Excelの作業メモを出さず提出部分だけ繰り返し印刷するには

1．提出部分を選び、設定して保存する

ここでは、表の右側や下側のセルに記入した作業用メモを、紙に出さずに残しておく場面を扱います。セルに付ける注釈や、ファイルそのものを提出する前の検査は別の確認です。

印刷範囲は、印刷するワークシートの領域を指定する設定です。操作前に、紙に必要な見出し、明細、合計欄などがどこまでかを見定めます。表の途中で選択を止めると、見せたい内容も抜けるためです。

セルの選択から保存まで

ワークシート上で、印刷対象にしたいセルを選びます。続いて、［ページ レイアウト］タブの［ページ設定］グループから［印刷範囲］、［印刷範囲の設定］の順に選びます。設定が済んだらブックを保存し、使い続けるファイルを取り違えないようにします。

このヘルプの適用先は Excel for Microsoft 365、Excel 2024、Excel 2021、Excel 2019、Excel 2016 です。画面の画像は Excel 2013 で作成されたもので、別のバージョンでは表示が少し異なる場合があるとされています。画面の位置だけを頼りにせず、対象を選ぶところから保存までの流れで引き継ぐとよいです。

2．次に使うときも、印刷前に内容を照合する

保存した後の作業では、前回と同じ形に見えるかだけでなく、今回提出する内容がそろっているかが判断の中心になります。変更した箇所を先に把握しておくと、見る場所を絞りやすくなります。

印刷前の表示は、［ファイル］から［印刷］を選んで開きます。表の先頭だけで済ませず、末尾まで見て、不要な説明が出ていないか、必要な注記まで抜けていないかを確かめます。印刷範囲のヘルプでは、すべての印刷領域を表示して目的の領域か確かめるには、［ブックの表示］グループで［表示］＞［改ページ プレビュー］を選ぶと案内されています。

作業メモまで出る場合

印刷画面には、設定した領域に限定せず印刷するための［印刷領域を無視］という選択肢があります。作業メモまで含まれるときは、対象の選び方に加えて、この指定が選ばれていないかも確認するとよいです。

内容を確認した後、［印刷］を選んで出力します。

内容が欠けたときは、すぐに表を消したり並べ直したりせず、提出対象として決めた部分と、画面に出ている部分を照らし合わせます。必要な箇所がすべて残り、内部のメモが混ざっていないことを確認してから出力する流れです。

3．共有する項目と内部のメモを分ける例

ここからは当社の整理です。

たとえば、備品の購入予定を社内の承認担当へ渡す場面です。提出する欄の右側に、見積もりの照会先や検討途中の事情を置いているとします。表は内容の区分を示すためのもので、操作画面を再現したものではありません。

紙に残すのは、承認に必要な品名、用途、申請理由の部分です。内部の検討経緯を出さないことと、判断に必要な申請理由を残すことは、別々に確認します。

メモらしい文章をすべて除くのではなく、受け手に必要な説明かどうかで対象を決める考え方です。社内向けと社外向けで必要な説明が異なる場合は、前回の出力をそのまま正解にせず、今回の渡し先に合わせて見直します。

4．表が伸びたら、隣り合う部分かを確認する

明細や注記を追加したときは、前回の対象と今回必要な対象を比べます。特に末尾に足した内容がある場合は、印刷前の照合で追加箇所から見るとよいです。

印刷範囲のヘルプでは、追加するセルを選び、［ページ レイアウト］タブの［ページ設定］グループで［印刷範囲］、［印刷範囲に追加］の順に選ぶと、隣接するセルなら印刷領域を拡大できると案内されています。離れたセルを追加すると新しい印刷領域になり、各領域は別のページとして印刷されるとされています。

必要な内容が離れているときは、追加すれば同じ紙面に続くと考えず、分けて出してよいかを先に判断します。設定を作り直す場合も、最初に選ぶ対象をまとめ直してから進めると、内部の作業メモを挟み込んでいないか見直しやすくなります。

解除は影響する範囲を見てから

同じヘルプでは、解除は［ページ レイアウト］タブの［ページ設定］グループにある［印刷領域のクリア］で行い、ワークシートに複数の印刷領域がある場合は、ワークシート上のすべての印刷領域が削除されると案内されています。ほかにも残したい出力対象がある場合は、設定し直す内容を把握してからやり直すとよいです。

変更後は必要な内容がそろったかを確認し、保存までをひとまとまりの作業にします。次の担当者には、提出部分の終わりがどこかと、追加時にどこを見直すかを短く残しておくと、同じ目的で使い続けやすくなります。

5．紙の確認と、元ファイルを渡す判断を分ける

紙に出ていないという結果だけで、元のファイルから作業メモを削除した扱いにはしません。ここまでの確認は、紙に残す内容を整えるためのものです。元のファイルを渡すかどうかは、渡してよい情報が含まれているかという観点で別に判断します。

担当者への引き継ぎでは、提出用の紙を作る運用なのか、編集できる元ファイルも渡す運用なのかを区別して伝えるとよいです。「メモは出さない」という言葉だけだと、相手によって想定する渡し方が違うことがあります。

繰り返し使う際は、前回の設定を覚えていることより、今回の必要な内容を確認できることが大切です。提出部分の始まりと終わり、外に出さないメモの場所を共有しておくと、変更のあった箇所を確かめやすくなります。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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