スプレッドシートの月別件数表から報告用グラフを作る手順と確認点

1．月と件数の列を選び、グラフを挿入する

この記事の画面の名前は、Google ドキュメント エディタ ヘルプのパソコン向けのページの記載によります。

縦棒グラフの入力では、最初の列のラベルが横軸に表示され、その他の列には数値データを入れます。月と件数の対応を、そのまま追える並びにしておくとよいです。

表の値は操作の説明用に置いたものです。選ぶ対象は、項目名から最後の月までを含む部分と考えます。周囲に担当者のメモや全期間の合計がある表では、どこまでを報告対象にするかを先に整理すると、選択範囲を決めやすくなります。

パソコンで表を開いたら、グラフにしたい部分を選択し、上部の［挿入］から［グラフ］へ進みます。作成直後は、色や見た目よりも、表にあった月がそろっているか、件数を読む向きが合っているかを先に確かめます。

ここで扱うのは、集計済みの表を図にする操作です。集計のやり直しや、増減の原因を説明する文章の作成には広げません。

2．月ごとの比較と、期間中の推移で形を選ぶ

縦棒グラフは、カテゴリの比較や、時間の経過に伴う変化を示す場合に使えます。折れ線グラフは、一定期間の傾向やデータの推移を示せます。この用途の違いを踏まえ、月ごとの差を見たいのか、期間を通した動きを追いたいのかを先に言葉にすると、種類を選ぶ目的がはっきりします。

種類を変えるには、グラフをダブルクリックし、右側の［設定］で［グラフの種類］を開いて選びます。最初に表示された形をそのまま使う前に、報告相手が何を読み取るかを考えるとよいです。表示を変えたあとも、月と値の対応を元表に戻って見直します。

種類を変える作業と、元の数値が合っているかの照合は分けて進めます。見やすい形になったことだけでは、対象の月や件数まで確認したことにはなりません。月ごとの比較をする図に累計や期間全体の合計を混ぜるかどうかも、表を選ぶ段階で整理しておきます。

3．月が抜けたときは、参照範囲と見出しを確認する

データ範囲は、グラフに含める一連のセルを指します。見せたい月がない場合は、元表に値があるかを確かめたうえで、参照している部分を見直します。末尾の月を追加した表や、離れた場所に合計を置いた表では、選びたい部分と実際に選んだ部分を照合するとよいです。

範囲を直す入口は、グラフをダブルクリックして開く右側の［設定］です。［データ範囲］でグリッド アイコンをクリックし、グラフに含めるセルを選択して［OK］で確定します。範囲を変えたあとは、対象月の抜けと、対象外の行の混入をもう一度見ます。

凡例に使う見出しが行にある場合は、右側の［設定］で［行 N を見出しとして使用］を選びます。見出しが列にある場合は、［行と列を入れ替える］と［列 N を見出しとして使用］をクリックする、と案内されています。表示する項目名は、読み手が数値の意味を判断する手がかりです。見出しの文字とデータの中身が対応しているかを見てから、色や配置を整えます。

形が意図と違うときに、元表の月や件数を直して合わせる進め方は避けます。先に確認する箇所を「表の値」「選択した範囲」「表示する見出し」に分けると、修正の対象を絞りやすくなります。

4．タイトルを整えて、報告用に保存する

タイトルを編集するときは、グラフをダブルクリックし、右側の［カスタマイズ］→［グラフと軸のタイトル］へ進みます。［タイプ］で変更するタイトルを選び、［タイトル テキスト］に文字を入力します。図だけを見たときにも、何を数えたのか、どの期間を示すのかが分かる文字にするとよいです。

単位は読み手が迷わない場所に示します。「件数」だけで意味が通じるか、対象を表す言葉も必要かを確認します。タイトルを長くしすぎて、肝心の月や値が読みづらくなっていないかも見ておきます。

グラフはSVG、PNG、PDF形式でダウンロードできます。保存するときは、グラフをクリックし、右上のその他アイコンから［形式を指定してダウンロード］を開いて、ファイル形式を選びます。保存先とファイル名は、後から元表との対応をたどれるように決めておくとよいです。

提出前には、保存したファイルを開いて、文字が読めるか、見せたい期間が収まっているかを確かめます。編集中の表示と、渡すファイルの両方を見るところまでを作業に含めます。

5．提出前に、月の並びと件数を元表と照合する

ここからは当社の整理です。

照合は、最初の月から最後の月まで順番に進めます。月がそろっていても、対応する値を取り違えていないかは別に見るとよいです。高い位置の点や長い棒だけを確認して終えるよりも、各月に戻って照らし合わせる方が、確認した範囲が明確になります。

空欄と、受付がなかった月も分けて扱います。入力待ちなのか、対象がなかったのかを担当者に確かめてから、報告に使う値を決めます。図の見た目を整えるためだけに、未確定の欄へ数字を補わない進め方です。

引き継ぎでは、元表の場所、図に含める期間、除いた合計やメモ、照合した箇所を短く残します。次の担当者が前回の図を参考にするときも、色や配置をまねる前に、今回の対象期間が合っているかを確かめられます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

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