旅行中の事故報告書には何を集める？旅程と現地連絡の整理

1．使う様式は、事業者の区分と提出先を合わせて選ぶ

確認日：2026年11月5日。

大阪府の案内の申請対象者は、既に大阪府知事登録を受けている旅行業者、旅行業者代理業者及び旅行サービス手配業者です。掲載されている書類は「事故発生報告書（旅行業者・旅行業者代理業者用）」と「事故報告書（旅行サービス手配業者用）」です。

観光庁の「旅行業法における各種様式」には「第７号様式（事故発生報告書）」が掲載されています。

大阪府が掲載している旅行業者・旅行業者代理業者用の「事故発生報告書」（第４号様式）には、事故の区分（航空機事故・その他の交通事故・火災・犯罪被害など）、参加人数（旅行者と添乗員）、旅行期間、旅行種別、被害者名、発生日時（現地時間と日本時間）、発生状況、被害状況、被害者の収容先、旅行業者の対応状況、報告先の欄があります。 同じ様式の注記は、被害者が複数にわたる場合は別紙を追加し、不明な箇所がある場合は「不明」と記載したまま、適宜報告するよう求めています。

ここでは、報告担当者に対象の旅行と現地の確定情報を渡す準備を扱います。様式を用意する担当と、記載内容を確認する担当を決め、提出先の案内と自社の区分を照合してから取りまとめに入る流れです。

2．旅程のどの場面か分かる記録をそろえる

ここからは当社の整理です。

旅行の名称だけでなく、出発から帰着までの日程、参加者の記録、現地で利用する宿泊先や移動の手配記録を対応させます。対象の旅行を担当している人が不在でも、どの旅程のどの場面について連絡を受けたのか分かる状態が目安です。

手配後に日程や利用先が変わっていることもあります。当初の予定と現地で実際に取った行動は書き分け、変更の連絡や現地から届いた記録を添えるとよいです。事故の場所を予定表から推定して転記せず、現地で確認された場所と照合する工程を置きます。

参加予定者の一覧と、その場にいた人の情報も区別します。途中で別行動になった人や旅程を変更した人について、予定上の記録だけで現地の状況を確定させないためです。確認できた範囲を示し、照合を頼む相手を残します。

次の表は社内で情報を集める流れの例で、提出様式の記入欄や必要な添付書類を示すものではありません。

集めた記録には保存先も添えます。口頭で伝えた情報についても、元の連絡をたどれるようにすると、別の担当者が文章を整える際に確認し直せます。

3．現地の連絡は、発生時点と確認時点を分けて残す

連絡メモでは、事故が起きた時点、現地で状況を確認した時点、社内が連絡を受けた時点を分けます。後から届いた情報ほど新しいとは限らないため、受信した順番だけで状況を判断しない整理が大切です。海外の連絡では、時刻が現地と国内のどちらを指すかも併記すると照合しやすくなります。

相手の所属や役割、折り返しの連絡先、直接確認した情報か伝聞かを残します。参加者の所在や被害についても、誰がどこまで確認したかを添えます。「連絡が取れていない」と「被害を確認した」は別の状態として扱い、情報が届いていない部分を確定した説明へ置き換えない運びです。

写真は受け取った順に並べるだけでなく、どの場所や場面の説明に対応するかを示します。撮影した時点が分からないものには確認先を付け、文章の裏付けとして扱える範囲を報告担当者とそろえるとよいです。

連絡先が複数あるときは、現地の情報を受ける人と社内へまとめて伝える人を決めておきます。同じ質問を別々の相手へ送った場合も、回答の対象が違わないかを見比べ、食い違いを消さずに取りまとめ担当へ渡します。

4．対応の経過と確認待ちを、引継ぎで途切れさせない

実施した対応、現在進めている対応、これから行う予定を分けて記録します。連絡を依頼した段階と相手へ伝わった段階も区別し、依頼したことだけを理由に連絡済みとして扱わない考え方です。

確認待ちには、不足している内容、回答を頼んだ相手、社内で次に確かめる予定を残します。「現地へ照会中」だけでは、担当交代の際に何を待っているか分かりません。どの旅行のどの場面について、何を確認しているかまで書くと、後任が連絡を引き継げます。

追加の情報が届いたら、前の説明を消して置き換えるだけでなく、変更した箇所と確認元を残します。報告担当者には、前回から変わった点が分かる形で渡します。新たな連絡によって参加者の状況や行程の把握が変わった場合も、変更の理由を元の記録へたどれる状態にします。

取りまとめ用の記録と提出用の控えは対応させ、どこまでが提出済みの内容かを見分けられるようにします。引継ぎの際には、控えの保存先、まだ回答を待つ項目、次に連絡を受け持つ人を合わせて伝えるとよいです。

5．提出前の連絡と、来庁する人を確かめる

大阪府の案内に記載された申請方法は、窓口持参とFAXです。また、企画・観光課の旅行業担当へ事前に電話で連絡するよう案内されています。

同じ案内は代理申請を不可とし、会社代表者（旅行業担当の取締役等）若しくは旅行業務取扱管理者の来庁を求めています。

書類を作る担当者だけで提出までの役割を決めず、内容を説明する人、現地の追加情報を受ける人、控えを管理する人をそろえます。窓口へ連絡した際は、回答内容と社内で対応する人を記録し、社内の確認期限へ反映する流れです。

報告の要否や個別の期限に迷う事項は、公式資料と把握できている事実を示して所管の窓口に確認します。過失や補償などの判断は専門家に確認し、情報をそろえるための社内の表で結論を出さない扱いにします。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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