DXと業務効率化の違い｜中小企業が受注事務から考える最初の一歩

1．違いは「作業を軽くする」から、どこまで変えるか

中小企業の最初の一歩として、本稿では、受注事務の困りごとから考える方法を提案します。「どの転記を減らすか」と「注文した顧客に何を提供したいか」を並べて書きます。効率化を入口にしつつ、その先に変えたい仕事の姿を置く考え方です。

公式の定義は、ツールの導入だけを指していません

IPAのFAQは、経済産業省「デジタルガバナンス・コード3.0」の定義を掲載し、令和6年9月の資料と明記しています。

その定義には、製品・サービスやビジネスモデルの変革に加え、業務、組織、仕事の流れ、企業文化・風土の変革も含まれます。

つまり、受注ソフトを入れたという事実だけで判断するのでなく、そのデータで、顧客への対応や社内の役割をどう変えるかまで考える、という読み方ができます。これは定義を受注事務に当てはめた本稿の整理です。

なお、この記事は、経済産業省の原本ではなく、IPAのFAQに掲載された内容に基づいています。最新の版は、経済産業省のページで確かめてください。

2．目的・対象・変わるものを受注事務で比べる

次の表は、公式資料を踏まえた本稿の比較です。公式の判定基準ではありません。作例は、部品卸の受注事務を想定した架空のものです。実在企業の事例や導入効果を示していません。

業務効率化とDXは、対立する言葉として切り離す必要はありません。IPAの調査資料では、データを電子化する取組、業務を効率化する取組、全社の仕事や事業の仕組みを変える取組を区別して整理しています。

この区別から、本稿では「効率化はDXの入口になり得るが、効率化しただけで目指す変革まで実現したとは判断しない」と整理します。社内の改善だからDXに関係しない、と決めつける必要もありません。

3．入口は受注の転記、目指す先は納期回答に置く

何から考えるか迷う場合は、担当者が実際の注文を見ながら説明できる作業を選ぶことを勧めます。ここでは「注文を受けてから、納期を回答するまで」に絞ります。会社全体の仕事を列挙する方法には広げません。

架空の作例：改善案と変革の構想を並べる

以下は架空の検討例です。導入済みの会社の話ではなく、効果の予測も含みません。

後者も、共有する画面を作っただけで完了とはしません。架空の検討例として、在庫情報を誰が更新するか、欠品時には誰が出荷予定を確認するか、回答後に予定が変わったら誰が連絡するかを決めます。顧客にとって必要なのが確定した納期なのか、回答予定の連絡なのかも、聞き取る項目に入れます。

ここで示しているのは、検討する範囲の違いです。特定のソフトの機能や、納期を自動で確約できることを示すものではありません。

4．効率化をDXにつなげる分かれ目

本稿では、効率化の案を立てた後に、「その作業で得た情報を、次の判断に使うか」を確認することを提案します。受注台帳なら、入力を楽にする目的と、顧客への回答を変える目的を書き分けます。

架空の作例で、受注担当者の入力だけを見直すなら、まずはその作業の効率化として評価します。在庫や出荷の情報は別のままで、顧客への回答方法も変えない案であれば、今回の範囲を無理にDXと呼ぶ必要はありません。

DXにつなげたい場合は、納期回答に必要な情報をつなぎ、担当者の役割まで見直す構想へ進めます。どの部署が楽になるかに加え、「顧客は何を判断できるようになるか」を計画に書く、という違いです。

IPAの調査報告書も、業務効率化などの成果と、企業価値の創出へ展開することを分けて論じています。

この区別を踏まえ、転記が減ったかを見る項目と、顧客への納期回答が目的に沿ったものになったかを見る項目を別に置きましょう。手間の削減を確認しただけで、顧客への価値も変わったと扱わないためです。

5．最初に書くのは、手順・時間と「何のため」のメモ

受注事務の担当者と経営者で、実際の注文を見ながら、次の順に記入してみてください。これは本稿が提案する確認手順です。

1. 対象を「注文を受けてから納期を回答するまで」と書きます。
2. 入力、在庫確認、出荷予定の確認、回答の順に、手順と使う情報を書きます。
3. 作業に使った時間と、返答を待った時間を分けて記録します。未計測の欄は空欄にします。
4. 減らしたい負担と、顧客に提供したいことを別々に書き、今回扱う範囲を決めます。

次は架空の記入例です。時間は実測前のため、数字を置いていません。

経営者は、最後に「今回の目的は転記の負担を減らすことか、受注から納期回答までの提供方法を変えることか」を担当者とそろえてください。前者なら作業の変化を確認し、後者を目指すなら、顧客への確認と関係する担当者との検討を次の行動に置きます。

6．DXと業務効率化を考えるときの確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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