Acrobat ReaderでPDFの確認したい文に色を付けるには

1．対象の文書と、印を付ける範囲を決める

確認日：2026年11月6日。

Acrobat Readerのデスクトップ版は、WindowsとMacの両方に対応しています。以下ではパソコンで開いた文書を対象に、後で確認したい文章へ目印を付ける流れを扱います。

ハイライトは、文書の任意の部分を強調表示する注釈の種類です。まず、何を確認するための印なのかを決めます。相手に判断してほしい部分と、自分が読み返すための部分を混ぜず、受け渡す際に意味を説明できる範囲へ絞るとよいです。

印を付ける前に、今回確認する版か、別の資料を開いていないかを見ます。また、単語だけを示せば伝わるのか、前後の条件を含む文章まで示すのかも考えます。対象を狭めすぎて意味が変わらないように、文章を読みながら開始位置と終了位置を決めます。

2．文字をドラッグして色を付け、必要なら色を変える

色を付ける

アドビの Acrobat Reader の解説記事では、ツールバーで「ハイライト表示」を選び、対象の文字をドラッグすると色が付くと案内されています。手を離した後は、冒頭の文字から末尾まで、予定した範囲に印が付いているかを見ます。隣の行や文章の続きまで含んでいないかも確認するとよいです。

最初は短い箇所で操作し、意図した結果になったことを見てから残りへ進みます。段落全体をまとめて塗る前に、読み手がどの文について返答すればよいか分かるかを考えると、確認の依頼も具体的になります。

付けた色を変える

Acrobat のヘルプ「マークアップの色を変更する」では、色を変更するときは、フローティングバーの「ハイライトの色を選択」アイコンから希望の色を選ぶと案内されています。Readerの画面で同じアイコンが出るかは、手元の画面で確かめます。変更後は、今回直した箇所の表示を見て、狙った色になったかを確かめます。色を選んだ操作だけで確認を終えず、本文上の結果を見る進め方です。

Acrobat Readerは、バージョンによってツールの表示位置が異なる場合があります。手元の画面で名称や配置が合わないときは、利用している画面とヘルプの対象を照らし合わせ、見つからない操作の名前を控えて管理担当者に相談するとよいです。

3．文字を選べないときは、文書の状態と権限を見る

文字の範囲を選べない場合

文書がテキストデータを持っていないと、文字として選択できない場合があります。文字の上を動かしても予定した範囲にならないときは、どの文書のどの箇所で止まったかを控えます。

同じ操作を繰り返す前に、元の資料を管理する担当者へ、文字の範囲を選べる文書を用意できるか相談する流れです。選べなかった箇所を確認済みとして扱わず、未処理の範囲として残すと、後から作業を続けやすくなります。

書込みができない場合

注釈の許可は、文書を開き「ファイル（メニュー）」から「文書のプロパティ」の「セキュリティ」タブへ進んで確認します。許可の状態と、実際に止まった操作を分けて控えると、作成者へ状況を伝えやすくなります。

「許可しない」の場合は、ファイルの作成者にセキュリティ制限を解除してもらう必要があります。自分の操作だけで解決しようとせず、書込みを依頼してよい資料かも含めて作成者に確認します。

4．色の意味をそろえ、相手が返答できる目印にする

ここからは当社の整理です。

たとえば社内の案内文を見直す場面では、色の意味を次のように決められます。これは仕事の進め方の例であり、色の標準を示すものではありません。

色の違いだけで判断を求めず、何を確かめてほしいかを短い説明で添えます。黄色の箇所が多いときも、重要だから付けた印なのか、まだ判断できないための印なのかをそろえておくとよいです。

とくに、色が付いているから確認済みだと読み違えられないよう、依頼するときの説明に印の意味を含めます。見直しが終わった後も、残っている印と保留した内容の対応を確認します。受け手が前後の文を読んで返答できるかが、範囲を決める目安になります。

5．保存した文書を開き直してから受け渡す

アドビの解説記事では、書込み後は「ファイル（メニュー）」から「保存（上書き保存）」または「別名で保存」を選んで保存するよう案内されています。Acrobat Reader のヘルプでは、文書の作成者がローカル保存を有効にしている場合、コピーは「ファイル／名前を付けて保存」で作成できるとされています。

受け渡し用と原本を分ける運用なら、保存先と名前を区別します。その後、受け渡すものを保存先から開き直し、色が残っているか、文の始まりと終わりが合っているか、意図しない箇所へ印を付けていないかを確認するとよいです。

確認した文書と、実際に渡す文書が同じであることも見ます。作業中の画面を閉じずに元の資料を添付するといった取り違えを避けるため、受け渡し先へ渡す名前と保存場所を最後に照合します。未処理の箇所が残る場合は、その範囲も短く伝えます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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