同等品申請書には何を書く？指定品と候補品の仕様を照合する

1．提出先の様式と、申請できる条件を押さえる

確認日：2026年11月5日。

岩見沢市の「様式集(物品関係)」では、各種様式と記載例をダウンロードできます。

関市では、入札仕様書等に「同等品可」と表示のある物品について、例示品として示したメーカー・型番の品目のほか、同等品により入札等に参加できます。 関市の申請書では、「品名」「例示品」欄に、入札仕様書等で示された品名・メーカー・品番・規格等を記入するよう求めています。

提出用の書式を選ぶ前に、対象の案件と、その案件で使う仕様書をそろえます。似た品名の別案件や、更新前の仕様書から記入し始めると、比較の基準がずれてしまいます。手元のひな形は、提出先の指定する欄や記入上の注意と照らして使う形です。

2．指定品・候補品・根拠資料を対応づけて記入する

ここからは当社の整理です。

提出用の様式へ書く内容を集める段階では、案件の識別情報と、品物を照合する情報を分けます。申請者の情報や連絡先も、提出先の書式に合わせて用意します。社内の照合メモには、指定品側の記載と候補品側の記載を並べ、根拠のある箇所へ戻れるようにしておくとよいです。

次の表は、収納用品について記入前の材料を集める例です。提出先の公式様式の転載ではなく、社内で照合するための構成案です。

提出用の欄と社内メモを分けておけば、準備中の疑問を残しながら、転記する内容を選べます。候補品を取り替えた場合は、品番だけでなく、その候補に付けた資料との対応も見直します。

3．仕様の差と、資料がない箇所を分けて照合する

照合は、仕様書の項目を順にたどり、候補品の資料のどこに対応する記載があるかを探す進め方です。寸法は同じ単位か、外形と内寸を取り違えていないか、性能は同じ使用条件の値かを見ます。数値の大小だけで同等性を決めず、比較の前提をそろえることが中心です。

候補品の資料に説明がない箇所は、「記載なし」として照会事項に残します。記載がない状態と、要求する仕様に合わない状態では、次に確かめる内容が違います。担当者が判断するために不足している資料と、すでに読み取れた差を分けておくと、確認依頼の焦点が明確になります。

添付資料は、商品名が載っているだけでなく、比較した仕様の記載へ戻れる形に整えます。資料名と該当箇所を照合メモに控え、申請する型式が特定できる状態にします。技術的な同等性は、仕様の担当者や専門家に確認する扱いです。

4．提出する資料と、回答の記号は提出先ごとに確認する

関市の手続案内では、同等品による入札等への参加を希望する場合、仕様書等で示された期限までに、必要書類を事業担当課へ提出する必要があります。 提出書類は、同等品承認申請書兼確認書と、申請する同等品のメーカー・品番・規格等が掲載されたカタログ等の資料です。

関市は、提出期限までに提出された申請書兼確認書の「確認」欄に、承認の場合は「○」、不承認の場合は「×」を記入して返送します。 一方、淡路市は、提出期限までに提出された申請書兼確認書の確認欄に、承認の場合は「可」、不承認の場合は「否」を記入して返送（Fax）します。

社内メモには、回答の原文と、どの候補品についての回答かを対応づけて残します。自社で記入した内容と、提出先から受け取った結果が混ざらない構成にするとよいです。

5．申請時の控えと、仕様を変えた後の資料を分ける

保管する資料は、提出した申請書、添付した仕様資料、送付の記録、受け取った回答をひとまとまりにします。回答のファイル名だけでなく、対象の案件と候補品をたどれる名前にしておけば、後から何を確認してもらったのかを見直せます。

仕様書や候補品の資料が更新されたときは、申請時に使った控えを残したまま、変更箇所を整理します。古い回答を、新しい型式や改訂後の仕様の回答として流用しない運用です。改めて確認する内容と確認先を社内で整理し、契約上の扱いに関する判断は、該当案件の公式資料を示して専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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