AIエージェントとは｜事務で任せる範囲と人が確かめる所

1．答えを返す先に、どんな操作があるか

Anthropicの設計解説では、エージェントを、言語モデルが自ら処理の進め方や道具の使い方を動的に決める仕組みとして区別しています。産総研は、従来の生成AIでは生成内容の品質や創造性、AIエージェントでは目的を遂行できたかどうかが評価のポイントになると説明しています。

事務の担当者にとっては、回答を読んだ後の作業まで任せたいかを考えると、違いをつかみやすくなります。資料を探す相談に答えてもらうことと、保存場所を調べて候補を選び、次の処理へ進めてもらうことでは、人が見ておきたい範囲が変わります。

当社が見るのは、文章の出来に加えて、実際に何をしたかです。完了の報告を受け取るだけでなく、依頼した範囲に収まっているかを確かめる所まで、仕事の流れに含めます。

2．事務の仕事を、許す操作に分ける

Microsoftの開発者向け資料には、道具が行う操作として、検索、読み取り、更新、削除、提出、送信などが挙げられています。

この区分を使い、任せたい仕事を操作の単位に分けてみます。「資料をまとめる」なら、探す所、読む所、候補を整理する所、保存済みの内容を変える所まで書き出す形です。任せる目的が同じでも、どの操作まで許すかは別に決めます。

最初の対象には、候補探しや下書きなど、人が内容を受け取って判断できる所を選ぶとよいです。当社では、候補が出た段階を区切りにし、更新や送信の判断を担当者へ戻す形を考えます。作業全体をまとめて任せる前に、どこで受け渡すかを明らかにするためです。

担当者は、終わりの状態も言葉にしておきます。「調べ終えた」と「変更を反映した」を分け、今回の依頼がどちらを求めているかを共有します。これが、完了した範囲を後から確かめる基準になります。

3．権限・承認・記録をつなげて考える

IPAは、機密情報や個人情報へアクセスする過程で、意図しないデータ漏洩が発生するリスクを挙げています。Microsoftの開発者向け資料では、道具ごとに必要な範囲まで権限を小さくする考え方を示しています。また、同社の試験的なエージェント機能の説明は、活動を示すログを出せることと、必要に応じて利用者の承認や判断を明示的に求められることを原則に含めています。

当社では、この考え方を「触れてよい範囲」「止まって確認する所」「後から見返すもの」に置き換えます。読むために見せる資料と、変更してよい資料を分け、送信や削除は担当者の判断に戻す形です。依頼文で禁止事項を伝えることに加えて、実際に渡している権限も確認の対象にします。

承認の際は、対象と操作を見て判断します。送信なら宛先と送る内容、更新なら対象の項目と変更前後の内容を並べる、という整理です。「進めてよいか」という問いだけで判断を求める運用は避けます。

操作後は、許可した内容と行われた内容を見比べます。途中で止まった作業も、済んだ所と残った所を分けて受け取ると、担当者が引き継ぐ範囲を把握しやすくなります。

4．任せる案と、確認する場所を並べる

表は、依頼内容を決めるための見本です。

当社では、操作を取り消せるかも事前の確認に含めます。取り消しの方法を確認できた操作だけを、次の試行の候補とする進め方です。承認した画面、操作の記録、元に戻す手段を、実際に使う仕組みで確認する所まで準備に含めます。

この表を埋める際は、任せる側と確認する側の名前を添えるとよいです。担当が曖昧な所は、任せる範囲を狭めて人へ戻す区切りを増やします。操作が増えるたびに、確認する対象も表へ足していく考え方です。

5．最初は読み取りから、受け渡しを試す

最初の試行では、見せてよい資料を選び、検索と結果の整理までを依頼する進め方を提案します。元の資料を書き換える権限や、外へ送信する権限は渡さず、担当者が出力を受け取る所を終点にします。

見るのは、答えの読みやすさだけではありません。どの資料を参照したか、依頼のどこまで進んだか、人の判断へ戻した所はどこかを確認します。読み取りの試行でも、対象の資料を絞る作業は省かない方針です。

次へ進む判断は、業務上の必要性と確認のしやすさで考えます。当社では、操作の対象、承認する担当、残す記録、戻す手段を具体的に説明できる所から、任せる範囲を見直します。日常の作業へ組み込む前に、担当者が途中で止め、残りを引き取る流れも試すとよいです。

試行の区切りには、使い終えた資料へのアクセスを残すかも見直します。誰が権限を外すか、次の依頼でも同じ範囲を使うかを決め、試したときの設定をそのまま日常の運用へ持ち込まない形にします。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

自社の事務のどこから確認を入れるかを相談したい場合は、初回無料相談をご利用ください。法律・税務・労務の判断や、効果の約束は行いません。