仕事と私用のブラウザー情報をChromeで分ける手順と確認点

1．分けたい情報と作業の入口を整理する

ここで扱うのは、パソコンでの操作です。公式ヘルプは、仕事とプライベートでアカウントを使い分ける場合に、新しいプロファイルを作成できると案内しています。

運用の準備としては、日々の仕事で開くページと、個人で使うページを整理しておくと、分けた後の置き場所を決めやすくなります。最初から保存情報をまとめて移そうとせず、どちらで何を使いたいのかを先に言葉にしておくとよいです。

目的は、仕事を始めるときに使う環境を見分けられるようにすることです。共有する資料に個人の情報が写らないかを確認する作業も、日々の運用に残します。

2．追加した環境に用途の分かる名前を付ける

Chromeを開き、右上のプロファイルから［Chrome プロファイルを追加］を選びます。追加時には名前、写真、テーマカラーを設定します。

名前は「仕事用」「個人用」のように用途が伝わるものにすると、開くときの目印になります。色だけを頼りにせず、名前も一緒に見る運用にしておくとよいです。似た名前を増やしてしまうと、本人にも引き継ぐ相手にも違いが伝わりにくくなります。

Google アカウントでChromeにログインした場合、プロファイル名は自動的にアカウント名になります。表示された名前をそのまま使うか、用途の分かる名前に整えるかを考えます。

現在開いているプロファイルの名前などを変えるには、プロファイルから［プロファイルをカスタマイズ］を選びます。

引き継ぎ用に手順を残す場合は、用途を見分ける名前と、作業前に見る場所を短く記録します。本人しか分からない略称は避け、秘密の情報を説明用の記録に書かない形にするとよいです。

3．ログインと情報の保存先を分けて考える

Googleのサービスへのログイン時にChromeへのログインも尋ねられることがありますが、Chromeへのログインは任意です。

用途を分ける準備と、情報をどこに保存するかの判断は、それぞれ確認するとよいです。案内が出たから先へ進むのではなく、仕事で使ってよい保存先かを確かめてから選びます。

ChromeにログインするとGoogle アカウントに情報を保存でき、同じアカウントでログインしている他の端末でも同じ情報を使えるようになります。

仕事用と個人用の表示が分かれていても、情報の保存先まで確認を終えたことにはしない運用が大切です。仕事で使うアカウントは社内の管理担当者と確認し、個人の都合だけで決めないようにします。

Google アカウントに保存する情報は、いつでも変更できます。

4．作業前の見分け方を短い表にする

ここからは当社の整理です。

分けた後は、用途と作業前の確認を対応させます。次の表は、名前を付けるときと、日々の仕事を始めるときに使う整理の例です。

表を作った後は、普段の業務の開始時に使えるかを確かめます。用途の名前だけで判断を終えず、開いた先の宛先や保存先も見るとよいです。社外へ送る操作や資料を共有する操作の前には、もう一度相手と内容を確認します。

引き継ぎの記録には「どの用途で使うか」「開始前にどこを見るか」「判断できないときは誰に確認するか」を残します。個人の閲覧先を詳しく書き出す必要はありません。目的が伝わる範囲に絞ると、業務の説明と私的な情報が混ざりにくくなります。

すでに混ざっている情報を整理する場合は、残したいものと、仕事で使わないものを先に分けて考えます。判断に迷うものは保留にし、管理担当者と扱いを決めてから整理するとよいです。新しい使い分けを始める作業と、過去の情報を片づける作業を同時に進めすぎないことも、確認の抜けを抑えるための手順になります。

5．混ざって見えたときは切り替え先から確認する

Chrome ヘルプの案内では、別のプロファイルに切り替えるには、Chromeの右上のプロフィールを開き、切り替え先のプロフィールを選びます。

見覚えのない表示があったときは、いま開いている用途と、使いたかった用途を照らし合わせます。すぐに消して整えようとせず、どちらを使っているかを確認するところから戻るとよいです。

同じヘルプは、Chromeからプロファイルを削除すると、そのプロファイルのブックマーク、履歴、パスワードなどの設定がパソコンから削除されると注意しています。表示の違いを直すための最初の操作を、削除にしないようにします。

また、同じヘルプは、デバイスを使う人はそのデバイスに設定されている他のどの Chrome プロファイルにも切り替えられ、他の人にプロファイルを開かれるとアクセスしたウェブサイトなどの情報を知られる可能性があるとして、デバイスは信頼できる人とだけ共用するよう案内しています。プロファイルを分けることは、他人の閲覧を防ぐ管理の代わりにはなりません。誰に端末を使わせるかという管理は、用途を分ける作業と別に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。