退職した従業員に証明書を求められたら｜交付前に確認すること

1．最初に、求められている書類を取り違えない

長崎労働局の資料では、雇用保険の離職票は受給手続に用いる書類であり、退職証明書の代わりにはならないと示されています。離職票については、茨城労働局が、離職者が交付を希望しない場合を除き、事業主が離職証明書を添えた資格喪失届をハローワークへ提出し、発行を受けて本人に交付する流れを案内しています。

ここからは当社の整理です。

「退職したことを証明する書類がほしい」という連絡だけでは、何を準備するかが曖昧です。受付では、提出を求められている書類名と、どの事項の証明を希望するかを、別々の欄に残すとよいです。

受付メモには、相手から伝えられた名称をそのまま残します。社内で使い慣れた呼び方に置き換えてから準備を始めるより、本人の依頼文を確認できる状態にする方が、後から照合しやすくなります。

電話で依頼を受けたときは、聞き取った内容を本人へ返して認識を合わせます。書類名がはっきりしないときに、担当者の想像で用途を決めないことが出発点です。

2．記載する範囲と交付時期を公式資料で確認する

労働基準法第22条第1項が挙げる事項は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由で、退職の事由が解雇の場合はその理由を含みます。同項では、これらの事項について証明書を請求された場合、使用者は遅滞なく交付しなければならないと定めています。また、茨城労働局の説明でも、証明書に本人が請求しない事項を記入してはならないとされています。

社内の準備では、本人の依頼内容をそのまま転記する欄と、記録に照らして確かめた内容の欄を分けます。過去に使ったひな形から下書きを作る場合も、以前の記載内容をそのまま残さず、今回の依頼と照合する流れが考えられます。未解決の箇所は確認を担当する人に渡し、担当者だけで結論を置かない運用にします。

希望する受取時期も聞き取り、社内で誰が準備を進めているかを共有します。希望日をメモしただけで処理済みにせず、確認中の箇所と作成状況を並べて見るとよいです。

3．モデル様式は、名称と注意書きまで読む

厚生労働省の主要様式一覧には、「退職事由に係るモデル退職証明書」が掲載されています。モデル本文は、退職した日と事由を証明する書き出しになっています。解雇された人が解雇の理由を請求しない場合には、該当箇所の「（別紙の理由による。）」を二重線で消し、別紙を交付しないという注意書きもあります。

様式を選んだ後は、本人が希望した内容と、選んだ用紙で表せる内容を見比べます。空欄があることだけを理由に埋めるのではなく、どの依頼に対応する記載なのかを説明できる状態に整えます。記入前の用紙だけでなく、注意書きも一緒に確認できるようにしておくとよいです。

4．受付から交付まで、引き継ぐ情報をそろえる

以下は、社内で処理を管理するための手順であり、法定の様式や保存義務を示すものではありません。作成と確認を同じ人が担う会社でも、下書きを作る作業と、依頼内容に戻って読み直す作業を分けます。

依頼を受けたら、作成する人と確認する人を決め、誰の返答待ちなのかが分かる状態にします。担当者の記憶だけに頼らず、依頼を受けた記録から交付した控えまでたどれる形が目安です。

確認では、記載の漏れだけでなく、希望にない内容が残っていないかも読み直します。差し替えが生じたときは、下書きと交付済みの版を見分けられる名前にするとよいです。交付した後の問い合わせに備え、何を根拠に文面を作ったかも控えと結び付けておきます。

内容を確かめる記録と、送るための情報を分ける

照合に使うのは、在籍の記録、担当した業務が分かる書類、支給内容を確認できる記録などです。どの資料のどの箇所を見たかを残しておくと、確認担当へ引き継ぎやすくなります。担当が変わる際にも役立ちます。本人へ渡す文面に必要な情報と、社内で確認に使った情報を分けて管理する考え方です。

送付先や受取方法は、内容の確認とは別に確かめます。下書きの内容が整っていても、連絡先の転記や同封物の選び方が違っていれば、依頼どおりの受け渡しにつながりません。内容の確認を終えた印と、交付した記録を分けて残すと、途中の状態も見分けられます。

5．理由の認定で迷ったら、確認先へ渡す

厚生労働省の主要様式一覧では、手続きの詳細や掲載されていない様式について、最寄りの労働基準監督署へ問い合わせるよう案内しています。

本人の依頼と社内記録の食い違いは、どの箇所が一致しないかを整理して社会保険労務士など専門家に確認します。事実として確認できる記録と、担当者の解釈を分けて渡すことが大切です。理由の分類や表現を、空欄を埋める作業として決めないようにします。

相談時には、本人の依頼文、確認に使った記録、下書き、意見が分かれている箇所をまとめます。判断を求める点が具体的になり、回答を受けた後にどこを直すかも追いやすくなります。回答の内容は文面を確認する担当者にも共有し、交付する版に反映したかを確かめます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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