最後に退社する担当者の確認手順｜機器・消灯・施錠を確かめる順番

要点

最後に退社する担当者は、室内の情報と機器を確かめ、消灯、出口の施錠、退出記録へ進む順番を基本にするとよいです。常時稼働する機器の扱いは管理者と事前に合わせ、一律に電源を切る手順にはしません。担当の引き継ぎと、確認後に使った場所の再確認も流れに含めます。

公開：2026年11月4日／情報の確認日：2026年11月4日（出典はこの記事の最後）

この記事は、最後に事務所を出る担当を決めたい小さな会社の経営者・事務担当が、室内の情報と機器・消灯・施錠・退出の記録を確かめる順番と、迷ったときのつなぎ先をまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月4日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．公式資料で押さえる確認の範囲

確認日：2026年11月3日（以下の一次資料共通）。

IPAは、個人事業主や小規模事業者を含む中小企業の利用を想定したガイドラインを公開しています。参照した「5分でできる!情報セキュリティ自社診断（解説編）」の表紙は、2026年9月の表記です。この解説編を、退社前に確認する範囲の根拠として使います。

自社診断解説編では、事務所の入口だけでなく、サーバールーム・書庫・金庫などの施錠も対策に挙げています。解説編の「最終退場時のチェックリストの例」では、電源チェックの対象例に、パソコン・モニター・サーバーが挙げられています。また、最終退出者と退出時間の記録を残すことも挙げています。退社時の機器・備品を引き出しやロッカーにしまい、施錠する対策例もあります。

2．退出を始める前に担当と機器の扱いを合わせる

ここからは当社の整理です。

最終退出の担当は、その日の在室状況を確かめてから引き受ける形にします。自席の片付けが終わったことと、事務所全体の確認を終えたことは、分けて扱うとよいです。残っている人の退社予定や、別室で続いている作業も、確認範囲に含めます。

途中で担当が交代するときは、確認済みの場所と、まだ見ていない場所を言葉にして引き継ぎます。「あとは任せます」だけでは、機器の確認まで済んでいるのか、最後の施錠だけを頼んでいるのかが伝わりません。引き受けた側からも、残っている作業を確かめる形です。

常時稼働するサーバー等の扱いは、退社時にその場で決めず、機器管理者へ事前に確認します。止める対象と、稼働を続ける対象を区別し、担当者が見分けられる状態にしておくとよいです。電源が入っているという理由だけで、退出担当者がまとめて停止する運用にはしません。

3．室内から出口へ進み、施錠後に記録を残す

巡回は、室内の確認を終えてから出口へ向かう流れにします。機器の確認より先に消灯を済ませるのではなく、対象が見える状態で室内を確かめる進め方です。鍵を閉めた後に取りに戻る物も、巡回を始める前に手元へそろえます。

下の表は、担当と確認する場面を整理した例です。記入用の書式ではなく、手順を組み立てるための見取り図として示します。

場面	担当	確かめる内容
最終確認の開始前	退出担当者と在室者	残っている人と作業場所、退出担当の引き受け
室内を巡回するとき	退出担当者	机や共有場所に残る書類・機器と、保管場所の状態
機器の前を通るとき	退出担当者	管理者と合わせた停止対象、稼働を続ける対象の状態
室内の確認を終えたとき	退出担当者	消灯する場所と、施錠対象の部屋・保管場所
出口を閉めたとき	退出担当者	出口の施錠と、退出した人・時刻の記録

室内では、書類や持ち運べる機器の置き残しを見てから、機器ごとの扱いを確かめます。保管場所へ戻した後は、収納したことと施錠したことを分けて確認する流れです。共有場所も対象に含め、個人の机だけで巡回を終えないようにします。

その後、消灯する場所を確かめ、出口へ進みます。最後の扉は、閉まっている様子だけで済ませず、施錠できたことを確かめる扱いです。退出の記録には、引き継ぎの予定ではなく、実際に最後の確認を終えて退出した担当者を残します。

4．戻り作業の後は、触れた場所を確かめ直す

確認を終えた後の忘れ物や片付けで、機器を使い直したり、保管場所を開けたりすることがあります。その際は、先ほどの確認済みという扱いをいったん外し、使い直した機器、開けた収納、通った部屋を確かめ直す進め方です。

確認の途中で別の人が部屋へ戻ったときも、退出担当者に分かるようにします。戻った人が自分の作業を終えただけでは、担当者の巡回で何を確認し直すべきかが伝わりません。使った場所や機器を共有し、その後の最終確認を誰が担うかを合わせるとよいです。

また、確認した記憶が曖昧な項目は、済んだものと推測せず、対象を見直す扱いにします。記録を先に埋めてから巡回するのではなく、現物を確かめた内容を残す順番です。変更が生じた場所を追えるようにすると、途中からの引き継ぎにも使えます。

5．施錠や停止の判断に迷う日は、管理者へつなぐ

機器の扱いが分からないときは、機器管理者へ、対象の場所、現在の状態、自分が行った操作を伝えて確認します。返答がないことを、停止してよいという意味には扱いません。担当者の代わりに確認する相手も、退社前に分かる状態にしておくとよいです。

鍵が閉まらない、鍵の所在が分からないといった異常は、建物や鍵を管理する担当者へ連絡する流れにします。連絡しただけで確認完了にせず、誰へ引き継ぎ、どの対応を受けたかまで残す扱いです。通常どおり終えた日と、未解決のまま引き継いだ日を分けて記録します。

建物固有の施錠や警備の操作は、建物管理者の案内に沿って確認する方針です。機器の停止や施錠の技術的な判断が必要な点は、管理者を通じて保守担当者などの専門家に確認します。退出担当者だけで判断を抱え込まないための連絡先を、通常の巡回手順とともにそろえます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	最後に確認して退出する担当者と、担当交代時の引き継ぎ範囲を共有したか
□	残っている人や作業場所を確かめ、室内の巡回を始めたか
□	書類・機器の置き残しと、保管場所の施錠状態を確認したか
□	停止する機器と稼働を続ける機器の扱いを、管理者と合わせたか
□	消灯、部屋や出口の施錠、戻り作業後の再確認を終えたか
□	退出した人・時刻と、異常があった場所・引き継ぎ先を記録したか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月4日）

中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン：利用を想定する事業者の範囲と、関連資料の公開状況
5分でできる!情報セキュリティ自社診断（解説編）：表紙は2026年9月。冊子66ページの施錠と退出記録、67ページの電源チェック、70ページの機器・備品の施錠保管