継ぐ相手と共有したか
□	図を追加した場所の前後で番号の並びを確認したか
□	削除や移動の後に番号を更新したか
□	表の中など、古い番号が残っている場所がないか確認したか
□	図の内容と説明文の対応を照合したか
□	確認した版と配布する版が同じであることを確認したか

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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