画像が多いPowerPointの容量を小さくする手順と確認点

1．原本と共有用を分け、読む場面を決める

作業前に元の資料を複製し、原本と共有用の名前を分けます。原本には手を加えず、容量を小さくする操作は共有用で試す流れにします。あとで写真の範囲や見せ方を変える可能性があれば、資料に使った元の画像も残しておくとよいです。

次に、相手が画面で読むのか、紙に印刷するのかを決めます。写真の雰囲気が伝わればよい資料と、細かな表示を読む資料では、残したい情報が違います。どこまで読めれば共有できるのかを先に決めると、仕上がりを比べる観点が定まります。

作業前の容量と、読みにくくしたくないページを控えておきます。見た目に問題がないか確かめる対象は、写真が大きく載ったページだけではありません。画像の中に文字や細線があるページも選んでおきます。

2．画像を選び、圧縮する範囲を設定する

この記事は Windows のデスクトップ版を対象とし、ウェブ版では画像圧縮を利用できません。ここでは公式ヘルプの操作手順をもとに整理します。

資料内の画像を選ぶと［図の書式］タブが現れ、［調整］にある［画像の圧縮］から設定を開けます。資料全体の画像に適用する場合は、［この画像にのみ適用する］の選択を外します。

選んだ画像だけを圧縮する場合は、［この画像だけに適用する］をオンにします。

実務では、資料全体を軽くしたいのか、特定の写真だけを調整したいのかを、設定を開く前に決めておきます。まとめて変更したあとも、読みにくくしたくない画像は個別に見直すとよいです。

操作の名称は、画面上の表記と照らし合わせます。ここに記した機能の確認日は、出典の一覧にまとめています。

3．解像度を下げるときは読みやすさを比べる

画像の既定の解像度を下げることでも、資料全体の容量を小さくできます。設定場所は［ファイル］→［オプション］→［詳細設定］です。［イメージのサイズと画質］の設定は、開いている資料だけに適用されます。［イメージのサイズと画質］内の［既定の解像度］では、公式ヘルプは容量を減らす設定として150ppi以下を案内しています。

画像を圧縮すると細部が失われ、見た目が変わる場合があります。

容量を減らすための設定と、仕上がりを採用する判断は分けて考えます。共有用で設定を変えたら、原本の同じページと並べて比較します。細い線が途切れて見えないか、画像内の小さな文字を読み違えないかが確認の中心です。

表示を大きくして見比べるだけでなく、相手が読むときの大きさでも確認します。紙で配る資料なら、文字や図が細かなページを試しに印刷し、手元で読めるかを見るとよいです。容量が小さくなっても、説明に必要な情報が読み取れない仕上がりは採用を見送ります。

4．切り取った部分と編集用データの削除を分ける

画像はトリミングしただけでは、切り取った領域が非表示のままファイル内に残ります。切り取った部分を削除する操作では、［圧縮オプション］の［図のトリミング部分を削除する］をオンにします。切り取った部分の削除は、保存するまでなら元に戻せます。

［編集データを破棄する］は、画像の変更を元に戻すためのデータを削除する設定です。編集用データを削除したあとに画像の編集を戻す場合は、画像の再挿入が必要になります。

実務では、まだ写真の見せ方を調整する段階か、配布する内容が固まった段階かで、削除するかを考えます。あとで周囲まで見せ直す可能性がある写真は、原本を残してから共有用で処理します。軽くする操作をまとめて進める前に、どのデータを残したいかを決めておくとよいです。

5．保存後は容量と読める内容を確かめる

たとえば、写真と操作画面を含む説明資料なら、画像の種類ごとに確認する箇所を変えます。

作業後は保存した共有用を開き直し、容量の変化と表の観点を確かめます。編集途中の画面だけで終えず、実際に渡すファイルを見る流れにします。送る直前には、添付する資料が共有用であるかも照合するとよいです。

容量があまり変わらなければ、変更した対象範囲を見直します。その場でさらに画質を下げ続けるより、どの操作を試したかを整理してから次を判断します。引き継ぎには、原本の場所、変更した設定、確認したページを短く残します。次の担当者も、同じ観点で仕上がりを確かめやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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