免税販売の購入記録は送信済み？受付結果と販売情報の対応管理

1．販売の記録と受付の通知を別々に確かめる

確認日：2026年11月4日。

リファンド方式は、2026年11月1日から実施されています。購入記録情報は、免税購入対象者から提供を受けた旅券情報等と購入の事実を記録した電磁的記録で、免税販売手続の際に遅滞なく提供するものです。ここでは、購入者の資格や税額の判断には踏み込まず、送った内容と返った結果の対応を扱います。

国税庁の「免税販売管理システムの利用について」は、送信する購入記録情報のフォーマット等の仕様を公開するページです。仕様を確かめるときは、対象とする取引に合うものを選び、送信側の記録と受信側の通知を区別して見るとよいです。

2．受付番号だけでなく処理結果と警告まで読む

国税庁のリファンド方式のパンフレットは、令和7年12月の版が公開されています。同パンフレットでは、受け付けられた記録の受信結果通知には、処理結果に「ＯＫ」が設定され、受付番号が付されると説明されています。正常に受け付けられていても、ワーニングコードがある場合はデータの確認が必要です。受付を確認したことと、警告の内容を確認したことは、担当者の記録でも分けておくとよいです。

業務エラーでは処理結果「ＮＧ」とエラーコードが返り、そのコードに従ってデータの確認・補正等を行い、再送信する必要があります。別紙２－３の訂正資料では、処理結果が「NG」の場合の受付番号にはnullを設定すると示されています。仕様書の説明が訂正されることもあるため、訂正の案内もあわせて確かめるとよいです。

システムエラーでは処理結果等の表示がなく、ＨＴＴＰステータスコード等から原因を解明して再送信する必要があります。受付番号の欄だけを眺めるのではなく、返ってきた通知全体を確認する流れにします。

送信者識別符号と送信番号は、送信者が購入記録情報を特定できるように設定する項目です。伝票番号には、レシートに表示した番号など、店と購入者が取引の事実を共有した書類等の識別番号等を設定します。送信側で取引を特定するための値と、受信側から返された番号の役割を分けておくことが、対応管理の出発点です。

3．販売情報から通知までたどれる対応表を作る

ここからは当社の整理です。

管理表は、元の販売記録、実際に送った記録、返った通知をたどるための索引にします。結果の要約だけを転記するよりも、確認に使ったデータの保存場所を添える形です。ここで示す列は引き継ぎ用の案であり、公式の提出様式ではありません。

通知が見つからないものを空欄のままにせず、通知を探索中、担当へ照会中など、いま行っている作業を残します。社内で付けた状態の名前と、通知に記載された値は別の欄に置くと、転記した人の判断と原文を見分けられます。

修正前の記録を消して新しい結果だけを残すと、引き継ぎ先から経緯が見えにくくなります。元の販売記録を起点に、どの内容を送って何が返ったのかを前後ともたどれるように整理するとよいです。管理表を更新した後は、別の担当者が保存先を開き、対象の取引に戻れるかを確かめます。

4．通知が返らない場合は表示された内容で分ける

国税庁の「リファンド方式（税関確認結果）のFAQ」では、購入記録情報を受信してから受信結果通知を返却するまでの所要時間は、数秒から十秒程度を想定しているとしています。通知が返らず、HTTPステータスコードやエラーメッセージが表示された場合は、原因を解明した上で再送信するという案内です。確認の際は、表示された文言と、そのとき送った内容が対応するように記録をそろえます。

通知が返らず、コードもエラーメッセージも表示されない場合は、通信エラーと正常受信の両方が考えられるため、同じ内容で再送信するよう示されています。当初の受信処理が正常だった場合は二次チェックエラーが返り、そのエラーコードで当初送信が受け付けられたかを確認する仕組みです。再送後の表示だけで判断せず、当初の送信との関係をたどれるように記録しておくとよいです。

購入記録情報が受け付けられなかった場合は、対応する税関確認結果が登録されないため、受付の確認が後続の照会につながります。後続の結果が見当たらないときに、元の受付を確認できる記録を残しておく意味はここにあります。

5．対応表と保存対象を区別して引き継ぐ

国税庁の「No.6559　輸出物品販売場（免税店）制度」（令和8年11月1日現在法令等）では、事業者は、提供した購入記録情報を整理して、免税販売を行った日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間、納税地または輸出物品販売場の所在地に保存する必要があるとされています。対応表は保存先を見つける索引として扱い、元の記録へ戻れることも引き継ぎ時に確かめます。

免税販売管理システムに関する問い合わせは、同システムのヘルプデスクで受け付けています。問い合わせの前には、送った記録、返ってきた表示、行った対応、現在止まっている箇所をそろえておくと説明しやすくなります。

免税資格、還付の可否、税額、個別の保存方法の適否は専門家に確認します。担当者間では、確認できた内容と判断を依頼する内容を分け、次に誰が何を調べるかまで記録して渡すとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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