Googleスライドの説明資料に音声を挿入する手順と共有時の確認

1．会社で利用できる音声を用意する

ここで扱うのは、パソコンでGoogle スライドのプレゼンテーションを開いて行う操作です。追加できる音声は、Google ドライブに保存されているMP3またはWAVファイルです。

パソコンに保存したままの音声と、資料に使うために準備した音声を取り違えないよう、ファイル名と内容を先に照合するとよいです。社内で使ってよい音声か、今回の配布先に聞かせてよい内容かも、資料の担当者と確認します。ここでは録音、音声合成、動画制作の方法は扱いません。

パソコン内に音声がある場合は、Google ドライブを開き、［新規］から［ファイルのアップロード］を選んで対象のファイルをアップロードします。アップロードする前に、説明資料で使う版の音声かを確認しておくと、後で差し替える手間を避けやすくなります。似た名前のファイルがあるときは、音声の内容と資料の見出しを対応させておく方針です。

2．追加先を選んでから音声を挿入する

まず、音声を付けたいスライドを選択します。資料の表紙や別の説明箇所を選んでいないか、画面の内容を見てから操作に進みます。

次に［挿入］から［音声］をクリックします。使う音声ファイルを選び、［選択］をクリックすると追加できます。

ファイル名を見ただけで作業を終えず、用意した説明と同じ内容か、聞き始めて分かるところまで確認するとよいです。別の版を選んでいた場合は、配布前に正しい内容へ直します。

挿入した場所と、音声が説明する範囲も照合します。画面には短い案内だけがあり、音声では別の手順を説明している、といった食い違いを残さないためです。聞き手がどの説明を聞いているか判断できるよう、資料の見出しと音声の内容をそろえます。

3．共有時は音声側の権限も確認する

共有するプレゼンテーションで［共有］をクリックし、ユーザーまたはグループを追加します。続いて［編集者］、［閲覧者（コメント可）］、［閲覧者］のいずれかを選び、［共有］をクリックします。共有時には、アクセス チェッカーが権限を自動で確認し、必要に応じて更新を提案する場合があります。

提案が出たときは、対象の音声と共有相手を確認してから変更内容を見ます。操作を終えることだけを目的に権限を広げず、社内で決めた配布先と合うかを点検するとよいです。

Google ドライブのファイルは、共有相手が閲覧、コメント、編集できるかどうかを選択できます。音声の共有設定を見直すときも、聞く相手に必要な範囲を社内で確認します。資料と音声の両方を対象にし、意図していない相手へ公開する設定になっていないかも見ます。

作成者の画面で聞こえたことと、受け取る相手が聞けたことは分けて記録する方針です。配布前には相手に協力を依頼し、資料を開くところから音声を聞くところまで確かめると、どこで困ったかを共有できます。

4．短い説明に添える音声の対応表を作る

ここからは当社の整理です。

音声を付ける前に、画面で伝えることと耳で補うことを分けておくと、追加先を選びやすくなります。架空の引き継ぎ資料では、次のような短い対応表を用意します。

この表は、説明内容を整理するためのメモです。音声が聞こえない場面でも次の行動が分かるよう、連絡先や保管先などの要点は資料側にも残すとよいです。

説明を音声だけに集めると、内容を修正するときに資料との食い違いを見落としやすくなります。引き継ぐ際は、どの説明にどの音声を使ったかと、内容を確認した担当者を併せて残す方針です。

5．聞けないときは挿入先と共有先を切り分ける

Google ドライブのヘルプでは、仕事用・学校用の Google アカウントでは、外部とファイルを共有する方法が組織によって制限されている場合があるとしています。社外の相手が聞けないときは、配布を認められた相手かどうかも整理して管理担当者に相談します。スライドのヘルプでは、.wav ファイルを使用できるブラウザとして Chrome、Firefox、Safari、Microsoft Edge を挙げています。

確認は、意図した場所に音声を追加したか、選んだ内容は正しいか、相手が利用できる状態か、という順に分けるとよいです。挿入の取り違えと共有の問題をまとめて直そうとせず、どこまで進めたかを記録します。

相談時には、「資料は開けたが音声は聞けない」「音声がある場所まで進めない」など、止まった場面を具体的に伝えます。画面に表示された文言も併せて残すと、次の担当者が確認箇所を絞りやすくなります。原因を決めつけてファイルを入れ直す前に、挿入した担当者と共有を管理する担当者で状況をそろえます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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