事業所を廃止したときの社会保険・適用事業所全喪届の添付書類

1．原則は解散登記のある謄本か廃止届の控え

健康保険・厚生年金保険の適用事業所全喪届は、事業の廃止・休業・合併等で適用事業所に該当しなくなった場合に提出する届出です。 原則として添付するのは、次のいずれかの書類です。

• 解散登記の記入がある法人登記簿謄本のコピーです。
• 雇用保険適用事業所廃止届の事業主控のコピーです。

破産手続廃止または終結の記載がある閉鎖登記簿謄本のコピーも使用できます。 書類を探すときは、名称だけでそろったとせず、廃止等を示す記載がどこにあるかまで読み合わせます。 入手できる書類と、手元にあっても内容の確認が残る書類を分けておくと、照会する点が明確になります。

2．原則の書類を添付できない場合の候補

原則の書類を添付できない場合は、次のいずれかを添付します。 候補の名前だけで選ばず、それぞれに付いている記載内容の条件も合わせて確認します。

• 給与支払事務所等の廃止届のコピーです。
• 合併、解散、休業等の異動事項が記載された法人税、消費税異動届のコピーです。
• 法人等の事務所等閉鎖届のコピーです。
• 事業廃止等年月日が記載された労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書のコピーです。
• 休業等を確認できる情報誌、新聞等のコピーです。
• 事業廃止等を議決した取締役会議事録のコピーです。
• その他、適用事業所に該当しなくなったことを確認できる書類です。

電子申請の場合、原則の添付書類と、それを添付できない場合の書類は、JPEG形式またはPDF形式の画像ファイルによる添付データとして提出できます。 紙で入手した資料も、提出用にまとめた後で文字や日付を読めるか点検しておくとよいです。

3．提出期限と全喪年月日は分けて確認する

適用事業所全喪届は、事業主が日本年金機構へ提出します。提出時期は事実発生から5日以内です。 提出先は事務センターまたは管轄の年金事務所で、提出方法は電子申請、郵送、窓口持参です。

届書の「全喪年月日」欄には、「全喪の事由」欄で選択した事由の事実発生日の翌日を記入します。 添付書類には、届書に記載した全喪年月日に適用事業所に該当しなくなったことを確認できる内容が必要で、添付されていない場合は届書が返されることがあります。

準備の段階では、元の書類が示す出来事の日、届書に記入する日、提出する予定の日を別々に書き出します。 日付が異なることだけで誤りと決めず、何の日を表す欄なのかを照合するとよいです。 書類同士で出来事の説明や日付が食い違う場合は、修正する前に理由を確かめます。

4．個人の資格喪失に関する届出も照合する

全喪届を提出する際は、すべての健康保険・厚生年金保険の被保険者を資格喪失、または厚生年金保険70歳以上被用者を被用者不該当とする必要があります。 被保険者または厚生年金保険70歳以上被用者が1人でもいる場合は、全喪届の提出時に「健康保険・厚生年金保険　被保険者資格喪失届／厚生年金保険　70歳以上被用者不該当届」も提出する必要があります。

社内の準備では、事業所についてそろえる資料と、人ごとに確認する事項の所在を分けます。 作成済みの書類があるかだけでなく、誰の確認が残っているかまで共有すると、提出物をまとめる際の見落としを探しやすくなります。 個別の適用や届出の組合せに判断が要る場合は、専門家に確認します。

5．添付の候補を決めてから照合・保管へ進む

ここからは当社の整理です。

社内で準備を分担する際は、集める作業と、提出に使える内容かを確かめる作業を分けます。 書類が手元に届いた段階で「準備済み」とせず、確認が終わったかも記録しておくとよいです。

担当者が少ない場合は、作成時と確認時を分け、どこまで点検したかを残します。 書類の所在だけを記録するより、「添付に使う候補」「照会が必要」「内容を確認済み」のように状態も書くと、引き継ぐ相手が次に行う作業を選びやすくなります。

窓口や専門家に確認する内容を絞る

廃止等の事実に当たるか、手元の書類でその事実を示せるか迷う場合は、担当窓口や専門家に確認します。 相談時には、会社の状況、候補の書類、その書類から読み取れる内容、分からない点を分けて伝えます。 とくに「その他」の書類を使いたい場合は、名称だけで使用可能と判断せず、何を示す資料かを説明できるようにしておくとよいです。

回答を受けた後は、質問と回答を組にして記録し、確認が済んだ点と残る点を分けます。 提出する資料を差し替えた場合も、変更の理由を控えと一緒に残しておけば、後から経緯をたどれます。 個別の判断を担当者だけで確定させず、確認できた範囲に沿って提出物をまとめます。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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