ミルシートはどの鋼材のもの？チャージ番号と納入材の対応管理

1．公式標準で照合の手掛かりを確かめる

確認日：2026年11月4日。

鉄鋼EDIセンターのダウンロードページに掲載されているのは、「鋼材検査証明書（ミルシート）電子媒体 標準」の2022年10月14日発行版です。この標準は、証明書と現品情報の対応する範囲と、受け取った原本の扱いを確かめるために参照します。

国内用バーコード標準では、EDIメッセージとの照合キーを「供給者企業コード」及び「現品番号」、または「梱包番号」としています。

ここからは当社の整理です。

社内で「チャージ番号」と呼ぶ欄については、受け取った書類の欄名も残し、どの項目同士を対応させるかを仕入先に確かめるとよいです。番号の名称をまとめ直すよりも、原文の欄名と照合に使った値を一緒に残すことを出発点にします。

2．現品から証明書へ戻れる対応表を作る

引き継ぐ記録は、納入された材料から証明書を探す方向と、証明書から対象の材料を探す方向の両方で読めるようにします。納入日や品名だけで整理せず、現品を識別した表示と証明書の保管先を結び付ける形です。

次の表は、事務で残す記録の例です。取引先が定める様式としてではなく、自社の受入記録に足す欄を検討するために使います。

証明書の場所だけを記入して終えず、どの明細を確認したかも残すとよいです。現品の表示を確かめる担当と、書類を保管する担当が違う場合は、確認者の欄で受け渡します。引き継ぎ時には、次の担当者が手元の材料から元の書類を探せるかを試します。

転記する際は、元の文字列を残す欄と社内の管理番号を分けます。先頭の文字や区切り記号を省略しない扱いにしておくと、仕入先へ問い合わせる際にも同じ表示を示せます。対応表の記入だけでなく、実際の表示を見て照合したかを記録することが大切です。

3．分納や切断では対応の範囲を分けて残す

電子媒体標準では、ミルシートのファイル作成単位と鉄鋼EDI情報のレコード単位が一致しない場合もあるため、詳細は当事者間で協議するとしています。

書類のファイルを受入記録に結び付ける際は、ファイル全体と納入材全体をそのまま同じ範囲として扱わず、今回の納入に対応する明細を確認します。

分納分は納入の記録を分け、どちらからも同じ元の証明書へたどれるようにします。切断や払出しを伴う作業では、加工前と加工後の社内識別をつなぐ欄を設けるとよいです。残材も管理の対象にするなら、残材側から受入分へ戻る記録を用意します。

現品表示の引継ぎ方法は、品質管理の担当者と事前に取り決めます。事務側で番号を推測して補ったり、別の現品の表示を転記して処理を終えたりせず、対応を説明できないものは確認待ちに分けます。

4．原本と照合メモを別に保管する

電子媒体標準では、電子媒体で発行したミルシートの原本は電子媒体とされています。

受け取った元のファイルを保存し、社内で付ける印や照合メモは対応表に残します。元のファイルと、確認作業のために作った資料が見分けられる名前や置き場を決めておくとよいです。

紙で受け取った書類についても、原本の置き場と、社内で参照するデータの置き場を対応表に記入します。担当者が替わっても探せるよう、個人の受信箱にだけ残す運用を見直します。

照合メモは、確認が済んだ項目と、回答待ちの項目を分けて短く残します。

現品の表示と証明書の該当明細を照合済み。
切断後の社内識別との対応は、品質管理担当の確認待ち。
元の証明書の保管先と、仕入先からの回答の保管先を対応表に記入。

5．対応が決まらない材料は仕入先に照会する

照会には、納品書の該当明細、読める状態の現品表示、証明書の該当箇所をそろえます。「番号が違う」という連絡だけで済ませず、比較した欄名と値、どこまで対応が取れたかを伝える形です。相手が同じ箇所を見て答えられるようにします。

番号の末尾を省略してよいか、表示を別の番号へ読み替えてよいかは、仕入先からの回答を受けて確認します。回答は担当者の記憶に頼らず、対応表から参照できる場所に残します。保留を解く人と、回答を待つ期限も社内で決めておくとよいです。

材料の表示や証明対象の範囲は仕入先・発行元へ、材料の強度や採用可否は品質管理・技術の担当者へ確認します。書類がそろったことと、使用の判断を終えたことは、記録の欄も担当も分けて扱います。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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