仕入食材は後から追える？納入日・製造ロット・使用献立を結ぶ記録

1．公式資料では、仕入元からロットまでを記録する

以下の公式資料は、2026年11月3日に確認しました。厚生労働省の「大量調理施設衛生管理マニュアル」は、同一メニューを１回300食以上、または１日750食以上提供する調理施設を適用対象としています。原材料については、品名、仕入元と生産者の名称・所在地、ロットを確認できる情報、仕入れ年月日を記録し、１年間保管することが示されています。改正通知では、中小規模の調理施設にも、同マニュアルの趣旨を踏まえた衛生管理の徹底を呼びかけています。

対象の考え方を把握したうえで、自施設に適用されるルールや保存期間は、所管の窓口や専門家に確認します。ここでは、記録同士をどう結び付けるかに話を絞ります。

農林水産省の外食・中食業向けマニュアルは、中間品や調理品のロットと、その材料になった入荷食材のロットとの対応関係が分かる記録を作成する考え方を示しています。同資料は、記録を整理して合理的な期間保存し、ただちに取り出せるようにしておくことも示しています。

ここからは当社の整理です。使用献立を管理する欄は、仕入れの記録と調理の記録をつなぐために設けます。献立表に食材名があっても、それを実際に使った記録まで確かめられる形を目指すとよいです。

2．製造元の表示と受入れの管理記号を分ける

整理する欄は、「納入を受けた日」「製造元などの元の表示」「使用した日と料理」「それぞれの資料の場所」です。社内で付けた記号は、資料を結び付けるための補助として扱い、製造元の表示を写した欄とは分けておきます。

受入れの管理記号から納品書や包装表示へ戻り、使用記録からも同じ記号を探せるようにします。年月日の表示は、何の日付として記載されていたかも残す整理です。読み取れなかった部分を推測で補ったり、納入日を製造日として扱ったりせず、確認が必要な欄として担当者へ渡します。

この表は独自の整理例で、指定様式ではありません。納品書に必要な情報がそろっている部分はそのまま参照し、足りない対応関係を使用記録などに足す形を考えます。同じ情報を別々の表へ転記するより、どこが元の記録なのかを明確にしたいところです。

3．受入れ時に、包装の情報と資料の場所を残す

受入れでは、伝票の記載と現物の表示を並べて確認する手順を組みます。食材名が同じでも、包装の表示が異なるものを区別して書ける欄を用意するとよいです。

転記だけでは不安な表示は、ラベルの控えや読める写真も管理記号と対応させて保存する方法が考えられます。写真を残す際は、品名と表示の関係が分かるか、文字が読めるかをその場で確かめます。撮影した担当者の端末だけに残さず、事務担当者が開ける保管場所を決める整理です。

仕入元と製造元の情報は、同じ欄へまとめず、元資料のどこから確認したかを残すと照合しやすくなります。表示の意味を確認する際も、納入業者に示せる控えが手元にある状態を目指します。

包装を処分してから入力する段取りでは、元の表示を照合し直す手がかりがなくなるおそれがあります。受入れ担当者は現物からの記録、事務担当者は保管先と未確認欄の点検、という分担を先に決めておくとよいです。

4．献立の予定を、実際に使った記録へつなぐ

使用記録には、予定した献立だけでなく、実際に調理した料理と使用した食材の管理記号を対応させます。使用日と提供日は別の欄にして、同じ日かどうかも記録から確認できる形を考えます。

同じ料理に表示の異なる食材を使った分は、対応する記号を併記する整理です。記号を代表のものだけに省略せず、どの資料まで戻れるかを確認します。献立や食材を変更した際は、変更前の予定と使用した内容を見分けられるよう、変更の控えを添えるとよいです。

同じ食材を別の使用日に使った分は、それぞれの使用記録へつなぎます。ここで整理するのは記録上の対応関係であり、使用や保管の可否の判断は責任者に引き継ぎます。

記録を締める前には、調理担当者が使った内容を確認し、事務担当者が元資料とのつながりを点検する分担が考えられます。記載漏れを後から埋める際も、記憶だけで記号を選ばず、確認に使った資料と確認者を残す扱いです。

5．引き継ぐ前に、食材側と献立側から探してみる

記録をそろえたら、食材の管理記号から使用日・献立を探す確認と、献立から使用した食材の納入資料を探す確認を行います。後任者にも同じ保管先を示し、担当者の記憶に頼らずにたどれるかを見るとよいです。

対応が途切れた場所は、「包装表示の控えがない」「使用記録に管理記号がない」「保存先を開けない」など、足りないものが分かる形で担当者へ返します。回答済みの事項と確認中の事項を分けて責任者へ渡し、記録がそろう前に対象の範囲を狭めない運用を考えます。

保管場所に加えて、記入する人、照合する人、未確認事項の受渡し先も引き継ぎ資料に残します。各作業の区切りとして、受領時、使用時、記録を締める前というタイミングを決めると、保留欄を誰が扱うかも明確になります。

保存期間や施設ごとの適用を決める場面は、自己判断で処理せず、公式資料を示して所管の窓口や専門家に確認します。事務担当者が準備するのは、営業形態や提供規模、扱う食品、現状の記録を説明できる資料です。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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