Googleフォームで回答により質問を分けるセクション分岐の設定手順

1．分岐の質問と、移動先のまとまりを用意する

分岐に使う質問形式は、専用ヘルプで示されている多肢選択式かプルダウン形式から選びます。一方、質問形式の一覧では、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンのどの欄にも、回答に応じて特定のセクションに移動するように設定できると書かれています。一覧のラジオボタンは、回答者が回答を1つのみ選択できる形式です。この記事では専用ヘルプに合わせ、1つだけ選ぶ形式かプルダウンで分岐を作る前提で書きます。日本語のヘルプには、AI 技術を使用して翻訳されたコンテンツが含まれている場合があると書かれているため、形式の名前は自分の画面と照合します。画面で質問形式を探す際は、回答を選ぶ質問と、移動後に記入する質問を分けて考えると整理しやすくなります。

移動先を作るには、編集するフォームでセクション追加アイコンを押し、新しいセクションの名前を入力します。名前には、移動後に何を答える場所かが分かる言葉を使うとよいです。「詳細入力」「共通の確認」のように役割を表す名前なら、設定を引き継ぐ人も行き先を見比べやすくなります。

質問を作り始める前に、全員に聞く内容と、回答に応じて聞く内容を紙に分けておきます。詳しく聞きたい内容をすべて冒頭に置くと、どこから分けたいのかが分かりにくくなります。先に分かれ目を決めることが、設定を見直すときの手掛かりになります。

2．回答ごとの行き先と、その後の進み先を設定する

質問のタイトルの右側で形式を選び、回答の選択肢を入力します。「はい」「いいえ」のような短い言葉だけで意味が伝わりにくいときは、何について選ぶのかが質問文から分かるように整えます。

分岐する質問の右下にあるその他アイコンから［回答に応じてセクションに移動］を選び、回答に対応する移動先を指定します。選択肢の文面と行き先の名前を横に見比べながら設定すると、対応の取り違えを探しやすくなります。

回答に基づいて終了させるときは、移動先として［フォームを送信］も選べます。各セクションの下部では、その先に進むセクションも指定できます。分かれ目から進む先に加え、移動した後の終わり方まで確認するのが要領です。途中の質問へ正しく進んでも、その後に別の回答者向けの内容へ進む構成では、意図した流れになりません。

回答を省略させない設定は、質問の［必須］をオンにする操作です。受付の要否など、後の流れを決める問いについては、回答を求めるかどうかも作成時に検討します。質問の追加と行き先の指定を終えてから、文面だけでなく回答の流れとして読み直すとよいです。

3．受付の要否から、聞く内容を分ける例

ここからは当社の整理です。

社内の事務受付で、詳しい聞き取りが必要かを選ぶ場面を考えます。まず「詳しい聞き取りは必要ですか」と尋ね、必要と答えた人には内容を記入してもらい、不要と答えた人はそこで回答を終える、という設計です。

この表は、聞きたい内容と進み先を対応させるための見本です。実際に使う質問文や受付項目は、業務に合わせて決めます。受付の要否を選ぶ問いに、受付内容を長く書き込む役割まで持たせないほうが、分かれ目を読み取りやすくなります。

全員に知らせたい注意事項は、途中で回答を終える人にも届く位置を検討します。詳しい内容を尋ねる場所にだけ案内を書いてしまうと、その場所へ進まない人には伝わりません。どこで聞き取りを終えてよいかを先に決め、終了の手前で必要な案内を読める構成に整えます。

4．予想と違う質問が出たときに見直す場所

質問を特定の順序で見せる場合について、公式ヘルプは質問をシャッフルしないよう案内しています。同じヘルプでは、質問の順序のシャッフルは、フォームの上部にある［設定］の［プレゼンテーション］の［フォームの表示］で［質問の順序をシャッフルする］をオンにする設定とされています。分岐を使うフォームでは、この設定がオンになっていないかも見ます。

回答者に送信するフォームへのリンクは、右上の［プレビュー］または［共有］から［回答者に送信するリンクをコピー］で取得できると案内されています。編集画面の設定を見直した後は、回答者に送るのと同じリンクの側でも、意図した流れかを確認する段取りにします。

余分な質問が現れたときは、まず選んだ回答と設定した行き先を照合し、次に移動後の終わり方を見直します。想定より早く終了した場合も、途中の行き先だけでなく、どこを終了地点にしたかまでたどると整理しやすくなります。

表示された質問が正しいかだけで確認を終えず、表示するつもりのなかった質問が途中にないかも見ます。作成者は内容を知っているため、余分な質問にも答えて先へ進みがちです。質問の必要性を知らない人のつもりで読み直すと、案内の不足にも気づきやすくなります。

5．選択肢を変えて確かめ、引き継ぎに残す

確認は、用意した選択肢ごとに進み方を変えて行います。目当ての入力先へ進めたことと、入力を終えられたことを分けて記録すると、修正する場所がはっきりします。回答内容には確認用の文面を使い、確認を担当する人の間で見分けられるようにしておくとよいです。

記録には、選んだ回答、見せたい内容、見せたくない内容、終わる位置、確認した結果を残します。設定の名前だけを控えるよりも、どう進むことを意図しているかが伝わります。うまく進んだ選択肢だけを記録せず、確認した範囲が後で分かる形にします。

担当者へ渡す際は、質問を追加した箇所や行き先を変更した箇所も共有します。文言を直しただけなのか、進む順番まで変えたのかを分けて残すと、再確認の範囲を考えやすくなります。最後に、回答を終えた人へ追加で聞く必要がないかを見直し、受付後の作業につながる内容かを確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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