PowerPointをメモ欄付きで印刷する手順と配布前の確認

1．空欄に書く資料と、説明文を読む資料を分ける

操作の説明は、Windows のデスクトップ版 PowerPoint の手順を対象にしています。Microsoft サポートの案内の適用先は、PowerPoint for Microsoft 365、PowerPoint 2024、PowerPoint 2021、PowerPoint 2019、PowerPoint 2016 です。

「メモ欄付きにしたい」と頼まれたときは、受け手がその場で書き込むための空欄なのか、話し手が準備した文章を載せたいのかを分けて考えます。同じ「メモ」という言葉でも、求める紙面は異なります。

［印刷レイアウト］の［ノート］を選ぶと、ページごとに 1 つのスライドが印刷され、その下に発表者のノートが印刷されます。一方、［配布資料］の各レイアウトでは、発表者ノートは印刷されません。

聞き手に質問や気付きを記入してもらう目的なら、空欄を残す方向で準備します。完成した紙を見比べるときも、説明の文章が載っているかではなく、書く場所が取れているかを確認することになります。

2．印刷先と対象を決め、罫線のある配置を選ぶ

出力先と配る範囲をそろえる

［ファイル］から［印刷］を開き、［プリンター］で出力先を選びます。［スライド］では、すべてのスライド、選択したスライド、現在のスライドのいずれを印刷するかを選べます。

準備段階では、配る内容と説明者だけが使う内容を見分けておくとよいです。印刷対象を選んだ後も、配布の始まりと終わりが意図した内容になっているかを見直します。対象の取り違えと紙面の配置は、別々の確認項目です。

メモを書ける配置に切り替える

印刷レイアウトは、［設定］の 2 番目の四角形の下矢印をクリックして選びます。［配布資料］で目的のレイアウトを選び、プレビューを確認します。Microsoft サポートの印刷の案内では、配布資料の「3 スライド」のレイアウトに、メモを取るための行が含まれていると示されています。

選んだ後は、資料と一緒に書き込み用の行が見えるかに注目します。紙面に複数の画像が並ぶだけで判断せず、記入する場所まで確認すると、依頼の意図と照らし合わせやすくなります。

3．文字と図は、紙で読む大きさで確かめる

画面上で内容が読めても、配る紙で細かな文字や凡例まで読めるかは別に確かめたいところです。表の見出し、図の注記、薄い線など、意味を取り違えると説明が伝わりにくい部分を中心に見ます。

［グレースケール］を選ぶと、ページ上のすべてのオブジェクトが灰色の濃淡で印刷されます。［単純白黒］ではスライドが白黒で印刷されて灰色の濃淡はなく、浮き出しや影付きなど、スライドのデザイン テーマが適用された一部のオブジェクトは正常に印刷されなくなると案内されています。色を使って項目を分けた資料は、文字のラベルや模様でも区別できるかを見ておくとよいです。小さな画面の表示だけで配布の可否を決めず、実際の紙で読む場面を想像して確認します。

罫線が見えても、十分な量を書けるとは限りません。短い質問を書いてもらうのか、詳しい記録を残してもらうのかで、必要な余白は変わります。長い書き込みを想定する場合は、記入用の別紙を添える方法も含めて、準備担当者が配り方を考えます。

4．試し刷りの結果を見てから配布分を出す

出力時は、［部数］で印刷する数を選び、［印刷］を選択します。同じ印刷の案内では、Windows デスクトップ クライアント用の Microsoft 365 サブスクライバーの PowerPoint（バージョン 1810 以降）では、既定で印刷された配布資料の各スライド画像の下にスライド番号が含まれ、選んだ配布資料レイアウトの横のドロップダウン矢印から［配布資料にスライド番号を印刷する］をオフにできるとされています。

配布分をまとめて出す前に、少量の見本を刷って仕上がりを確かめるとよいです。見本では、文字が欠けていないか、書き込み欄に鉛筆やペンで書けるか、配る順番で内容を追えるかを見ます。表や図が細かいページも見ておくと、文字が大きい表紙だけでは分からない点を確認できます。

配置が合わないときは、まず選んだ紙面の種類と印刷対象を見直します。文字が読みにくい場合と、書く場所が足りない場合では、直したい内容が異なります。見本に気になる点を記してから設定を見直し、修正後の紙でも同じ箇所を確かめる流れにすると、判断が散らばりにくくなります。

5．引き継ぎには、設定と紙で見た結果を残す

ここからは当社の整理です。

次に印刷する担当者へは、元のファイルだけでなく、どの内容を配るかと、見本でどこまで確かめたかを短く残します。記録を操作名だけにすると、選び方が同じでも配布の目的に合っているかが分かりにくくなります。

引き継ぎの要点は、設定を再現する情報と、配布に使えると判断した理由を残すことです。元の資料を修正した後は、以前の見本だけで済ませず、変えた箇所も紙で見直すとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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