Excelで部門と費目を掛け合わせた経費集計表を作る手順

1．集計の前に部門・費目・金額の列を整える

元データは、見出し行を設けた列構成にし、途中に空の行や列を挟まない表形式にまとめます。

ここでの明細の分け方は当社の整理です。見出しを「部門」「費目」「金額」とし、経費の明細ごとに所属する部門と費目を記録します。部門の名前を見出しの上に大きく書き、その下に明細を並べる形ではなく、各明細に部門名を持たせる形です。担当者だけが分かる空欄や、見た目の位置に頼る分類を残さず、列を読めば内容を追える状態に整えます。

また、セル範囲は、関連するデータの管理・分析に使うExcelテーブルへ変換できます。

集計に使う金額の意味も、準備の段階でそろえておくとよいです。申請時の金額なのか、社内で確定した金額なのかが曖昧なままでは、比較する相手と前提がずれます。どの明細を対象にするか、どの金額欄を使うかを担当者間で合わせてから、表を作り始めます。

2．明細を選び、集計先を別のシートに作る

操作の説明は、公式ヘルプのWindows向け手順を基準にしており、ピボットテーブルの動作は利用するプラットフォームによって異なります（確認日：2026-11-03）。

元の明細内のセルを選び、［挿入］から［ピボットテーブル］へ進みます。表示された対象範囲を、元の明細の先頭から末尾までと見比べます。部門や費目の列だけでなく、集計する金額欄まで含まれているかが確認の中心です。

集計先は［新しいワークシート］を選び、［OK］で空の集計表を作成します。

元の明細を読む場所と集計結果を読む場所を分けておくと、作業を引き継ぐ際にも説明しやすくなります。集計表の名前には、対象となる部門や資料の用途が分かる言葉を添えるとよいです。見栄えの調整に入る前に、どの明細から作った表なのかを追える状態にしておきます。

3．部門を縦に、費目を横に配置する

項目はフィールドを目的の領域へドラッグして配置できるため、ここでは「部門」を［行］、「費目」を［列］、「金額」を［値］へ移します。

次の表は、当社が説明のために決めた列名と配置の対応です。公式ヘルプの分類・配置方法を、経費の明細に当てはめています。

フィールドのチェックを入れただけでは、数値以外の項目は通常［行］に置かれるため、費目を［列］へ移したかを確かめます。

部門名の下に費目名が縦に続いている表と、費目が横に並んでいる表では、読みたい方向が違います。初めに想定した表の向きと、画面に出た並びを照合するとよいです。

これで、縦方向に部門、横方向に費目を読む表になります。確認したい交点を選び、その部門・費目に該当する元の明細を照合する、という読み方にそろえます。列の置き場所だけを覚えるより、何を縦に比較し、何を横に比較するのかを言葉にしておくと、別の担当者にも表の意図が伝わります。

金額を足し合わせる集計方法はSUMで、COUNTはデータ値の個数を数える方法です。表を作った直後には、期待した金額の集計になっているかを、元の明細と見比べます。

4．金額が件数になったときと、追記した後の確認先

金額が文字として解釈される場合はCOUNTになるため、金額欄のデータ型を確かめ、［値フィールドの設定］の［集計方法］で合計を選びます。件数の表示を見て集計方法だけを変える前に、元の金額欄に異なる種類の値が混ざっていないかも見直すとよいです。

追加した明細が集計対象に入らない場合には、［データ ソースの変更］から元データの範囲を変更できます。追記した行まで対象に入っているかを確認し、その後の集計結果を照合します。範囲の確認と、結果の確認を続けて行う流れです。

集計表を手動で更新するには、ピボットテーブル内を右クリックし、［更新］を選びます。

追加分を確認するときは、全体の金額を見るだけでなく、追記した明細の部門と費目の交点も照合します。明細が対象に入ったか、意図した分類に含まれたかを分けて見ると、差が生じた箇所を探しやすくなります。

5．引き継ぐ前に、元の明細と同じ対象で照合する

完成した表では、対象期間、含める明細、金額の意味を元の資料とそろえて確かめます。表全体が整っていても、比較する資料の対象が違えば、照合する基準が定まりません。まず集計の前提を合わせ、そのうえで部門別と費目別の内訳へ進む順序がよいです。

全体の金額が合っているだけで区切らず、内訳の分類も見比べます。入力の重複や抜けを疑う場面と、部門・費目の割り当てを見直す場面は分けておくと、担当者へ確認したい内容が明確になります。分類に迷う明細は、独自に決めず担当者に判断を戻します。

引き継ぎには、元の明細の保存場所、集計する対象、追記後の確認の順序を短く残します。受け取った人が元の明細へ戻り、同じ前提で集計を確かめられるかを、仕上がりの基準にするとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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