36協定の過半数代表者を選ぶ前に事務担当がそろえる案内と記録

1．選ぶ目的を案内の冒頭に置く

厚生労働省の事業主向けQ&Aは、過半数代表者の要件の一つとして、36協定を締結するための過半数代表者を選出することを明らかにした上で、投票、挙手などにより選出することを挙げています。同じQ&Aは、労基則6条の2第1項に、過半数代表者の要件として「使用者の意向に基づき選出されたものでないこと」が明記されていると説明しています。案内を作るときは、何のために選ぶのかを見出しや冒頭で読める形にします。名前の記入欄や回答欄だけを先に配ると、何について意思を示すのかが伝わりにくくなります。

案内の準備では、目的の文面と、実施方法・実施予定・問い合わせ先を並べて見直すとよいです。口頭の説明だけに頼らず、あとから読み返せる文面を用意する進め方です。掲示用と配付用で別の内容にならないよう、確認を終えた版を共有します。

前年の案内を使う際も、担当者名や連絡先だけを置き換えて終わらせず、今回伝える目的と手順が合っているかを見直します。修正した案内が混在しないよう、配付した版を控えておきます。

2．参加できる範囲と連絡経路を照合する

同Q&Aは、正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイトなどを含むすべての労働者が、選出手続に参加できるようにする必要があるとしています。また、労働者の過半数がその人の選出を支持していることが明確になる民主的な手続として、投票、挙手、労働者による話し合い、持ち回り決議を挙げています。

準備する連絡先の一覧は、普段の会議への出席者や、日中に同じ場所で働く人だけの一覧になっていないかを見直します。出勤する時間帯や働く場所の違いも並べ、案内を見る経路と、参加するための経路を分けて確認するとよいです。

参加案内には、どこで説明を読めるか、どのように意思を示すか、質問はどこへ寄せるかをまとめます。案内が届いたことと、手続に参加できることを別々に見直すのが、準備上の着眼点です。

同Q&Aでは、過半数代表者が意見を集約する際の配慮の例として、イントラネットや社内メールを含む事務機器、事務スペースの提供を挙げています。意見を集める段階も見据え、使用する連絡手段や場所の調整先を整理しておくと、相談を受けた担当者が対応先を探し直さずに済みます。

3．周知から取りまとめまでの準備を割り振る

ここからは当社の整理です。

下表は、社内で担当と準備物を整理するための例です。誰が案内を作るかに加え、配付先を確認する人と、取りまとめを行う人も書き分けます。少人数で兼務する場合も、案内を出す前と結果を整理したあとに、見直す時点を置くとよいです。

予定は、案内を出す時点、参加できる期間、取りまとめる時点を分けて管理します。案内文の修正や問い合わせへの回答に使う時間も、社内の段取りとして見込んでおきます。

問い合わせが入った際は、内容を確認する人と返答する人をそろえます。案内の修正が生じたら、変更した箇所と再度伝えた相手を控えると、途中から担当する人にも経緯が伝わります。

4．結果と一緒に、案内・方法・確認待ちを残す

記録は、誰が選ばれたかだけでなく、どの案内を使い、どの範囲に伝え、どのような方法で意思を確かめたかを追える形にします。ここでは、後日の照合と引き継ぎに使う社内メモとして整理します。

取りまとめる記録には、実施した日、案内した範囲、実施方法、集計の対象とした人数、支持を示した人数、記録を作った人を残すとよいです。集計元の資料と取りまとめたメモを照合できるよう、資料の名称や保管場所も添えます。

回答がないものや内容の読み取りに迷うものは、担当者の推測で支持の回答へ置き換えず、確認待ちとして別に控えます。何に迷ったか、元の記録のどこを確認したいかを残し、相談の際に説明できる状態にします。

紙と電子の記録が混在する場合は、何をどこに保管したかをメモにまとめます。元の回答、集計用の表、確認後の取りまとめを見分けられる名前にすると、修正途中の表を最終結果と取り違えにくくなります。

引き継ぐ際は、案内の控え、実施経緯、集計元、確認待ちの内容を同じ目次からたどれるようにします。手続の経緯を残すことと、その扱いを判断することは、作業を分けて進めます。

5．判断が要る点は経緯を添えて相談する

厚生労働省は、令和8年8月19日の公表で、同年9月1日から行う取組の一つとして、全国の働き方改革推進支援センターに、36協定や特別条項の締結や柔軟な労働時間制度の活用を支援する「専門相談窓口」を設けると案内しています。この公表資料は、相談先を探すために参照しています。候補者の資格や選出の有効性など、個別の労務判断は専門家に確認します。

相談前には、配付した案内の控え、実施した方法、案内した範囲、迷っている点をまとめるとよいです。「これでよいか」という質問だけでなく、どの事実について確認したいのかが分かる資料を添えます。

相談結果を受けたら、確認した日、回答を受けた内容、修正した箇所を社内の記録へ戻します。案内や集計表の修正が必要になった部分も、元の内容との関係が分かる形で残しておくと、次に担当する人が経緯をたどれます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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