法定調書の電子提出を確認する前に集める基準年・種類ごとの枚数

1．最初に、提出する年と基準年を対応させる

確認日：2026年11月4日。

過去の控えを探す前に、これから提出する書類について、対象年分と提出期限が属する年を別々に相談用メモへ記します。単に「何年分」とだけ書かず、探す記録をどの年で区切ったかが分かる形にしておきます。

国税庁のQ&Aでは、令和9年1月1日以後に提出すべき法定調書について、提出期限が属する年の前々年の1月1日から12月31日までを「基準年」としています。このQ&Aは、集計対象となる期間を確かめるために参照しています。

たとえば、令和9年1月に提出する報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書を確認する際は、令和7年1月に提出すべきであった同じ支払調書の枚数が確認対象になります。この例を使い、手元の控えに書かれた対象年分と提出した年を照らし合わせます。

2．基準の変更と、種類ごとの枚数を確かめる

国税庁のタックスアンサーでは、提出方式の義務基準は種類ごとに前々年の提出すべき枚数で判定し、令和8年12月31日以前の提出は100枚以上、その後の提出は30枚以上と案内しています。このページは、基準の切り替わりと判定に使う枚数を確認するために引いています。

手引の案内ページでも、令和7年中の提出枚数が30枚以上となった方は、令和9年の提出をe-Tax、クラウド等又は光ディスク等で行う必要があるとされています。ここでは、次の提出に向けた準備の対象年を確認する資料として使っています。同ページには、30枚以上の判定を法定調書の種類ごとに行うとの注意書きがあります。

相談用には、書類名を省略しすぎず、控えに書かれた名称で一覧にします。別の種類の枚数をまとめた総数だけでは、何を数えた数字かが読み取れません。集計した範囲と、参照した控えの保管場所も添えるとよいです。

支店がある場合の国税庁の質疑応答事例では、判定は「法定調書の提出義務を有する者ごと」に行うと説明しています。ただし、この事例は令和7年8月1日現在の法令・通達等に基づく説明です。この資料からは集計単位に注意が要る点を読み取り、今回の集計単位は専門家に確認します。

3．給与関係は、何を数えた数字かを添える

国税庁のQ&Aでは、支払報告書の電子的提出義務は、基準年に税務署に提出すべきであった源泉徴収票の枚数で判定するとしています。また、令和9年1月1日以後も、基準年の源泉徴収票の枚数は改正前の提出範囲で数えると説明しています。ここでは、枚数の集計範囲を確かめるために参照しています。

担当者が資料を集める段階では、人数や作成枚数だけを抜き出すよりも、その数字がどの範囲を表しているかを併記するとよいです。従業員へ渡した控えなのか、提出用に取りまとめた控えなのかを区別し、数え方が分からないものは候補資料として分けておきます。

過去の控えと現在の一覧で人数が違っていても、理由を推測して数字を置き換えず、違いが見つかった箇所を相談事項として残します。提出対象に含めるかの判断は専門家に確認します。

4．資料を探す人と、枚数を照合する人を決める

ここからは当社の整理です。

資料集めでは、探す担当と数字を確かめる担当を先に決めると、同じ控えを重ねて集めたり、別の担当が確認したつもりになったりする行き違いを減らせます。兼務の場合も、資料を探す作業と枚数を照合する作業を分けて記録します。

次の表は、社内で役割を決めるための整理例です。

相談までの社内日程は、資料探し、照合、問い合わせに分けておきます。資料の所在が分からないときは、探す担当と連絡先を決め、途中の一覧に「未確認」と記します。見つからない枚数を空欄のままにするか、確認済みの数字にするかで迷わないよう、確認状況の欄を設けるとよいです。

同じ名前の控えが複数見つかったときは、どれを集計に使ったか分かるようにします。数字だけを別の表に転記するより、元資料との対応が残っているほうが、相談後の修正箇所を追いやすくなります。

5．集計できない箇所は、質問を付けて渡す

相談用の一覧では、確認済みの数字と、確認待ちの数字を分けます。控えが見当たらない、別の集計表と数が合わない、対象に含める範囲が分からない、といった状態を短い言葉で添えると、確認する順番が決めやすくなります。

過去の提出記録と本来数えるべき範囲が一致するか、複数の拠点の資料をどうまとめるかは、元資料を示して専門家に確認します。会社ごとの事情から対象かどうかを担当者だけで確定する前に、質問を残しておく進め方です。

相談後は、回答だけでなく、どの資料と数字を前提に確認したかも残します。次回の担当者が、前回の結論をそのまま写すのではなく、今回も同じ前提でよいかを確かめるためです。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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