防犯カメラの録画は保存期間で消えているか｜確認と記録の残し方

1．保存期間の方針と消去の確認をつなぐ

個人情報保護委員会のQ&A（Q5-4）では、カメラ画像等の個人データについて、個人情報取扱事業者は利用の必要性を考慮して保存期間を設定し、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めなければならないと示しています。同じQ&A（Q5-3）は、「遅滞なく」が示す具体的な期間は個人データの取扱状況等により異なり得るとしたうえで、業務の遂行上の必要性や引き続き保管した場合の影響等も勘案し、必要以上に長期にわたることのないようにする必要があると解されるとしています。他方で、事業者のデータ管理のサイクル等、実務上の都合に配慮することは認められるとしています。

なお、同じQ&A（Q1-41）は、特定の個人を識別できる映像情報は個人情報に当たる一方、記録した日時で検索できても特定の個人の映像情報を検索できない場合には、個人情報データベース等には当たらないと解されるとしています。自社の録画が個人データとして扱われるかどうかは、専門家に確認します。

ここからは当社の整理です。

事務で残したいのは、保存期間を決めた文書と、実際の録画を調べた結果との対応です。保存期間の欄を埋める作業と、古い録画が残っていないかを確かめる作業を分けると、点検の進み具合が伝わります。

たとえば、担当者の引き継ぎで保存方針の文書は見つかったものの、最後に誰が録画の残る範囲を確認したか分からない場面を考えます。そこで文書に記された保存期間を転記するだけでは、消去の確認結果の欄が空いたままになります。管理担当者から実際に調べた内容を受け取り、方針との対応を記録するところまでが今回の点検です。

2．最古の録画日時は、確認した範囲と一緒に残す

まず、社内で承認された保存期間の文書を管理担当者とそろえます。対象のカメラや保存先、期間を数え始める基準も併記すると、担当者同士で同じ範囲を照合できます。文書の記載が曖昧な点は、事務担当者の解釈で埋めず、決定者への確認事項に分けます。

次に、閲覧する権限のある管理担当者へ、確認時点で残っている最古の録画日時と、決めた期間より前の録画が残っていないかの確認を依頼します。回答には、調べた保存先と確認方法も含めてもらう形です。「設定を見た」という回答と、「保存されている録画の範囲を調べた」という回答を区別して記録します。

最古の日時に関する回答には、対象の絞り込みや検索の範囲も添えるとよいです。特定のカメラについて得た結果を、ほかのカメラまで確認した記録として扱わないためです。録画が見つからなかったという回答だけで消去済みの欄を埋めず、どこをどう調べたかを確かめます。

また、普段の録画の保存先に加え、持ち出し用に書き出した映像や別途保管した映像の有無も管理担当者へ尋ねます。照合表に、確認を終えた保存先と、担当者へ照会中の保存先を分けて残すと、点検の範囲が追えます。

3．照合表には、方針・観察結果・残る対応を分ける

次の表は、消去確認の記録に使う項目の案です。会社の点検用に項目を選ぶための整理で、所定の様式を示すものではありません。記入内容の例は短いメモにとどめ、映像そのものを表に貼り付けずに確認先を示します。

照合結果と次の対応を同じ欄に詰め込まず、回答がそろった部分だけを確定します。点検の記録自体を置く場所や閲覧者も管理担当者とそろえ、後から引き継ぐ人が回答の所在をたどれるようにします。

4．期限を超える録画は、対応と再確認をつなげる

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、個人データを削除し、又は個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合、復元不可能な手段で行わなければならないとしています。同じガイドラインは、削除又は廃棄の記録を保存することや、作業を委託する場合には委託先の削除又は廃棄を証明書等で確認することも重要としています。

点検記録では、古い録画を見つけた事実、管理担当者に依頼した対応、対応後に受け取った回答をつなげます。「対応を依頼した」と「対応後の確認を終えた」を分けておくと、依頼だけで完了扱いになるのを防ぎやすくなります。

別に残している映像については、保管の理由と判断者を管理担当者に照会し、見直す予定を記録します。個別の映像を残す必要性や消去の可否など、法律上の判断は専門家に確認します。

5．AIへ渡すのは、確認記録の文章を整える作業まで

AIを使う範囲は、社内で利用を認めた環境での、点検項目の見出し案や引き継ぎ文の下書きまでとします。入力には人物を特定する映像や画像を含めず、会社名や担当者名を伏せた確認メモを使う運用案です。実際にどの情報を渡せるかは社内の責任者が判断します。

依頼時には、確認済みの事実、担当者への質問、回答待ちの内容を分け、空欄を推測で補わない方針を指定します。人は出力を元の記録と照らし、「設定の説明」が「消去を確認した結果」に変わっていないかを読み直します。確認者の最終回答を受けて記録を確定する役割も人が担います。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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