古物の非対面買取で何を残す？本人確認資料と郵送記録のつなぎ方

要点

身分証明書等の写しの送付を受け、配達記録郵便物等の送付と本人名義の預貯金口座等への入金を併用する方法（古物営業法施行規則第15条第3項第7号）では、写しがどの取引で送付を受けたものか分かるように保存する必要があります。事務では、選定済みの方法に沿って、発送の控え、到達確認に用いた返送物や連絡、支払記録の所在を結び付け、回収状況と確認結果を分けて引き継ぎます。

公開：2026年11月6日／情報の確認日：2026年11月6日（出典はこの記事の最後）

この記事は、古物を郵送などの非対面で買い取る小さな会社の担当者が、身分証明書等の写し・配達記録郵便物等の到達確認・本人名義の口座への支払を併用する方法で、受け取った資料と発送の控えを取引とつないで残す流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月6日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．確認方法の組合せを途中で省かない

確認日：2026年11月6日

古物営業法施行規則第15条第3項第7号の方法は、相手方から住所、氏名、職業及び年齢の申出を受けるとともに身分証明書等の写し（明瞭に表示されたものに限る）の送付を受け、写しに記載された住所に宛てて配達記録郵便物等で転送をしない取扱いをされるものを送付してその到達を確かめ、写しに記載された氏名を名義人とする預貯金口座への振込み又は振替の方法で代金を支払うことを約するものです。この方法は、古物に係る帳簿等又は電磁的方法による記録とともに写しを保存する場合に限られます。

警察庁の解釈運用基準は、この方法を、身分証明書等の写しによる身元の疎明に加え、住所と氏名の双方から相手方との結び付きを検証するため、配達記録郵便物等の送付等と本人名義の預貯金口座等への入金を併用するものと説明しています。この方法で受ける「写し」には、十分に明瞭な画像ファイルも認められます。送付する身分証明書等の写しに記載された住所と現住所が異なる場合には、写しとともに公共料金の領収証書を補充的に用いることができるとされています。

同基準によると、同号の資料の写しは帳簿への貼付までは必要ありませんが、取引状況や整理番号を添付・付記して帳簿等又は電磁的方法による記録と一体的に保存するなど、どの取引で受け取ったものか分かるようにしておかなければなりません。保存期間は、送付を受けた取引に係る帳簿等又は電磁的方法による記録と同期間が必要です。

2．発送の控えと到達を確かめた記録を分ける

同基準では、「転送をしない取扱い」とは、差出人等が指定した送付先と異なる場所へ送付する取扱いをしないことです。第7号の「到達を確かめる」方法の例について、同基準は第2号（本人限定受取郵便物等を送付する方法）の項の例を参照するとしています。その例には、受付票等を送付して古物と同封させて返送させる方法や、送付物に受付番号等を記載して送り、その番号等を相手方から電話、電子メール等により連絡させる方法が含まれます。

ここからは当社の整理です。

事務上の整理では、発送した事実を示す控えと、到達を確かめるために受け取った返送物や連絡を、別の欄に置きます。発送担当者が控えを残した段階と、確認担当者が相手からの返答を照合した段階を区別するためです。記録の所在が別々でも、取引から両方をたどれるようにします。

電話を受けた人と確認を担当する人が異なる運用では、受けた連絡の内容と、それを元の送付内容に照らした結果を分けて残すとよいです。連絡ありという表示だけで終わらせず、何に対する返答を受け、どこに記録を置いたかまで引き継ぎます。

3．申込資料から保管先までをつなぐ

ここで扱うのは、店舗責任者が選定した確認方法に対応する資料の回収と所在整理です。方法の適法性、本人性、買取可否の判断は担当者の整理表だけで行わず、疑問を責任者へ引き継ぐ範囲とします。

整理表の入口は、店舗責任者が決めた確認方法と、その手順を参照できる場所にします。受領した資料を先に並べるだけでは、あとから必要な組合せを点検しにくくなります。採用した方法を出発点に、集める資料と受け取った資料を照合する流れです。

元の資料・記録	取引との対応として残すこと	確認役・保管先のつなぎ方
受付した申込内容	社内の整理番号と、採用した確認方法の参照先	受付担当者が受領資料の一覧へつなぐ
相手方から受け取った資料	受領日、資料の種類、読めない箇所や不足の有無	回収担当者が原資料の保管先を示す
送付物と発送の控え	送付先、発送日、発送方法、追跡のための番号	発送担当者が控えと送付内容の所在を示す
返送された受付票や受信した連絡	対応する送付物と、受領した内容	確認担当者が照合結果と元の記録を結び付ける
支払担当者への引き継ぎ	責任者の指示と、支払記録の所在	支払担当者が取引から記録をたどれる状態にする
照合結果と保留事項	確認した人、確認日、残った疑問	責任者が確認し、未解決の項目を引き継ぐ

表の欄は社内管理のための提案です。公式に定められた保存書類の一覧として使わず、自社の採用した手順に照らして調整します。別の担当者に渡すときは、表だけで説明を済ませず、元の記録を実際に開けるかも確かめます。

4．回収中と照合済みを引き継ぎで区別する

資料の到着と内容の照合は、進行状況を分けて記録します。受領済みの表示には資料が手元にあることを、照合済みの表示には確認担当者が元の情報と照らしたことを対応させます。表示の意味を共有しておくと、引き継いだ人も残っている作業を読み取れます。

回収待ちの項目には、次に動く人と社内の回収予定日を置きます。これは進行管理の予定として扱い、資料の保存期間とは別に管理する欄です。相手への連絡を担う人、発送を担う人、確認を担う人を分け、返答を待っている間の担当も分かるようにしておきます。

保存先の変更も引き継ぎの対象です。受信箱に残った添付資料、紙で返送された資料、別部署が持つ支払記録について、それぞれの所在を取引からたどれる状態に整えます。担当者個人の記憶に頼らず、引き継ぎを受けた人が資料へ行き着けるかを点検します。

5．不一致は元資料と質問をそろえて相談する

申込内容、受領資料、発送の控えの間に食い違いがあるときは、元の記載を残したまま、違っている箇所を責任者へ渡します。整理担当者が推測で表記をそろえると、元の内容と修正後の内容を区別しにくくなります。回収不足と記載の不一致も分けて記録すると、相談する内容が具体的になります。

所管の窓口への問い合わせは、店舗責任者が選んだ方法、手元にある資料、不明な箇所をまとめて行うとよいです。方法の適法性や本人性、買取可否などの個別の判断は、公式資料を示して専門家に確認します。返答を受けたあとは、誰が何を確認し、どの保留事項を解消したかを残し、次の担当者へ引き継ぎます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	店舗責任者が選定した方法と、参照する手順の所在を確認したか
□	受領資料がどの取引に対応するかを照合したか
□	発送の控えと、到達確認に用いた返送物や連絡を分けて整理したか
□	原資料と照合結果の保管先を、引き継ぐ人がたどれるか確認したか
□	回収を担う人、確認を担う人、社内の回収予定日を決めたか
□	不足や不一致を責任者へ渡し、専門家への確認事項を整理したか
□	保存期間の扱いを責任者に確認したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月6日）

古物営業法施行規則（e-Gov 法令検索）：第15条第3項第7号（写しの送付・配達記録郵便物等・本人名義の口座・写しの保存）
古物営業法等の解釈運用基準について（通達）・別添（令和8年5月14日、警察庁丙生企発第51号）：写し・郵送・本人名義口座への入金の併用、写しの明瞭性、住所が異なる場合の補充、転送しない取扱い、到達確認の例、取引と受領