二次健康診断等給付で会社が証明する内容と従業員へ渡す書類のそろえ方

1．事業主欄は受診日と添付した結果を証明する欄です

ここでは、受診の対象と確認された従業員について、会社側の書類準備を扱います。担当者は、本人から相談を受けた段階で、どの健診の結果をもとに手続きを進めるのかを押さえます。

一次健康診断は、直近の定期健康診断等を指します。事業主証明では、請求書に書かれた一次健康診断の受診年月日と、添付資料がその健診の結果であることを確認します。受診日、氏名、結果票の対応を照合し、別の回の書類が混ざっていないかを見るとよいです。

「事業主の氏名」欄には、氏名に加えて代表取締役等の役職名も記入します。支店長等が事業主の代理人として選任されている場合は、その支店長等の証明を受けます。誰に記入を依頼するかを社内で決めてから回すと、本人への返却時期を伝えやすくなります。

2．本人へ渡すのは証明済みの請求書と結果資料です

使用するのは「二次健康診断等給付請求書」（様式第16号の10の２）です。添付するのは、一次健康診断の結果を証明できる書類で、結果の写しなどが該当します。請求書だけを渡して準備を終えるのではなく、添付する資料も同じ相手の同じ健診のものか、本人と照合できる形でそろえます。

請求書の※印の欄には記入しません。請求年月日は、二次健康診断等を医療機関に申し込んだ日を記入します。会社が書類を渡した日と、本人が申し込む日を区別して扱います。

記載内容が読み取れない資料や、本人の申告と日付が違う資料は、発行元への照会事項をまとめてから扱うとよいです。担当者の記憶で書き足さず、どの記載を確かめたいのかを明らかにして引き継ぎます。

3．請求期間は健診を受けた日から数えます

請求は、一次健康診断の受診日から３か月以内に行います。予定を組むときは、会社で証明を回す日、本人へ渡す日、本人が申し込む日をつなげて考えます。書類が社内で止まっている間も、本人への連絡担当が分かる状態にしておくとよいです。

天災地変で請求できない場合や、医療機関の都合などで一次健康診断の結果通知が著しく遅れた場合など、やむを得ない事情があれば、３か月を過ぎてからの請求も認められます。個別の事情が当てはまるかは担当者だけで判断せず、公式窓口に確認します。

二次健康診断等給付は、１年度内（４月１日から翌年の３月31日までの間）に１回のみ受けることができます。同じ年度にすでに給付を受けていないかは、本人に確かめておきます。

二次健康診断等給付を受けられるのは、健診給付病院等に限られます。請求書と添付資料は、健診給付病院等を経由して所轄の都道府県労働局長に提出します。本人に渡す際は、受診先の名称と連絡先、予約の状況を共有しておくと、その後の照会先が分かります。

4．社内では証明依頼から本人への返却までを追います

ここからは当社の整理です。

次の表は、証明の依頼から本人への返却までを追うときの担当と記録の例です。

記録の目的は、誰の手元で止まっているかを分かるようにすることです。証明する人に渡した段階と、本人へ返した段階を別々に記録します。差し戻しがあれば、直す箇所と戻す相手を記し、受け取った人が次の動きを把握できる状態にします。

書類を本人に渡すときは、手渡した物と今後本人が行うことを短く説明します。本人が会社へ戻す書類についても、受け取る担当を先に決めておくと、後の受け渡しがつながります。

5．判断が要る事項は公式窓口や専門家につなぎます

厚生労働省の案内では、請求書の記載方法や支給要件など、一般的な制度に関する問い合わせ先は労災保険相談ダイヤルです。すでに請求している場合は、所轄の労働局又は労働基準監督署に照会するよう案内されています。連絡前に、相談したい事項、手元の書類、日付の経過をまとめます。何を証明できて、どの記載の確認が残っているかを分けて伝えるとよいです。

愛知労働局の案内では、受診後は、医療機関から本人へ渡される事業主提出用の受診結果を、本人が事業主に提出することとされています。会社で受け取る担当と受け渡し方を本人に伝えておきます。

対象となる所見の医学的な判定や、個別の適用可否を事務担当だけで決めず、公式資料を示して専門家に確認します。会社側では、記載内容と添付資料の対応を整えた状態で相談先につなぐことが大切です。

6．確認表

公開・共有の前に、この表で確かめます。

7．自社の事務の手順まで形にしたいとき

ここまでの確認を、自社の事務の手順書や、AIの結果を確かめる検査まで形にしたい場合は、当社のように、手順と検査の設計まで行う相談先が選択肢になります。オンラインは全国から対応しています。

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