修理依頼書には何を書く？機器番号・症状・発生時点の記録欄

1．現物と依頼内容を結ぶ記載欄をそろえる

書式を作る際は、機器を特定する情報と、不具合を伝える情報を分けます。書く順序も、対象機器、症状、発生状況、受け渡し、連絡先とそろえるとよいです。社内で探すための情報と、修理先が確認するための情報を並べて残す案です。

マネーフォワード クラウドは、修理依頼書のテンプレート・ひな形を提供しています。

次の表は、当社が提案する自社用の欄構成です。特定の提供元の様式を転載したものではありません。

この表の欄を社内の控えに置き、提出先の書式へ転記する情報を選びます。依頼先への質問は症状欄へ詰め込まず、確認事項として分けるとよいです。

2．社内管理番号と製造番号を混ぜない

機器番号という欄名だけでは意味が曖昧になるため、社内管理番号、型番、製造番号を別々に記入する構成にします。

エプソンは、同じ型番の製品でも、製造番号が異なることで区別できると説明しています。

社内管理番号は自社の備品台帳との照合に使い、メーカーへ伝える番号は現物の表示と照らし合わせます。記入欄のそばに、確認した表示の場所も残すとよいです。別の担当者が番号を見直す際の手がかりになります。

似た機器が並ぶ場所では、設置場所や使用部署も記録します。台帳から番号を写すだけで終えず、実際に依頼する機器との対応を確かめる運用にします。番号を読めない箇所は推測で補わず、読めない箇所と確認を担当する人を記録する案です。

3．症状と発生時点を見たままに残す

症状欄は、操作していた内容、起きたこと、画面やランプの表示に分けて書くとよいです。故障原因の推測より、実際に見聞きした内容を先に置きます。

エプソンの出張修理準備リストには、「発生時期と発生頻度」「発生したときの状況」が確認項目として挙げられています。

発生時点の欄では、最初に気付いた時点と、操作中のどの場面で起きたかを分けます。以前から起きていたかどうかを、気付いた時点だけで決めないためです。記憶が曖昧な部分は、分かる範囲と確認待ちの部分を分けて残します。

頻度の欄は、毎回なのか、ときどきなのか、確認できた範囲を記します。観察していない期間まで含めた書き方は避け、実際に見た担当者の記録を基にまとめる案です。

短い記入例では、原因の診断を加えず、観察した内容と確認待ちを並べます。

症状：印刷を開始した後、用紙が途中で止まった。
表示：表示内容の写真を添付。
発生時点：始業後の印刷中に気付いた。起き始めた時点は不明。
頻度：使用担当者に確認中。
依頼先への質問：同梱する物と、追加で必要な情報を確認したい。

この程度の短さでも、症状と質問を別に書けます。原因、修理方法、使用を続けられるかどうかの判定を依頼書で行わず、修理先への確認事項として扱います。

4．付属品は送る物と残す物を分ける

付属品欄は、機器に付いていた物の一覧と、今回渡す物の一覧を区別するために使います。依頼先の案内を読み、同梱する物の名称を記録します。

キヤノンのケーブルIDプリンター／プレート&シートプリンター向け案内には、本体の故障でも電源用品を同梱する指示があります。

この案内の対象製品に関する指示として読み、別の機器の付属品は、その機器の修理窓口に照合します。自社の欄には、確認した案内の所在と、窓口から受けた回答を残すとよいです。

発送時の控えでは、本体、同梱品、添付資料を分けて記録します。返却後はその控えと戻った物を照合する流れです。書式上の確認対象を受け渡しまでつなぎ、返却の確認を担当する人も決めておきます。

5．提出用の書式と社内の控えを照合する

自社用の依頼書は、提出前の確認と社内での問い合わせに使う控えとして整えます。

キヤノンの前掲の修理案内は、指定の修理依頼書へ必要事項を記入し、修理対象品に添付して送るよう求めています。

提出前には、窓口の書式、記入済みの依頼内容、現物の識別情報を照合します。現場で症状を見た担当者には状況の記載を、総務などの受け渡し担当者には付属品と連絡先を確認してもらう分担案です。

送った時点の控えはそのまま残し、後から分かった症状や窓口からの回答は追記欄へ記録します。訂正した内容と相手へ連絡した内容も分けておくと、どこまで伝えたかを確認できます。依頼書、添付した写真、窓口とのやり取りを同じ機器から探せる置き方にするとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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