Windowsの画面画像に書き込み、確認してほしい場所を示すには

1．書き込む画像には、項目名と周囲を残す

公式ヘルプの適用先はWindows 11とWindows 10で、この記事ではWindows 11向けの説明を扱います。公式ヘルプでは、［スタート］ボタンを選んで「Snipping Tool」と入力し、結果から［Snipping Tool］を選んで開く方法と、Windows ロゴ キー + Shift + S キーでオーバーレイを開いて撮る方法が示されています。Snipping Toolを開いた状態から、［Snipping Mode］で切り取りの種類を選び、［新規］へ進みます。切り取った画像は、変更や保存を行うSnipping Toolのウィンドウへ自動的にコピーされます。

書き込みを始める前に、相手に見てほしい対象が画像の中にあるかを見ます。入力欄を示したい場面では、欄だけを大きく写すより、その項目名や周囲の見出しが読める方が、どの部分の話かを伝えやすくなります。

画像を狭く切り取りすぎると、似た欄が並ぶ画面では対象を取り違えやすくなります。反対に、関係のない場所まで広く写すと、印を付けても探す範囲が広がります。確認してほしい場所と、その場所を特定する手がかりを合わせて残す考え方です。

2．印は文字の上より、対象の周囲を意識する

画像を撮った後は、ペンまたは蛍光ペンのボタンを選ぶと、画像の上や周囲に書き込めます。［図形］のボタンからは、切り取り画像に図形や絵文字を追加できます。

欄の範囲を伝えたいときは、対象の周囲を囲むように印を置く方法が考えられます。項目名を読んでもらいたいときは、その文字を線で横切らない位置を選ぶとよいです。強調する場所を増やす前に、印がどの欄を指しているかが明瞭かを見ます。

目立つ色を使っても、線の端が隣の項目に近いと、相手が別の欄を対象だと受け取る場合があります。色だけに意味を持たせず、印の位置と添える言葉を合わせることが大切です。「赤い所」のように色だけで呼ぶより、画面にある項目名を文章に含める方が、対象を照合しやすくなります。

印を描き足して情報量を増やすより、相手が最初に見る場所を絞ります。離れた箇所までまとめて囲むと、どの部分について答えればよいかが曖昧になりがちです。範囲が広いときは、確認したい内容を分けて示す方法もあります。

3．印と依頼文を組み合わせて、答えてほしい内容を伝える

ここからは当社の整理です。

印は場所を示しますが、それだけでは、読み手に求める返答まで伝わりません。内容の正しさを見てほしいのか、入力先を確かめたいのか、操作する場所を知りたいのかを、画像に添える文章で区別するとよいです。次の表は、架空の場面で考え方を並べた例です。

表の考え方に沿って、依頼文には画面上の項目名と、知りたいことを組み合わせます。相手が「どこか」と「何を答えるか」を結び付けられることが確認点です。

画像の文字を文章ですべて繰り返す必要はありません。ただし、「ここを確認」という言葉だけでは、印の中の内容を読むのか、場所の選び方を確かめるのかが分かれます。返答に迷いそうな点を短い言葉で補うとよいです。画像を引き継ぎ資料にも使う場合は、後から見た人にも通じる項目名を残します。

4．線が重なったら、消して対象を示し直す

公式ヘルプの手順では、追加した線や図形は［消しゴム］で削除できます。注釈の操作を戻したりやり直したりする場合は、［元に戻す］または［やり直す］を選びます。

印が文字を覆った場合は、その上からさらに線を重ねるより、読める状態に戻して位置を考え直すとよいです。狙った欄の枠と、書き足した線が重なっていないかも見ます。もとの画面にある線と区別しにくい状態では、相手が印の意味を読み取りにくくなります。

見直すときは、対象の項目名を声に出して読むつもりで目を通します。線のために語の途中が見えない、隣の行との境目が分からない、印の外に肝心の欄が出ているといった状態なら、囲む位置や大きさを調整する余地があります。

画面を知っている本人には分かる印でも、相手には別の場所を指して見えることがあります。画像と依頼文を並べ、文章中の項目名から印の場所へ迷わずたどれるかを確かめます。説明を長く足す前に、印そのものの位置を見直す順序です。

5．保存した画像を開き、送る対象を確かめる

公式ヘルプでは、切り取りをキャプチャした後はスクリーンショット フォルダーに自動的に保存され、［名前を付けて保存］から保存場所とファイル名を指定して追加のコピーを保存することもできるとしています。

書き込みが終わった後は、送るつもりの画像を開いて、印が残っていることを見ます。自動で保存された画像と、名前を付けて保存したコピーの両方がある場合は、どちらを送るかも確かめます。編集中の画面で確認できた内容と、実際に相手へ渡す画像が一致しているかが確認点です。似た名前の画像がある場合は、添付する対象を見た目でも確かめるとよいです。

保存場所と名前は、後から見返したときに、何の確認を頼んだ画像かが分かるように考えます。依頼した時点の画像と、その後に直した画像が混ざると、返答の対象が曖昧になります。送る画像を選び終えたら、添えた文章がその画像の状態に合っているかも見直します。

最後は、相手が実際に読む大きさで、項目名と印の位置を確かめます。拡大した編集画面でだけ読める状態では、受け取った側が場所を探す負担が残ります。印を付けたことだけで区切らず、読める画像と、答えられる依頼文がそろったところまでを確認の範囲にするとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

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