木材の確認情報は納品書にどうつなぐ？原材料資料と伝達の管理

1．入荷時の資料と出荷時の伝達内容を分けます

林野庁の制度ページでは、川上・水際の木材関連事業者の合法性確認を義務化する等の改正法が令和5年に成立し、令和7年4月に施行されたと説明されています。

林野庁の制度概要では、第1種事業者が収集・整理する原材料情報は、樹種・伐採地域・証明書です。 素材生産販売事業者向けの提供例では、伐採造林届出書で樹種と伐採地域も含めた原材料情報を提供できることが示されています。

第1種事業者から第2種事業者へ伝達する内容は、原材料情報の記録に関する情報と、合法性確認木材等であるか否かの情報です。 一方、第2種事業者の情報の受取・保存・伝達は努力義務で、保存・伝達するのは合法性確認木材等であるか否かの情報です。

ここでは、上流から受け取った資料の束と、下流へ渡す文面を分けて扱います。納品書の欄を増やす前に、自社の取引で受け取る内容と送り出す内容を責任者に確かめ、転記する範囲を決めるとよいです。

2．納品書か別紙に、確認結果を載せます

第1種事業者向けの納品書記載例では、原材料情報の具体的な中身まで伝えるかは任意とされ、すべて収集した旨や、収集できなかった内容を記載する方法も示されています。 同じ記載例には、納品書や請求書と分けて、伝達情報だけを添付書類として提供する形もあります。

第2種事業者向けの記載例でも、団体認定制度等を活用した場合の伝達情報と、クリーンウッド法に基づく合法性確認結果は別に記載する必要があるとされています。 公式のQ＆Aでは、ウェブサイトに情報を載せるだけでは不十分で、そのページのURL等を伝票やメールなどで相手方へ渡す必要があると説明されています。

記載例から確認するのは、原材料資料の収集状況と確認結果の書き分けです。社内の運用として、責任者が確認した文面を転記用の欄に残し、納品担当は対象の明細と文面の対応を照合する流れに整えます。別紙を使う運用では、納品書の参照欄と別紙の対象欄をそろえておくと、受取側も照合しやすくなります。

3．元資料から送付控えまでを対応表でつなぎます

ここからは当社の整理です。

次の表は、入荷した板材の資料を納品書へつなぐ事務の整理例です。各段階の書類に共通の管理記号を付け、元資料から納品明細へ、納品明細から送付控えへたどるために使います。表の項目は社内管理の提案です。

同じ品名の板材でも、入荷資料と出荷明細の対応は別に記録します。品名だけを検索の手がかりにせず、入荷控えと出荷控えを結ぶ欄を持つ形です。分割出荷の管理にも、その対応欄を使えます。

受け取ったファイルは原資料として残し、転記用の記録は別に管理するとよいです。原資料の記載、責任者が確かめた内容、相手に送った表現を後から比べるためです。納品書の修正も、原資料を上書きする方法とは分けて扱います。

4．保存記録は確認の理由と作成時点までそろえます

第1種事業者の保存例には、原材料情報と確認結果・理由等を整理した表を、証明書とセットで保管する方法があります。 運用説明資料では、第1種事業者の記録は、合法性確認を行った木材等を譲り渡すまでに作成するとされています。 同資料にある第1種事業者の記録の保存期間は作成の日から5年間で、作成の日から譲渡しまで5年を超える場合は譲渡しの時までです。

保存例は元資料と確認記録の組合せを確かめるため、運用説明資料（令和8年5月の版）は記録の作成期限と保存期間を確かめるために参照しています。納品書控えの保管だけで事務を終えず、社内では元資料の保存先と責任者の記録へ戻れるかを点検します。

事務の締切は、責任者による確認、納品書への転記、送付前の照合という作業の順に置くとよいです。それぞれに担当欄と完了欄を設け、納品担当が資料を探しながら結果まで判断する流れを避けます。引継ぎ時には、控えを開いた人が元資料と送付した版の両方を見つけられるかも確かめます。

5．食い違いは差戻し欄に残し、確認先を決めます

資料と現物の対応が取れない、対象の明細が分からない、転記用の文面が確定していない、といった事項は、差戻し欄に残して責任者へ渡します。記載内容を整える作業と、内容の妥当性を判断する作業を区別するためです。

確認を待つ事項には、照会先、回答を待つ項目、次に連絡する担当、社内の回答希望日を添えます。「確認中」という表示だけで終えず、納品担当が次に誰へ連絡するか分かる状態にしておくとよいです。

制度の適用や取引の区分は、該当する公式資料を手元に置いて所管の窓口へ確認し、個別の法的判断は専門家に確認します。照会には取引の流れ、相手との関係、対象の品物、受領した資料、判断に迷う箇所をそろえます。担当者間で結論を推測する前に、どの情報が不足しているかを伝える形です。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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