電子取引の保存先が複数あるとき、検索できる状態を確かめる方法

1．保存先の分割と、検索できる管理を分けて考える

国税庁の案内ページには、令和８年７月版の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」が掲載されています。 同資料は、取引データの授受の方法等に応じて保存先が複数に分かれることを認めつつ、検索して表示する際に、整然とした形式と明瞭な状態で速やかに出力できる管理を求めています。

公式資料の確認日：2026年11月3日。

ここからは当社の整理です。

まず、書類を探す入口から内容の表示までを、担当者自身の操作でたどります。保存先の名前を知っていることと、目的の書類を取り出せることを分けて確かめる進め方です。

点検の準備として、経理担当は保管対象の書類と対象期間を、各保存先の管理担当は入るための経路と閲覧できる担当者を持ち寄ります。経理担当が全体の確認役となり、保存先を追加したときや担当を引き継ぐときに、対応関係を見直す運用が考えられます。

2．保存先の対応表から、探し始める場所をそろえる

保存先の一覧には、場所の名前だけでなく、取引先や書類の区分と対象期間を添えます。経理担当が探す際に使う呼び方と、保存先の中で使われる呼び方を照らし合わせると、入口を選びやすくなります。

対応表は、保存した書類へたどり着くための案内として扱います。検索の点検では、この表から選んだ保存先を実際に開きます。口頭の説明が必要だった箇所には説明を追記し、普段扱っていない担当者にも試してもらうとよいです。

3．検索する条件と、探す期間の抜けを確かめる

公式資料では、検索の条件に、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を設定できることが挙げられています。 日付又は金額について範囲を指定できることも、検索機能の要件に含まれます。 さらに、二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できることが挙げられています。 保存されているデータは、原則として一課税期間を通じて検索できる必要があります。

試し方としては、すでに所在と内容を確認した書類を使い、検索結果にその書類が現れるかを比べます。結果が空だったという記録だけで終えず、対象の選び方、入力した条件、探した場所を残す形です。

保存先が切り替わる前後の書類も対象に含め、対応表に書いた期間と、実際に探せた期間を照らし合わせます。保存先ごとに試した結果を並べると、途中の期間だけ確認できていない箇所を区別できます。

検索して見つけた後は書類を開き、内容が読めるところまで進めます。別の画面を探し直した箇所や、閲覧の途中で止まった箇所も記録の対象です。検索結果を出せたことと、内容を確認できたことを分けて残すと、修正を頼む先が明らかになります。

結果が合わなかった書類は、その時点で不足と決めず、入力した条件、対応表の案内、保存先の状態を順に見直します。原因が分かった箇所は記録を直し、同じ書類を使って探し直す流れです。

4．変更前の環境を使うデータも、表示まで試す

公式資料では、変更前のシステム等で検索機能が確保されていれば、現在使用するシステムで検索できなくても差し支えないとされています。 ただし、検索に使うデータと、要件を満たして保存してあるデータが同一であることを確認できるようにする必要があります。

保存先の切替時には、過去分を探す経路を対応表に残し、利用する環境を管理担当と確かめます。環境の名前を控えるだけでなく、担当者が入って探せることまでを確認の区切りとします。

過去分を検索して表示した書類については、保存している対象との対応を追える記録を残します。別の場所に置いた確認用の写しだけで点検を終えず、どの保存先の何を表示したのかを記録する進め方です。

引継ぎの際には、前任者の補足を受けた箇所も残します。操作の説明だけでは進めなかった点を管理担当と共有し、閲覧の準備と説明のどちらを直すか整理するとよいです。

5．媒体ごとの検索や要件の省略は、専門家に確認する

公式資料には、一課税期間を通じた検索が困難なことに合理的な理由があるときには、保存媒体ごとや一課税期間内の合理的な期間ごとに、範囲を指定して検索できれば差し支えないとの説明があります。 また、税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じられるようにしている場合には、範囲指定と項目の組合せの要件は不要とされています。 さらに、ダウンロードの求めに応じられるようにしている場合に、判定期間に係る基準期間における売上高が5,000万円以下の事業者、または、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付と取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている事業者は、全ての検索機能の確保の要件が不要になると説明されています。

自社への適用は専門家に確認します。点検担当が用意するのは、保存先を分けている理由、各保存先で扱う対象期間、試した検索と表示の結果、対応できなかった操作の記録です。

相談では、分割している理由と現在の管理方法を並べ、どの点について判断を求めるのかを明らかにします。判断待ちの項目は、確認相手と次に確かめる内容を付けて残す形です。点検できた範囲と、判断を待つ範囲を区別して引き継ぎます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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