米の取引記録に何を残す？産地と搬出入先を伝票でたどる方法

要点

米の取引記録では、米穀等の名称・数量・年月日・相手方・搬入または搬出をした場所を記録し、指定米穀等の取引では産地、用途限定米穀ではその用途も記録する必要があります。事務では、仕入れと出荷の伝票を対応させ、産地の根拠と実際の移動場所へ戻れる保管方法を決めておくとよいです。

公開：2026年11月6日／情報の確認日：2026年11月6日（出典はこの記事の最後）

この記事は、米や米加工品を仕入れて販売する小さな会社の担当者が、米トレーサビリティ法の取引記録の項目・産地情報の伝え方・保存期間を確かめ、仕入れから出荷までの伝票をたどれる形で残す流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月6日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．取引記録は、相手方と搬出入場所を分けて読む

確認日：2026年11月6日。

農林水産省の「米トレーサビリティ法の概要」では、対象品目となる米・米加工品の販売、輸入、加工、製造又は提供の事業を行うすべての方が対象事業者で、生産者も含まれます。必要事項が記載された取引の伝票類や帳簿は、それを保存することで記録・保存の義務を果たせます。

取引記録の年月日は、原則として譲受け・譲渡しに伴って搬入・搬出した日で、これにより難い場合は譲受け・譲渡しをした日でも構いません。相手方の氏名又は名称とは別に、譲受けに伴う搬入場所、譲渡しに伴う搬出場所が記録項目に挙げられています。農協の倉庫からの搬出など、引取当事者が搬出入場所を把握していない場合は、搬出入を行った者の名称でも構いません。ただし、記録を事業所ごとに整理している場合には、搬出入場所の記録は不要です。

2．産地を伝える書類と、売買のない移動を区別する

他の事業者へ米・米加工品を譲り渡す場合には、伝票等又は商品の容器・包装への記載によって産地情報を伝達する必要があります。事業者間の伝達方法には、包装・容器のほか、送り状、納品書、規格書等の伝票類への産地の表示があります。

売買を伴わなくても、自己の事業所かどうかを問わず、事業所間で米穀等を搬入・搬出して移動させた場合には記録が必要ですが、この移動の記録では産地の記録は不要です。

Q&A（応用編）は、受け取った伝票に必要な記録事項が足りない場合、仕入先への聞き取りや包装・容器に表示された内容により必要事項を記録し、仕入先から必要事項が記載された納品書等をもらうように努めるよう案内しています。

入荷したものと出荷したものとの対応関係については、Q&A（基本編）が、流通業者は入荷ロットと出荷ロットとの対応関係等が明確になっている必要があるとしたうえで、法令で対応付けの方法を一律に定めず努力義務としたと説明しています。

3．仕入れから出荷まで、元の伝票へ戻れる形でつなぐ

ここからは当社の整理です。

ここでは、食用の精米を仕入れ、別の事業者へ出荷する事務を例にします。表は書類の対応関係を整理するための例です。受入れ担当者は現物と仕入資料、出荷担当者は搬出と送付資料、事務担当者は資料の保管先を確認する役割に分けます。

元の記録	対応させる書類・情報	確かめる人と時点	受渡し・保管
仕入先の納品書と現物の表示	受入れの控えと結び、品名・産地・数量・搬入日の記載を照合	受入れ担当者が受領時に確認	仕入資料の保管先
産地を伝える規格書や表示の控え	どの入荷分に対応する情報かを明記	事務担当者が整理時に照合	入荷分から探せる場所
仕入先との確認内容	補った欄と確認元を、元の伝票からたどれる形で残す	事務担当者が確認後に記入	対応する仕入資料と併せて保管
出荷の控えと納品書の控え	出荷した入荷分、搬出場所、取引相手、相手に渡す産地情報を対応	出荷担当者が発送前に照合	販売先への書類と社内の控え
売買を伴わない移動の控え	出発側と到着側の記録を結び、通常の販売分と区別	搬出側・搬入側の担当者が移動時に確認	移動の控えの保管先

同じ品名でも、産地の資料を取り違えない

品名だけで規格書を選ばず、入荷分と対応している資料を結びます。社内の管理記号を使う際も、その記号から仕入先の伝票を開けるようにしておくとよいです。出荷資料の産地を前の取引から写す手順ではなく、今回出荷する品物の根拠に戻る手順を組みます。

保管先の名称と現場で呼ぶ倉庫名が違うときは、担当者が対応を確かめられる控えを用意します。相手方の本社名だけを見て、実際の搬入先や搬出元を読み替えない運用です。伝票を発送する担当者と現物を動かす担当者が異なる職場では、双方の確認が済んだことを記録に残しておきます。

不足した欄は、確認した内容と確認元を残す

空欄を前回の情報で埋めず、誰に何を確認したかを残します。聞き取った内容を追記する際は、元の伝票の記載と、後から確認して補った内容を見分けられる形にする整理です。担当者の記憶に頼らず、引き継いだ人も同じ資料に戻れる状態を目指します。

4．保存期間は、記録を作成した日から数える

Q&A（基本編）では、取引や搬出入等の記録は、例外を除き、記録を作成した日から3年間保存する必要があるとされています。例外は、消費期限が付された米穀等（仕出し弁当や給食など速やかに消費することを前提としたものを含む）が3か月間、記録作成日から賞味期限までの期間が3年を超える米穀等が5年間です。

保管の担当者には、書類を置く場所だけでなく、保存期間をどの記録作成日から数えているかも引き継ぐ整理がよいです。仕入れの資料と出荷の資料が別々の場所にあるときも、相互の保管先を控えておきます。

5．対象や例外に迷う取引は、資料をそろえて相談する

米トレーサビリティ法の質問・相談先として、農林水産省は最寄りの地方農政局等を案内しています。

個別商品の対象区分や、自社の取引・移動に例外が当てはまるかは、商品の表示、伝票、搬出入の経路をそろえて所管の窓口や専門家に確認します。相談用の控えには、品物の説明と取引相手、実際に移動した場所、現在残している書類をまとめると、確認したい点を伝えやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	仕入れ・出荷の伝票と現物を照合し、記録する項目の不足を確認したか
□	産地を示す資料が、今回の入荷分・出荷分に対応しているか確認したか
□	取引相手と実際の搬出入場所を分け、担当者同士で照合したか
□	売買のない移動を、通常の販売取引と区別して整理したか
□	不足項目について確認した内容と確認元を、元の伝票へ結び付けたか
□	記録作成日、保存期間、保管先を事務担当者と確認したか
□	対象区分や例外の疑問点をまとめ、所管の窓口や専門家への確認事項にしたか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月6日）

米トレーサビリティ法の概要：農林水産省：対象事業者、伝票類による記録・保存、産地情報の伝達、事業所間の移動
米トレーサビリティ制度Q&A～基本編～：農林水産省：取引の記録項目、年月日と搬出入場所の扱い、産地の伝達方法、保存期間と起算日、相談先
米トレーサビリティ制度Q&A～応用編～：農林水産省：受け取った伝票の記録事項が不足している場合の対応