健康保険料と厚生年金保険料を口座振替に変えるときの提出書類

1．申出書は、提出用と記入例を分けて用意する

日本年金機構の手続きページには、申出書のPDF様式とExcel様式が掲載されています。

ここからは当社の整理です。用紙を取りそろえる際は、記入例を提出用の用紙と混ぜず、必要な欄を見比べる手元の資料として扱います。

手続きページに掲載された詳細説明のPDF（「健康保険・厚生年金保険 保険料口座振替（変更）申出書の手続方法」）では、添付書類は「なし」です。同じPDFの【提出先】では、インターネット専業銀行以外を希望する場合も、専業銀行を希望する場合も、提出する書類は2部としています。

提出分を用意した後、内容が読める写しを社内に残しておくと、問い合わせの際に手元の記録と照合できます。

2．口座名義と届出印を先に照合する

申出書では、銀行等かゆうちょ銀行のいずれかを選び、太枠内に必要事項を記入・押印するよう求めています。指定する預金口座は、年金事務所へ届けている所在地、名称、事業主氏名と口座名義が同一のものとする必要があります。

社内の呼び名や略称をそのまま書き写さず、届けている内容と口座の登録内容を並べて確かめます。

納入告知（納付）書を持っている場合は、そこにある事業所整理記号等を記入します。事業主氏名の欄には、肩書と氏名を記入します。新規適用時の申請で事業所整理記号と事業所番号が決まっていない場合は、その欄を空欄にします。

記入例は、2枚目にお届け印（口座届出印）を押すよう示しています。ただし、インターネット専業銀行ではイオン銀行を除き、お届け印（口座届出印）の押印は不要です。

記入を終えてから印を探す流れにせず、用意する段階で必要な対応を確認しておくとよいです。

3．金融機関の確認後、誰が書類を送るかを確かめる

利用できる金融機関は「厚生年金保険料等・国民年金保険料の口座振替可能金融機関一覧表」で確認できます。一部の金融機関や支店等では取り扱いがない場合があるため、利用する金融機関への照会が必要です。

通常の金融機関では、確認と提出を分けて考える

手続きページでは、申出書への記入後、口座振替を利用する金融機関の確認を受けます。その後の提出先は、事業所所在地を管轄する事務センターまたは年金事務所で、郵送か年金事務所の窓口への提出です。

一方、詳細説明のPDFでは、金融機関で預（貯）金口座の照合確認を行った上で、1枚目（年金事務所用）が金融機関から年金事務所へ送付されるとしています。同じPDFでは、金融機関から返戻された場合、1枚目の確認欄の記載等を確かめたうえで、両方の用紙を年金事務所か事務センターへ送付、または年金事務所の窓口へ提出します。ゆうちょ銀行を希望する場合は、ゆうちょ銀行のほか、郵便局または簡易郵便局でも提出できます。

書類を預ける際には、転送まで行われるか、返却後に自分で送るものがあるかを窓口で確認し、回答を残すとよいです。

インターネット専業銀行は、事業所から直接提出する

インターネット専業銀行を希望する場合は、提出前の金融機関の確認を省略し、事業所所在地を管轄する事務センターまたは年金事務所へ直接提出します。

通常の受付経路と同じつもりで用紙を預けず、利用する口座に合う提出方法を整理します。

4．希望する開始月と、実際の振替日を分ける

利用する金融機関や指定預金口座等を変更するときは、ただちにこの用紙で提出する必要があります。申出書には、提出時期によって振替開始月が翌月以降になることがあると記載されています。

希望を書き留めるだけで切替え済みとは扱わず、開始についての回答や連絡を受けた段階を記録します。切替え中の支払いをどう扱うかも、提出時の確認事項に加えるとよいです。

詳細説明のPDFでは、振替日は振替対象保険料の納付期限日とされています。日本年金機構の「厚生年金保険料等の納付」では、納付期限は納付対象月の翌月末日で、末日が休日なら翌日以降の最初の営業日としています。

提出の予定日、開始を確認した時点、支払いを確かめる時点を別々に扱うと、担当者が替わっても続きを追いやすくなります。

5．社内では準備・提出・開始確認を引き継ぐ

受付先への確認が済んだ後は、次のように担当と記録を組にして進めます。兼務する場合も、作業した内容と照合した内容を分けて残す形にします。

書類を提出した段階と、開始を確認した段階を同じ完了欄にまとめない運用にします。問い合わせた内容、受けた回答、次に対応する人がつながっていれば、書類が手元を離れた後も追跡できます。担当者が不在になる予定があるときは、受付後の連絡を見る人まで引き継ぐとよいです。

名義や記入内容に迷う点は、手元の資料をそろえて受付先へ照会します。適用や労務上の判断が伴う点は、公式資料を示して専門家に確認します。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

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