住宅履歴情報は何を残す？新築・修繕・改修の図書と原本の分け方

1．住宅の履歴として集める範囲をそろえる

確認日：2026年11月4日。

国土交通省は、住宅のつくりや性能、建築後の点検・修繕・リフォームの記録を保存・蓄積したものを住宅履歴情報としています。工事代金の書類だけを集める整理では、建物の状態を示す図書とのつながりを見落としやすくなります。

国土交通省のサイトには「住宅履歴情報の蓄積・活用の指針（解説付）」が掲載されています。この指針は平成21年2月24日付の資料です。以下では図書を分ける手がかりとして読み、個別の保存義務や必要書類の判断とは区別します。

2．新築は手続きの図書と完成時の図面を分ける

国土交通省の参考資料では、戸建住宅の新築段階に蓄積する主な情報として、建築確認の手続きに用いた書類・図面と、完成までの変更を反映した新築工事関係の図書を分けています。

指針は、建築申請後に図面が変わった場合、修正箇所を反映した完成版の住宅図面を残すことを重視しています。事務で受領一覧を作る際は、図面の名前だけでなく、計画時のものか、完成時の状態を示すものかを記入するとよいです。図面ありという記載だけでは、どの状態の建物を示しているのかが伝わりません。

引渡しの前後には、受け取る予定の図書と、受領した図書を照合します。差し替えが続いている図面は、完成版を確認する担当者と確認待ちの理由を残します。整理の途中で判断がつかないものは、受領済みという理由だけで完成版の扱いにしない運用にします。

3．点検・修繕・改修は工事や調査のまとまりで残す

参考資料では、維持管理計画として、点検・修繕の時期や内容の目安を示す図書・図面を挙げています。修繕と改修・リフォームでは、それぞれの工事時に作成・提供された書類、図面、写真等が蓄積する情報に挙げられています。予定を示す図書と、調査結果や工事後の状態を示す図書は、一覧でも欄を分けると追いやすくなります。

指針では、リフォームや改修で作成した設計図書類を、その項目内で実施事項ごとにまとめ、時系列に保存する整理を示しています。工事名の欄に加え、建物のどの部分を対象にしたかを記入する欄を設けると、新築時の図面との照合に使えます。

修繕と改修が混在する工事では、事務担当者が名称だけで分類を確定せず、施工側へ対象部分と変更内容を照会します。受け取った書類の名称を残したまま、社内で探すための分類を別欄にする方法もあります。工事前後の図面を差し替える際は、旧図面と現況を示す図面を見分けられる表示にします。

4．原本の所在までつながる受領一覧を作る

ここからは当社の整理です。

建物名だけに頼らず、所在地、棟、住戸など、自社で対象住宅を取り違えないための情報を一覧の先頭に置きます。そのうえで、元の記録、受領した図書、所有者への引渡し、原本の保管先がつながる並べ方にします。住宅の基本情報を訂正した際は、関連する一覧にも同じ訂正を反映する運用が考えられます。

表は、書類の受領から保管までをつなぐ架空の整理例です。ここでの引渡し先は、住宅所有者や社内の保管担当を想定しています。行政へ提出する書類の一覧や、法定の様式を示すものではありません。

原本を手元に保管するか、所有者へ渡して控えを持つかは、実際の受渡し内容に沿って記録します。保管棚の場所やファイルの保存先に加え、紙の原本か電子データかも記入すると、一覧から現物へ戻る道筋ができます。所在が分からないものを空欄で残すより、所在確認中であることと確認を担当する人を記入する方が、引継ぎの状況を伝えやすくなります。

5．確認待ちは相手と期限を決めて引き継ぐ

指針では、図書そのものに加え、情報作成日や情報作成者などの属性情報も蓄積する扱いです。図書の中身を照会するときは、書類名、対象住宅、工事や点検の内容をそろえて、作成した担当者へ確認します。作成者と原本を持っている人を別々に記録しておくと、内容の照会と原本の受領を混同しにくくなります。

国土交通省では、住宅の設計・施工・維持保全等に関する情報の新たな活用と、それに対応する保存・蓄積のあり方を検討しています。保存・蓄積のあり方が見直される可能性があるため、見直しの際はこの検討の状況も確かめるとよいです。

個別の保存義務、原本を渡せるかどうか、書類を処分できるかどうかは、対象住宅と書類を示して所管窓口・専門家に確認する扱いとします。照会中の案件には、相手、質問内容、返答を確認する予定日を残します。社内の確認期限は、引渡しや次の工事の予定に合わせて設定し、法定の期限とは分けて記入するとよいです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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