業者選定理由書には何を書く？指定理由と比較資料を確かめる

要点

業者選定理由書には、選ぶ相手と対象、業務上必要な条件、他の候補との比較結果、その相手を選ぶ理由、裏付け資料を対応させて書くとよいです。以下の欄案は当社の整理です。製品を選ぶ理由と、その業者に依頼する理由を分け、資料で説明できる内容をまとめます。

公開：2026年11月6日／情報の確認日：2026年11月6日（出典はこの記事の最後）

この記事は、業者選定理由書を作る小さな会社の担当者が、必要な条件・比較結果・選定理由・裏付け資料を対応させて書く流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月6日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．業者の指定と製品の指定は別に読む

確認日：2026年11月6日。

東京都立大学管理部文系事務室の会計全般ページは、「特命理由書」を業者指定の場合の様式として掲載しています。同ページは、製品を指定する場合の「製品指定理由書」も別に掲載しています。

東京大学教育学研究科・教育学部の提出書類の説明では、調達先が特定の業者に限定される場合、業者選定理由書の提出は必須です。

東京都立大学の契約手続き説明資料は、製品指定の際、指定理由に該当する仕様の記載箇所をカタログ上で示すよう求めています。

ここで紹介した提出条件や書類の扱いは、それぞれの大学の説明です。自社の欄を検討する際には、業者の選定理由と製品の選定理由を分ける参考にします。

2．自社の欄は理由と資料がつながる形にする

ここからは当社の整理です。

書式を作るときは、選んだ相手の長所だけを並べるより、業務に必要な条件と、それを満たすと判断した材料を結び付けると読み返しやすくなります。社内で使う欄の案は次のとおりです。公式様式の記載事項を転記した表ではありません。

項目の案	何を書くか	書き間違えやすい点
対象・目的	依頼する作業や購入する物と、業務上の目的	対象の名称だけで、必要な理由が分からない
選定先	相手の名称と、依頼する範囲	製造元と契約する相手を混同する
必要な条件	作業範囲、納品条件、保守の範囲など	候補先の提案内容を、そのまま必要条件にする
比較した内容	同じ条件で確認した違いと、確認できた範囲	見積に含まれる作業が違うまま価格だけを比べる
選定理由・指定理由	どの条件を根拠に、その相手を選ぶか	「以前から頼んでいる」だけで説明を終える
裏付け資料	見積書、仕様の説明、問い合わせへの回答などの資料名と該当箇所	添付しただけで、どの理由を支える資料か分からない
確認待ち	まだ回答や裏付けが足りない事項	推測した内容を、確認済みの事実として書く
作成・承認・変更の記録	作成者、確認者、判断の状態、変更した内容	下書きと承認した内容を見分けられない

対象や選定先は、見積書などの表記とそろえます。同じ資料に載っている情報を転記する場合も、理由書が指す作業や物の範囲がずれていないかを見ます。比較できた内容と、まだ比べられていない内容を分けると、決裁者が追加で確かめる点も読み取れます。

理由欄は、「必要な条件」「その条件について分かったこと」「選定する理由」の順に組み立てるとよいです。資料名だけでなく該当箇所まで添えれば、確認者が長い資料の中から根拠を探す負担も抑えられます。

3．比較する範囲と判断を分けて書く

比較資料は、依頼する範囲をそろえて読み合わせます。見積書には本体だけを含むものと、設置や点検まで含むものがあるため、比較欄には価格以外の対象範囲も残すとよいです。理由書の対象と見積の対象が違う場合は、比較の結論を先に埋めず、範囲の確認を進めます。

「条件を満たす」と書く際は、どの資料のどの記載で確かめたのかも記録します。回答がない項目を「対応できない」と読み替えたり、資料にない条件を推測で補ったりすると、選定理由の前提が変わってしまいます。確認できたことは比較結果へ、回答を待つことは確認待ちの欄へ分けます。

また、製品の特徴だけを書いても、その相手から購入する理由まで説明できているかは別に読み返すとよいです。同じ製品を扱う相手について何を調べたのか、比較を行わなかった範囲はどこかを残します。「ほかでは対応できない」と記す前には、そう判断した根拠の有無を確認します。

使い慣れていることや連絡の取りやすさも、担当者の感想だけで終わらせず、今回の依頼内容との関係を整理します。理由の強さに合わせて比較結果を書き換えず、集まった資料から説明できる範囲で文章を整えるのが基本です。

4．短い記入例では確認待ちも残す

次は、保管棚の補修を依頼する場面の記入例です。選定の結論を出す前の下書きとして、理由の候補と確認待ちを分けています。

件名：保管棚の補修
必要な条件：傷んだ箇所の補修と、補修後の状態確認までを依頼したい。
選定候補の理由：候補先の見積書には、補修後の状態確認まで含まれている。
比較結果：別の候補先の見積書では、状態確認を含むか読み取れない。
裏付け資料：各候補先の見積書の作業範囲欄。
確認待ち：別の候補先に、状態確認を含めた見積内容を問い合わせる。
判断の状態：回答を受けて比較内容をそろえた後、決裁者が選定を判断する。

この下書きの段階では、ほかの候補先が条件を満たせないとは書いていません。回答が届いた後に、比較結果と理由欄の両方を更新します。先に書いた理由に合わせて回答を選ぶのではなく、資料の内容に合わせて下書きを直す運用です。

5．承認時と変更時に資料の組合せを確かめる

承認に回す前は、理由書、比較した資料、選定先の見積書を並べ、対象と作業範囲が一致しているかを見ます。担当者が理由と根拠をまとめ、選定や指定の妥当性は決裁者が判断する流れにするとよいです。確認待ちが残る状態と、判断を終えた状態も区別します。

保管する際は、理由書と、その判断に使った資料を同じ案件から探せるようにします。更新された見積書だけを残すと、承認時にどの内容を見たのか分からなくなります。承認に使った資料と、その後に変更した資料を見分けられる形が扱いやすいです。

作業範囲や候補先の回答が変わったときは、変更箇所だけでなく、それを根拠にした選定理由にも目を通します。古い理由書の相手の名称だけを入れ替える使い方は避け、今回も同じ理由が成り立つかを読み直します。

契約上の判断は、公式資料を示して専門家に確認します。欄を埋める作業と、契約の可否を判断する作業を分けて進めるとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	選ぶ相手と依頼する対象を、資料の表記と照合したか
□	業務上必要な条件を、候補先の提案と分けて整理したか
□	製品を選ぶ理由と、その相手に依頼する理由を分けたか
□	比較する作業範囲や納品条件の違いを確かめたか
□	理由の裏付け資料と、その該当箇所を示したか
□	確認待ちと確認済みの内容を分け、決裁者の判断につないだか
□	承認に使った資料と変更後の資料を見分けられる形にしたか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月6日）

全般｜東京都立大学管理部文系事務室：業者指定の特命理由書と製品指定理由書が別に掲載されていること
金額に応じた手続き・提出書類について｜東京大学教育学研究科・教育学部教職員向けサイト：調達先が特定の業者に限定される場合の業者選定理由書の提出条件
契約手続き説明資料（50万円以上）：製品指定理由に当たる仕様の箇所をカタログ上で示す扱い