償却資産の増減記録は何を集める？年末にそろえる取得・処分・移設の資料

1．前年の控えに、今年動いた物を結び付ける

確認日：2026年11月4日。

以下では、東京都主税局の「令和8年度 固定資産税（償却資産）申告の手引き」を、異動記録を集める際の参照例として使います。東京都の公式案内は、賦課期日である1月1日現在に所有する償却資産を申告する仕組みを示しています。

年末の取りまとめでは、前年の控えを残したまま、今年動いた備品や設備に対応する資料を集めます。これは社内での整理手順です。前年の内容を直接上書きすると、何を変えたか追いにくくなるため、異動の一覧を別に用意するとよいです。

一覧の中心は、対象を識別できる名称や管理番号、異動の内容、日付、数量、所在地、元資料の保管先です。前年の控えに同じ名称が並ぶ場合は、型式や設置場所なども添え、どの物の話かをたどれるようにします。以前からある物の処分記録と、新しく受け入れた物の記録を対応させる出発点になります。

ここで集める資料は、社内で事実を確かめるためのものです。手元の資料を、そのまま提出が必要な添付書類と扱わず、提出物は所在地の案内で確かめます。

2．取得は、購入資料と受け入れた現物を結ぶ

同手引きの取得価額欄では、取得のために支出した金額や支出すべき金額に付帯費用を含めるとされています。 取得額の扱いは専門家に確認し、事務担当は購入代金の資料と、購入に伴って別に支払った費用の資料をまとめて用意します。

社内での整理では、請求書だけを集めて終えず、納品書や受入時の記録から、届いた物の名称、受け入れた日、数量、設置場所を確かめます。書類ごとに名称が違う物は、現物の表示や社内の管理番号と結び付けておくとよいです。

費用の資料が複数に分かれているときは、対象との対応を書き添えます。担当者の記憶だけでまとめた金額を置かず、内訳の参照先を残す形です。購入の手配をした人と受け取った人が違う場合も、どちらに何を尋ねれば補足できるかを一覧に記録します。

また、新しく買った記録と、別の拠点から受け取った記録は、社内の一覧で分けます。取得した経緯を残してから、申告にどう反映するかを確認する流れです。

3．廃棄・売却は、出ていった物と残った物を分ける

同手引きは、資産の一部が減少した場合に、減少後の数量・取得価額を記入するよう示しています。 この記載に対応できるよう、社内の記録では、処分した部分と残った部分を区別しておきます。

廃棄については、社内の処分承認と、実際の引き渡しや処分を確かめられる資料を結びます。売却については、売買の内容と相手方、引き渡した日、対象の名称・数量をたどれる資料を集める進め方です。「処分予定」のメモと、実際に引き渡した記録は分けて残します。

元の一覧でまとめて管理されていた物のうち、一部を手放した場合は、元の記載、手放した内容、手元に残る内容を対応させます。売った金額と、元の購入額に関する資料も区別して保管し、どの金額を使うかは専門家に確認します。

物が見当たらない場合も、空欄のまま処分済みにはせず、所在を確認する担当と回答待ちの内容を記録します。書類を探している状態と、異動の事実が確認できた状態を分けるためです。

4．移設は、出す側と受ける側の記録をつなぐ

同手引きは、他の市区町村から移動により受け入れた資産について、移動の年月等を記すよう示しています。 移した物については、元の取得に関する資料と移動の記録を別々に残し、年月の意味が混ざらないように整理します。

社内では、移動前の所在地、移動後の所在地、実際に移した日、名称・管理番号、数量、送り出した担当と受け取った担当を対応させます。出す側の記録しかない物は、受ける側へ届いたかを照会する流れです。廃棄や売却の一覧に混ぜず、移設として追える状態にします。

受け入れた側では呼び名が変わることも考え、移動前後の名称を併記するとよいです。移動元の一覧から消しただけでは、移動先でどの物として管理しているかは追えません。送り出しと受入の資料を結び付けることが、社内での整理の中心です。

移動による申告上の扱いは、移動前後の所在地が分かる資料を示し、自治体と専門家に確認します。記録を集める段階では、申告に使う区分を推測して埋めず、実際に起きた移動を残します。

5．集める人と、確認を引き継ぐ人を決める

ここからは当社の整理です。

表は、社内での分担を考えるためのものです。

兼務する場合も、資料を集めた人と、どこまで確認できたかを引き継ぐ役割を決めます。資料がない項目は、推測した内容で埋めず、探す担当と次に確認する相手を書き添えるとよいです。

6．申告の扱いは所在地の窓口と専門家に確認する

照会前には、所在地の最新年度の案内で、対象期間、期限、提出先、必要な書類を読み合わせます。参照した資料の版と社内で必要な日を記録し、古い控えの日付や提出方法をそのまま使わない進め方です。

東京都の公式案内では、区内の償却資産は、その所在区の都税事務所の償却資産班が申告先です。 また、23区以外に資産がある場合は、各市町村への問い合わせが案内されています。

問い合わせでは、取得・廃棄・売却・移設のどの事実について迷っているかを、元資料とともに示します。申告方式や個々の資産の扱い、金額の判断は、公式資料を示して専門家に確認します。回答を得たら、回答日、確認先、参照した資料と、追加で集める物を一覧へ残して引き継ぎます。

7．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

8．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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