電子取引データの訂正・削除時に何を記録し、どう保存する？

要点

電子取引データの訂正・削除について、国税庁の法人向け規程例では、申請書と完了報告書を後から履歴を確認できる形で保存し、その期間を対象データの保存期間が満了するまでとしています。

公開：2026年11月4日／情報の確認日：2026年11月4日（出典はこの記事の最後）

この記事は、電子取引データを訂正・削除する必要が出た小さな会社の担当者が、申請・承認・完了報告の記録と保存の流れを確かめるためにまとめたものです。

公式ページ・公式ヘルプなどの一次資料を2026年11月4日に確かめました。機能や制度は変わることがあるので、使う前に各ページで最新の状態を確認してください。法律・税務・労務の判断や、効果を約束するものではありません。

例は説明のための架空の例です。確認表や作例は、当社の考えをまとめたもので、公式の機関が示しているものではありません。

1．根拠にする規程例の範囲を確かめる

国税庁の現行の案内には、「電子帳簿保存法一問一答」の電子取引関係として令和８年７月版が掲載されています。同庁の参考資料ページでは、訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を、法人の例と個人事業者の例に分けて掲載しています。

版の掲載状況を確認するために現行の案内ページを使い、規程例の区分を確かめるために参考資料ページを参照しています。ここでは、法人向けの規程例を使い、訂正・削除が必要になった後の記録と確認の流れを扱います。一問一答の問33は、規程をどこまで整備すればデータ改ざん等の不正を防ぐことができるのかについて、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要があるとしています。自社で採る保存方法や責任者の体制との対応は、公式資料を示して専門家に確認します。

2．申請する内容と処理後に残すもの

法人向け規程例では、業務処理上やむを得ない理由で訂正・削除する際の申請書に、申請日、取引伝票番号、取引件名、取引先名、訂正・削除日付、訂正・削除内容、訂正・削除理由、処理担当者名を記載します。

同じ規程例では、管理責任者が正当な理由を認める場合のみ申請を承認し、承認後に処理責任者へ訂正・削除を指示します。処理責任者は、処理した取引情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付け、「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成して管理責任者に提出する流れです。申請書と完了報告書は、履歴を事後に確認できるよう整然と保存し、その期間は対象の取引データの保存期間が満了するまでとされています。

これらの記載項目と保存の扱いを確かめるために、一問一答の法人向け規程例を参照しています。

3．受付・承認・処理・報告を担当でつなぐ

ここからは当社の整理です。

担当者が誤りに気付いた時点で、対象のファイルをその場で書き換えず、まず対象と事情を整理します。依頼を受けた人と、承認する人、実際に処理する人が同じ認識を持てるようにするためです。元のデータを勝手に変えることを避け、確認の済んだ対象と範囲を処理担当へ渡します。

次の表は、社内で役割を割り当てる際の整理です。

段階	担当として決める役割	用意・確認するもの
受付	問題を見つけた担当	対象の所在、気付いた内容、依頼の出所を整理
申請準備	処理を取りまとめる担当	対象、変更の内容、理由を照合し、申請へまとめる
承認の確認	社内で承認を担う責任者	申請内容と承認の記録を照合し、処理範囲を伝える
処理	指示を受けた担当	承認された対象と範囲を見ながら処理し、結果を記録
報告・保管	報告を受ける責任者と保管担当	申請と結果の対応、保存先、引き継ぐ内容を確認

承認を待っている案件と、処理を終えた案件は、状態が分かるよう区別します。承認されたという記録だけで、処理が完了した扱いにしない運用です。責任者へ確認を求めるときも、対象の場所と申請内容を一緒に渡しておくと、口頭の説明だけに頼らずに済みます。

予定していた処理と結果に違いが生じた案件は、そのまま完了へ進めず、差異を責任者へ戻して扱いを確かめます。依頼を受けた担当の判断で変更範囲を広げず、処理の対象と承認の内容が対応する状態を保ちます。

4．記録から対象と経緯をたどれるようにする

保管の際は、申請した対象、承認の記録、処理結果を相互にたどれるようにまとめます。記録を見る人が元の経緯を知らなくても、「何を対象に、どの理由で、誰の確認を経て、どの処理をしたか」を追えることが目安です。対象を識別する情報と保存先を組み合わせ、同じような件名の資料と区別できるようにします。

処理内容の欄には、変更前後の違いを読み取れる説明を残すとよいです。理由の欄では、その変更を必要とした事情を整理します。内容と理由を同じ短い言葉で済ませると、何を変えたのかと、なぜ変えたのかを読み分けにくくなります。

保管後は、記録を開くところから対象を探し、対象から関連記録へ戻れるかを確かめます。担当者の記憶に頼らずに確認できるかを見る作業です。見つからない資料を発見した際は、保管を完了した扱いにせず、所在の確認を担当へ戻します。

引き継ぎには、保管場所に加え、確認待ちの案件と、その確認を受け持つ人も残します。保留中の案件を完了した記録に混ぜないことが、次の担当者の確認につながります。

5．処理の前に専門家へ確認する点を分ける

訂正や削除をしてよいかの判断と、承認済みの処理をどう記録するかは、担当する役割を分けて考えます。担当者は、判断の材料となる資料と、処理の記録を整理するところを受け持つ方針です。処理を必要とする事情の説明だけで、その処理が認められると判断しない扱いにします。

確認を依頼する際は、受け取った状態のデータ、訂正・削除が必要と考えた事情、相手方とのやり取り、自社の保存方法と現行の決まりをそろえます。責任者や専門家が同じ資料を見て検討できるようにするためです。判断が済むまでの間は、確認待ちの事項と確認先を記録に残します。

処理を認められる理由か、元の資料と変更後の資料をどう扱うか、いつまで保存するかは、前述の公式資料と個別の資料を示して専門家に確認します。回答を受けた後も、担当者への処理の指示と、実際の結果が対応しているかを確かめることが大切です。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

確認	確かめること
□	対象の所在と内容を確かめ、承認前に元のデータを変更することを避けたか
□	申請に書く対象、処理の内容、理由、担当者の情報をそろえたか
□	責任者の承認と、処理担当への指示を確認したか
□	承認の内容と実際の処理結果が一致するか照合したか
□	履歴がある旨の表示と、完了の報告を確認したか
□	申請、承認、処理結果を関連付け、保存先と保存の終期を確かめたか
□	判断を要する事項と確認待ちの案件を、責任者や専門家へ引き継いだか

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。

出典（確認日：2026年11月4日）

電子帳簿保存法一問一答（Q&A）：現行の案内に掲載された電子取引関係の版
参考資料（各種規程等のサンプル）：法人の例と個人事業者の例が別に掲載されていること
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和８年７月）：問33の回答と法人向け規程例。申請項目、承認・指示、完了報告、保存の終期