従業員が退職したとき社会保険資格喪失届には何の書類を返すか

要点

協会けんぽ加入者の退職では、返却対象の資格確認書や各種認定証を本人・被扶養者分とも会社で回収し、資格喪失届に添えて返します。紛失等で資格確認書を回収できないときは、資格確認書回収不能届を添付します。

公開：2026年11月4日／情報の確認日：2026年11月4日（出典はこの記事の最後）

この記事は、従業員の退職で社会保険の資格喪失届を出す小さな会社の担当者が、本人と家族の資格確認書等の回収と、回収できないときの届出を確かめる流れをまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月4日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．届出の期限と、加入していた保険を押さえる

確認日：2026年11月4日。

退職に伴う返却書類と届出の準備を扱い、資格喪失日の個別判定や保険料の計算は扱いません。判断が必要な事情は、公式資料を示して専門家に確認します。

日本年金機構の退職時手続き案内では、事業主が被保険者資格喪失届を提出し、提出時期は事実発生から5日以内です。提出先は事務センターまたは管轄の年金事務所で、提出方法は電子申請、郵送、窓口持参です。

同じ手続き案内は添付書類を加入先別に分け、組合管掌健康保険の被保険者については「特になし」としています。この記載だけで手元の書類を処分する判断には進まず、加入先の案内と照合します。返却書類を集める担当と提出を進める担当が違う場合は、互いの進行状況を共有するとよいです。

2．本人分と家族分を、書類の名前ごとに確認する

協会けんぽ加入者の添付書類には、交付されている場合に限り、資格確認書、高齢受給者証、特定疾病療養受療証、限度額適用認定証、限度額適用・標準負担額減額認定証が挙がっています。

日本年金機構の返納手続き案内では、本人だけでなく、家族に交付された書類も事業主へ返す対象です。事業主は、回収した資格確認書等を被保険者資格喪失届に添えて日本年金機構へ提出します。

返却不要の書類を区別する際には協会けんぽ石川支部の案内が参考になり、健康保険証、資格情報のお知らせ、有効期限が切れた資格確認書は返却不要とされています。同支部は、有効期限内の資格確認書について、扶養家族分も含めて回収するよう案内しています。

受け取るときは、書類をひとまとめにせず、表題、誰の分か、交付の有無を照合するとよいです。本人から届いた封筒だけで家族分もそろったと扱わず、手元の書類と返答を見比べます。返却の要否を確認したものと、まだ返答を受けていないものを分けて記録します。

退職後の使用を防ぐため、日本年金機構は交付された資格確認書等を退職後に使用できないと案内しています。書類を返す案内とあわせ、本人に伝えた内容も記録に残すとよいです。

3．回収できない書類は、届出の案内へつなぐ

日本年金機構の回収不能時の案内では、添付を必要とする届書の提出時に交付済みの資格確認書を添付できない場合、健康保険資格確認書回収不能届が必要です。退職時の届書掲載ページにも、協会けんぽ管掌の事業所で交付済みの資格確認書を添付できない場合に、健康保険資格確認書回収不能届を提出する案内があります。

社内の記録では、「交付されていない」「返答待ち」「紛失したとの回答あり」を分けて残すとよいです。返却依頼を送ったことと、現物を受け取ったことも別に記録します。後から担当者が交代しても、未着の理由と、本人に最後に連絡した内容が分かる形にします。

用紙の名称だけで手続きを選ばず、返却対象なのか、何が添付できないのかを整理してから確認先へ伝えます。別の書類を回収できない場合の扱いも、担当者の推測で置き換えず、専門家に確認します。

4．回収の依頼から発送まで、現物の動きを残す

ここからは当社の整理です。

書類を返してもらう作業では、連絡の送信、本人からの回答、現物の到着、外部への発送を分けて管理するとよいです。以下は社内の進め方の案で、法定の記録項目を示すものではありません。

場面	主に動く人	残す内容
退職の予定が分かったとき	連絡担当	本人への連絡先、返却の案内を送る担当
返却を依頼したとき	事務担当	案内した書類名、回答待ちの事項、受取方法
本人から回答が来たとき	連絡担当	所持している書類、見当たらない書類、追加の質問
現物が届いたとき	受取担当	到着日、書類名、誰の分か、不足しているもの
提出・返送するとき	提出担当	添付内容、送付先、発送日、控えの保管先
後から現物が見つかったとき	事務担当	既に行った届出、返送方法を照会した相手と回答

提出の予定日だけを記録すると、回収の返答待ちがどこまで続いているか分かりにくくなります。返却依頼を送る日、回答を見直す日、未着分を窓口へ相談する日を社内の予定に分けます。社内で置いた予定と公式の提出期限を混同せず、期限の前に未解決の事項を確認担当へ渡す流れにするとよいです。

受付済みの控えを保管するだけで回収も完了した扱いにせず、未着の書類が残っていないかを見直します。封筒へ入れた内容が分かる記録を残すと、本人への再照会と発送後の問い合わせを混同しにくくなります。

5．返却先や提出内容に迷ったときの確認先

届出に関する相談先として、日本年金機構の電子申請の問い合わせ案内は、社会保険制度についての相談や、提出した届書の内容・処理状況についての相談を年金事務所に案内しています。返却できない理由、交付状況、既に行った提出の内容を整理して相談するとよいです。個別の適用や日付の判断は、公式資料を示して専門家に確認します。

地域の案内を読む際は、書類の扱いと送付先を分けて確認します。記載された宛先をそのまま転記せず、自社を担当する窓口へ照会します。電話等で回答を受けた場合も、相談した内容と回答を残してから発送へ進むとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	加入先と、今回参照する返却案内を照合したか
□	本人と家族それぞれの交付状況を確認したか
□	書類の表題と有効期限を照合したか
□	返却不要と確認したものと、未着のものを分けたか
□	回収できない理由と相談先の回答を記録したか
□	提出期限、担当者、送付先を確認したか
□	添付・発送した内容と、残っている作業を記録したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月4日）

従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き：提出者、期限、提出先・方法、加入先別の添付書類を確かめるために引用しました。
資格確認書等の返納手続き：本人・被扶養者の返却対象と、事業主を通じた返納の流れを確かめるために引用しました。
健康保険証等の返却について（令和7年12月2日より）：協会けんぽ石川支部の案内により、有効期限と返却不要の書類を確かめるために引用しました。
7-1：資格確認書の添付を必要とする届書提出時に添付ができないとき：返却対象を添付できないときに使う届出を確かめるために引用しました。
2-2：従業員が退職、死亡したとき：協会けんぽ加入事業所の回収不能時の案内を確かめるために引用しました。
電子申請・電子媒体申請　お問い合わせ先：届出について迷ったときの相談先を確かめるために引用しました。